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kma Blickpunkt 2021 kma Klinik Management aktuell www.kma-online.de Februar 2021 SONDERAUSGABE In dieser Ausgabe BEST PRACTICE PATIENTENPORTALE Termin-Self-Service in den Ambulanzen des MRI Klinik Management aktuell BEST PRACTICE PATIENTENPORTAL Termin-Self-Service in den Ambulanzen des MRI Während der Corona-Pandemie begann das Klinikum rechts der Isar der Technischen Universität München (MRI) mit der Einführung eines zentralen Termin- und Ressourcenmanagementsystems für die ambulanten Leistungsstellen des Klinikums. Über zwei bewusst gewählte, abgegrenzte Vorhaben wurde die Machbarkeit einer Termin-Self-Service-Funktion (TSS) bei existierender dezentraler Organisation zum Termin- und Einwilligungsmanagement (CM) evaluiert. Der digitale Begleitprozess der am 29. Dezember 2020 begonnenen, klinikweiten SARS-CoV-2-Schutzimpfung stellte dabei einen entscheidenden Beta-Test für die Einführung von TSS und CM dar und eröffnete die Perspektive einer KHZG-konformen Portallösung. Zwar bieten konzeptionelle Neuausschrei- bungen holistischer Krankenhausinfor- mationssysteme (KIS) die Chance einer kompletten Neukonzeption der klinischen IT-Systeme, doch ihre Umsetzung ist lang- wierig und wegen der hohen Entwick- lungsgeschwindigkeit von IT-Lösungen im Gesundheitswesen meist nur wenig flexibel. Am Klinikum rechts der Isar der Technischen Universität München wurde daher bereits vor der Covid-19-Pandemie entschieden, die vorhandene KIS-Infra- struktur zu einer funktionellen, agilen Plattform zur IT-Unterstützung klinischer Prozesse auszubauen. Dieser KIS-Umbau während des laufenden Klinikbetriebs stellt das MRI vor große Herausforderungen. Seit 2020 wird unter dem Arbeitstitel „Frontend-KAS und Ambulanzinformati- onssystem“ eine Querschnittsapplikation zur Erweiterung des zentralen klinischen Arbeitsplatzsystems (KAS) eingeführt. Grundlage dieser Implementierung ist die Sicherstellung von Integrating the Healthcare Enterprise (IHE) für prozessu- ale, HL7 Fast Healthcare Interoperability Resources (FHIR) und mehrere Standards für syntaktische und semantische Intero- perabilität, z.B. SNOMED-CT, LOINC, etc. Im Zuge dessen konnten bereits wichtige Grundlagen für die künftige Antragstel- lung zur Maßnahmenumsetzung nach § 19 Abs. 2 Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) erarbeitet werden. Wie sahen nun die konkreten Umsetzungs- schritte hin zu Termin-Self-Service und digital unterstütztem Impfprozess aus? Fortsetzung auf Seite 2 IMPRESSUM Georg Thieme Verlag KG Rüdigerstraße 14 70469 Stuttgart Tel.: +49 (0)711/89 31-0 Fax: +49 (0)711/89 31-298 www.thieme.de Redaktionelle Inhalte Klinikum rechts der Isar: PD Dr. Christoph Spinner, Andreas G. Henkel Redaktion Berlin Georg Thieme Verlag KG redaktion-kma@thieme.de www.kma-online.de Gestaltung und Umsetzung Berlin Georg Thieme Verlag KG © 2021. Thieme. All rights reserved.
Sonderausgabe ▶ Best Practice Patientenportale Bereichsübergreifendes Organisati- onsprojekt: Einheitliches Termin- und Ressourcenmanagement für alle Fachkliniken Das MRI ist derzeit für administrative ambulante Patientenaufnahmen in den Fachkliniken stark dezentral organisiert. Trotz gemeinsam genutzter zentraler IT-Systeme waren und sind das Termin- management und die Vorgänge rund um die administrative Patientenaufnahme im ambulanten Umfeld sehr heterogen: die verwendeten Hilfsmittel reichen vom Papier- über Microsoft-Exchange-Kalender bis hin zu KAS-Lösungen. Diese Verfah- rensheterogenität offenbarte bereits vor der Pandemie viele Schwachstellen und wurde von der Leitung des Klinikums als zu sanierender Prozess identifiziert und priorisiert. Zudem bekamen die Auswir- kungen nicht aufeinander abgestimmter Termine von Patienten in klinischen Be- reichen eine neue Dimension: Um über- volle Wartebereiche zu vermeiden, war es dringend geboten, die Wartezeiten zu entzerren. Daher sollte nach den Erfah- rungen der ersten Welle der Pandemie für alle Fachkliniken, Sprechstunden und Funktionsbereiche schnellstmöglich ein patientenfokussiertes, zentrales Termin- und Ressourcenmanagement einheitlich mit der Maßgabe eingeführt werden, Terminabhängigkeiten zwischen den ein- zelnen Diagnostik- und Therapiebereichen bereits bei Terminanfrage des Patienten planerisch besser zu unterstützen. Auf Anregung des MRI-Covid-19-Stabes verabschiedete der Klinikvorstand ein Organisationsprojekt mit dem Arbeits- titel „Planung Hochschulambulanzen (P-HSA)“ zur Umsetzung ab Oktober 2020. Unter zentraler Leitung der Or- ganisationsentwicklung und bestellter Projektleitung aus der Pflegedirektion sollen im Rahmen des Projekts bis Ende März 2021 die mehr als 270 autonom agierenden Dispositionsbereiche in den Hochschulambulanzen der Fachabteilun- gen mit einem einheitlichen Werkzeug zur Terminplanung ausgestattet werden. Die Herausforderung liegt dabei vor allem in der Organisation eines einheitlichen ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ Implementierungs-Schritte des digitalen Begleitprozesses zur SARS-CoV-2-Impfung Abb. 1 1. Umsetzung behördlicher Prioritätenregelung Einlesen der Mitarbeiterdaten aus dem Personalsystem (HR) in die Softwarelösung des Impf- zentrums. Priorisierung der Impflinge gemäß behördlicher Kriterien mittels Auswahlmöglich- keit, die mit den HR-Daten zur Verfügung steht. ▼ 2. Einladung zur Impfung Versand einer E-Mail mit „Deeplink“ an die Impflinge zwecks Anmeldung am Frontend der Softwarelösung des Impfzentrums per WebApp oder via Installation der Smart Device App (iOS oder Android). 3. Einwilligung zum Datenschutz und Terminbuchung Nach Einwilligung zum Datenschutz Buchung eines Impf(serien)termins durch den Impfling in der WebApp oder der Smart Device App. Dabei Berücksichtigung von zur Verfügung stehenden Kontingenten in definierten Ressour- cen (Bereitstellung Impfstoff und Bedieneinheiten/Impfstationen) und Impftermindauer und -terminangebotszeiten sowie des vorgeschriebenen zeitlichen Abstands für den Zweittermin gemäß Zulassung des jeweils eingesetzten Impfstoffs.▼ 4. Terminbestätigung und Bereitstellung Impfeinwilligungsunterlagen Terminbestätigung und -übersicht in der bereitgestellten Terminierungsakte des Impfzent- rums. In der digitalen Akte zusätzliche Bereitstellung des Impf-Einwilligungs-/-Aufklärungs- bogens zur Vorbereitung des Aufklärungsgesprächs sowie eines personalisierten QR-Codes für die Einlasskontrolle im Impfzentrum. 5. Terminerinnerungsfunktion Automatische Terminerinnerung des MRI-Impfzentrums in einem definierten Abstand vor Impftermin (24 Stunden) per E-Mail; perspektivisch auch per Push-Nachricht in der Smart Device App. 6. Einlassprozess am Impfzentrum Einlasskontrolle über Scan des versendeten, personalisierten QR-Codes (Aufruf aus der Akte auf dem Smartphone des Impflings oder Ausdruck) durch das Sicherheitspersonal mittels Kamera eines mobilen Geräts (z.B. iPod o.ä.) und Zuweisung eines Aufklärungsplatzes. 7. Digitale Begleitung des Aufklärungsgespräches Nach administrativer Registration Tablet-gestütztes Aufklärungsgespräch, Besprechung des Ein- willigungsbogens und Klärung etwaiger Fragen gemeinsam mit dem Impfarzt. Unterzeichnung des ausgefüllten Aufklärungsbogens durch den Impfling mit biometrischer Unterschrift im Bei- sein eines Arztes auf dem Tablet und Übertragung in die persönliche digitale Akte des Impflings. 8. Dokumentation zur Impfung Impfplatzdokumentation der Impfung und mittels Vorbelegung (zentrale Eintragung über Anlieferungsprozess und Bereitstellung durch die Apotheke) Erfassung der Chargennummer und weiterer Daten gemäß Regelung zur Abrechnung und vorgegebener Meldeprozesse. 9. Überwachung nach erfolgter Impfung Optional Überwachung in einem speziellen Warteraum/Ruhebereich mit Terminfunktion zur Entlassung der geimpften Person aus der Nachbeobachtung. 10. Meldeprozess der Impfung gemäß behördlicher Vorgaben Datenübertragung an das BIK-Portal der Bayerischen Krankenhausgesellschaft, die nachfol- gend die Meldung an RKI und Paul-Ehrlich-Institut steuert. 11. Aufforderung zur Selbstauskunft 24 Stunden nach der 2. Impfung Nach vollständigem Abschluss des Impfprozesses Evaluierung von Ergonomie der Softwarelö- sung, Ablauf im Impfzentrum sowie Verträglichkeit der Impfung durch Selbstdokumentation der Impflinge. Dazu E-Mail-Einladung und WebApp (bzw. perspektivisch Aufforderung per Push-Nachricht in der Smartphone-App). Nutzung im Rahmen retrospektiver Kohortenforschung in Kooperation mit anderen nutzen- den Einrichtungen ist geplant. 2 © 2021. Thieme. All rights reserved. kma Blickpunkt Klinik Management aktuell | Februar 2021
Sonderausgabe ▶ Best Practice Patientenportale : s e g a m i i g n w o i e m e h T © e n o h p t r a m S ; n e h c n ü M U T r e d r a s I r e d s t h c e r m u k n i l l i o f g n i s u e m e h T y b d e s o p m o c s a w e g a m i e h T i l K © s n e e r c S Ansicht in der App des Impflings (Schritte 2 und 3) The image was composed by Thieme using following images: Screens © Klinikum rechts der Isar der TU München; Smartphone © Thieme Vorgehens bei der Terminplanung und weniger in der technischen Umsetzung, dennoch sind die Anforderungen an die Funktionalität der Software hoch: Offene Webservice-Schnittstellen im zentralen KAS integrierter Softwareverfahren, die interoperablen Austausch beispielsweise via HL7-FHIR-Standard ermöglichen, sollen bereits jetzt die Grundlagen für die spätere Kommunikation mit anzubindender, offe- ner Auftrags- und Befundkommunikation schaffen. Aufgrund der durch die Covid- 19-Pandemie bedingten Umsetzungsge- schwindigkeit sollten erste Lösungen früh eingeführt werden können und agil ent- wickelte Funktionalitätsanpassungen im laufenden Betrieb möglich sein. Diese Ziele setzen eine Entwicklungsgemeinschaft mit einem agilen Softwareentwickler voraus, der nach Wasserfallentwicklung verfüg- bare Grundfunktionen seiner Software mit kurzfristigen Anforderungen als agile Entwicklung rasch umsetzen kann. Ohne dabei grundlegende und konsolidierende Standardisierungsprinzipien aufzugeben, ist wichtigen Prozessanforderungen mit nachhaltigen Ansätzen unter anderem durch Softwareentwicklung zu begegnen. Um bei den vorgenannten Rahmenbedin- gungen eine bestmögliche Portallösung einzuführen, wurde ein multiprofessiona- les Projektteam aus Anwendern verschie- dener (medizinischer) Berufsgruppen, Ver- tretern der Patientenadministration und IT-Mitarbeitern eingesetzt und zugleich über die IT-Leitung ein niederschwelliger Austausch mit dem beauftragten Soft- wareanbieter ermöglicht. Alpha-Testphase: Termin-Self-Service für SARS-CoV-2-Diagnostik Im Vorgriff auf die Entscheidung zum P-HSA-Projekt bot sich dem MRI bereits im Mai 2020 die Möglichkeit, eine vom Softwareanbieter des neuen Terminmana- gementsystems entwickelte App-Lösung für Termin-Self-Service-Prozesse zu nut- zen. Im Vordergrund stand dabei prozes- sual die Umsetzung eines geschlossenen telemedizinischen Behandlungsansatzes mit Option zur postalischen Verarbeitung von Biomaterialien – zu Hause entnomme- ne SARS-CoV-2-Diagnostik mittels Selbst- abstrich – und Befundkommunikation mittels Portallösung auf Basis vollständig offener, interoperabler Schnittstellen (im Vergleich zur SARS-CoV-2 Diagnostik in einem Abstrich-Zentrum). Während dieser Phase erfolgten wesentliche Vorarbeiten für die Umsetzung und ergonomische Optimierung der Patientenportallösung, die KIS-Integration sowie für die Entwick- lungskooperation zwischen Softwarean- bieter und Klinikum. Beta-Testphase: Termin-Self-Service im Rahmen des digitalen Begleit- prozesses zum Impfzentrum für Mitarbeitende des MRI Der Umgang mit dem einzuführenden Terminmanagementsystem war einem Teil der MRI-Belegschaft durch den Fort- schritt im P-HSA-Projekt bereits vertraut. Die Erkenntnisse aus der Alpha-Testphase führten zu vielen Verbesserungen der Softwarelösung. Jetzt ermöglicht es de- ren Softwarearchitektur, eine getrennte Stammdatenverwaltung mit Hilfe eines virtuellen Master-Patienten-Index bereit- zustellen, was den Einsatz der Lösung als Erweiterung der in der Betriebsmedizin genutzten Software zur Folge hatte. Diese Entscheidung ermöglichte eine Umset- zung innerhalb von etwa zweieinhalb Wochen, um den digitalen Begleitprozess zur SARS-CoV-2-Impfung in elf Schritten zu implementieren (siehe Kasten/Abb.1). Digitales Einwilligungsmanagement Das neue Softwareverfahren wurde im Rahmen des Impfzentrumsaufbaus um eine Lösung für digitale Aufklärungs- bögen und Einwilligungsmanagement eines Standardanbieters erweitert. Die Schritte 4 und 7 waren daraufhin voll- ständig papierlos möglich, Aufklärung und Einwilligung zur Impfung konnten mit Februar 2021 | kma Blickpunkt Klinik Management aktuell © 2021. Thieme. All rights reserved. 3
Sonderausgabe ▶ Best Practice Patientenportale i i e m e h T © e m e h T y b d e s o p m o c s a w e g a m i e h T (l.) Tablet-gestützte Aufklärung und Klärung etwaiger Fragen im Arzt-Patientengespräch sowie anschließende Unterzeichnung des ausgefüllten Aufklärungsbogens mit biometrischer Unterschrift (Schritt 7). The image was composed by Thieme © Thieme digitaler Unterschrift und elektronischer Bereitstellung der Einwilligungsunterlagen in einer Impfakte, vom Softwareanbieter als Home-Akte bezeichnet, bereitgestellt werden. Neben der optimalen Unterstüt- zung des Impfprozesses bot sich dem MRI außerdem die optimale Gelegenheit, das Weiterentwicklungspotential der Lösung hinsichtlich einer gewünschten Bereitstel- lung digitaler Einwilligung zu erproben. Onboarding und Termin-Self-Service im Rahmen des § 19 Abs. 2 KHZG – Fördertatbestand Portaleinführung Durch die genannten Entwicklungen im Jahr 2020 konnte das MRI wesentliche Erkenntnisse sowohl über die Organi- sationsherausforderungen im Umgang mit Terminanfragen von Patienten als auch über wesentliche Funktionen der neu eingesetzten Software gewinnen. Der eingeschränkte Anwendungsfall zu- letzt im Impfzentrum wurde als ideales Testumfeld für die anstehenden Aufgaben zum Termin-Self-Service und digitalen Einwilligungsmanagement bewertet. Auch die beteiligten Softwareanbieter PlanOrg und Thieme Compliance erachten dieses Einsatzgebiet als wichtige bestandene Generalprobe für die Bereitstellung der im § 19 Abs. 2 KHZG im Rahmen der Por- taleinführung geforderten Funktionen, die der Patient unmittelbar vor, während und nach der Behandlung/Therapie im Krankenhaus ambulant und stationär bedienen können muss. Hierbei ist es dem MRI wichtig, dass die im Zuge des KHZG umzusetzenden IT-Maß- nahmen der nachhaltigen Prozessverbes- serung im gesamten Universitätsklinikum dienen müssen. Die gemäß Regelungen zum KHZG nachzuweisenden Funktionen garantieren nicht per se, dass Technik und Organisation gut aufeinander abgestimmt sind. Pilotprojekte wie das digital unter- stützte und zugleich auf offenen Standards beruhende SARS-CoV-2-Impfzentrum ermöglichen es den Mitarbeitenden aller Bereiche des Klinikums, positive Erfahrun- gen zu sammeln und hieraus den Anspruch für eine nachhaltige Nutzung abzuleiten. Die im KHZG geforderte Sicherstellung von Interoperabilität sichert dieses Vorgehen weiter ab: interoperable Daten stehen für weitere Anwendungen niederschwelliger bereit, die Abhängigkeit von proprietären Softwareangeboten wird weiter reduziert. Zusammenfassung und Ausblick Das Beispiel des SARS-CoV-2-Impfpro- zesses bestätigt eindrücklich die Anfor- derung, die vorhandene KIS-Infrastruktur zu einer funktionellen, agilen Plattform zur IT-Unterstützung klinischer Prozesse auszubauen, um rasch auf Neues reagieren zu können. Vorhandene Strukturen wie multiprofessionelle Entwicklungsteams und feste Entwicklungskooperationen ermöglichen eine flexible Anpassung vorhandener Softwarelösungen an sich ändernde gesetzliche Vorgaben und or- ganisatorische Bedingungen. Die Ent- wicklung hin zu Softwareplattformen mit multifunktionalen Werkzeugen auf dem Boden offener, interoperabler Standards wird aus Sicht der Autoren entscheidend für die Zukunft der KIS-Entwicklung sein. Das KHZG hat diese Strategie weiter ver- stetigt. ▬ PD Dr. Christoph Spinner ist Chief Medical Information Officer (CMIO) am Klinikum rechts der Isar. Andreas G. Henkel ist Chief Information Officer (CIO) am Klini- kum rechts der Isar. © Klinikum rechts der Isar der TU München 4 © 2021. Thieme. All rights reserved. kma Blickpunkt Klinik Management aktuell | Februar 2021