In 2023 gelten erstmalig die neuen Fristen aus §11 Abs. 6 des Krankenhausentgeltgesetzes (KHEntgG). Hieraus ergeben sich viele neue Regelungen für die Budgetverhandlungen. Für Krankenhäuser ist es daher wichtig, alle diese Regelungen so präzise wie möglich einzuhalten, da ansonsten ab 2024 ein Vergütungsabschlag droht.

Gesetzlich ist vorgesehen, dass Krankenhäuser ihre Budgets prospektiv verhandeln. In der Realität verhandeln jedoch viele in diesem Jahr nicht für das Jahr 2023 oder 2024 mit den Krankenkassen, sondern führen noch nicht abgeschlossene Verhandlungen für die Vorjahre. Aus diesem Grund wurde 2022 darüber diskutiert, gesetzliche Fristen für die Budgetverhandlungen einzuführen. Ursprünglich war es das Ziel, dass die Verhandlung eines Jahres vor Ablauf des vorausgehenden Jahres abgeschlossen sein soll. Mit anderen Worten müssten also bis Ende 2023 alle Verhandlungen bis einschließlich 2024 abgeschlossen sein.

Welche Fristen gibt es?

In der endgültigen Fassung dieser Regelung (§ 11 Abs. 4-6 des KHEntgG), greift diese Frist allerdings erst für die Budgetverhandlungen ab dem Jahr 2026. Die Forderungsunterlagen für 2026 müssen also bis zum 31. Dezember 2025 eingereicht werden. Für die Zeiträume bis dahin existieren gesonderte Fristen. Beispielsweise müssen bis zum 31. Oktober 2023 die Unterlagen für die Vereinbarungszeiträume bis einschließlich 2021 eingereicht werden und bis zum 31. März 2024 die Unterlagen für den Vereinbarungszeitraum 2022.

Welche Unterlagen müssen geliefert werden?

Das Krankenhaus muss laut der Regelung nur sehr wenige Unterlagen liefern, nämlich die Abschnitte E1 bis E3 sowie B1, die Unterlagen zum Pflegebudget sowie ggf. den Nachweis nach § 9 Abs. 1 Nr. 7. In der Praxis wird es mit der Lieferung dieser Unterlagen jedoch nicht getan sein. Beispielsweise sollten auch Unterlagen für die verschiedensten Zu- und Abschläge, die vereinbart werden können, wie zum Beispiel das Hygieneförderprogramm, ebenfalls geliefert werden, falls diese vereinbart werden sollen.

Nach dem Einreichen der Daten können die Krankenkassen innerhalb von sechs Wochen zusätzliche Unterlagen und Auskünfte verlangen, die das Krankenhaus wiederum innerhalb von sechs Wochen zu liefern hat. Zwar wird klargestellt, dass der zu erwartende Nutzen den verursachten Aufwand bei solchen Anfragen deutlich übersteigen muss, doch insbesondere die Verhandlungen zum Pflegebudget in den letzten Jahren haben gezeigt, dass bezüglich des Nutzens der zusätzlichen Daten oft ein starker Dissens zwischen Kliniken und Krankenkassen besteht.

Zudem unterscheiden sich die Empfänger der Unterlagen von den üblichen Empfängern bei einer Budgetverhandlung: Aus dem Gesetz lässt sich entnehmen, dass die Unterlagen beispielsweise auch an die Landesverbände der Krankenkassen oder die Landeskrankenhausgesellschaft geliefert werden müssen. All dies sind Parteien, die vielerorts nicht zum üblichen Empfängerkreis der Unterlagen gehören. Doch da diese Beteiligten explizit im Gesetz als Empfänger genannt werden, ist es empfehlenswert, auch ihnen die Dokumente zur Verfügung zu stellen.

Was, wenn man Unterlagen nicht oder verspätet liefert?

Verstößt ein Krankenhaus gegen diese Regelungen, besteht die Gefahr, dass ein Abschlag in Höhe von einem Prozent des Rechnungsbetrags für jeden voll- und teilstationären Fall zu zahlen ist. Hierfür müssen laut dem Gesetzestext die folgenden Kriterien erfüllt sein:

Der Abschlag ist in diesem Fall zu zahlen für die Zeit vom 1. Juli des Jahres, für das eine Budgetvereinbarung gelten soll, bis einen Monat nach der Vereinbarung.

Letzter Satz ließe sich so interpretieren, dass also selbst bei Nicht-Einreichen der Unterlagen kein Abschlag fällig wird, falls dennoch bis zum 1. Juli des betreffenden Jahres eine Vereinbarung geschlossen wurde. Außerdem scheint es so, dass selbst dann, wenn keine Unterlagen eingereicht werden und die Kassen einen Abschlag erheben wollen, sie verpflichtet sind, drei zumutbare Verhandlungstermine vorzuschlagen.

Aufgrund der Übergangsfristen für das Einreichen der Forderungsunterlagen gelten auch hier für die Vereinbarungszeiträume bis einschließlich 2025 andere Regelungen, so gilt beispielsweise für die Vereinbarungszeiträume bis einschließlich 2021 ein Abschlag ab dem 1. Mai 2024 und für den Vereinbarungszeitraum 2022 ein Abschlag ab dem 1. Oktober 2024.

Was bedeuten diese Regelungen für die Praxis?

Aufgrund des drohenden Vergütungsabschlags von einem Prozent ist es von größter Wichtigkeit, alle Unterlagen fristgerecht einzureichen. Zwar lässt es sich so interpretieren, dass das bloße Nicht-Einreichen nicht automatisch zu einem Vergütungsabschlag führt, doch in dem Fall wäre man davon abhängig, bis zu einem bestimmten Stichtag eine Vereinbarung geschlossen zu haben, womit man eine deutlich schlechtere Verhandlungsposition bei den Budgetverhandlungen hat.

Gleichzeitig sollten die Häuser versuchen, sich so exakt wie möglich an die Regelung zu halten, um das Risiko eines Abschlags zu minimieren. Insbesondere bei der Frist für Rückfragen könnte sich Konfliktpotenzial ergeben: Sollten umfangreiche zusätzliche Unterlagen angefordert werden, die das Krankenhaus womöglich in der sechswöchigen Frist nicht liefern kann (sei es fachlich, durch Personalausfälle oder urlaubsbedingt), kann dies so interpretiert werden, dass das Haus seinen Pflichten nicht nachgekommen ist. Es besteht dann die Möglichkeit eines Abschlags. Die bloße Beschränkung darauf, dass der Nutzen den Aufwand übersteigen muss, scheint wenig geeignet, Konfliktpotenzial bei der Lieferung zusätzlicher Dokumente zu vermeiden.

In einem weiteren Abschnitt heißt es, dass die Vertragsparteien verpflichtet sind, wesentliche Fragen zum Versorgungsauftrag und zur Leistungsstruktur des Krankenhauses sowie zur Höhe der Zu- und Abschläge im Vorfeld frühzeitig gemeinsam zu klären. Die Verhandlungen sollen so zügig durchgeführt werden können. Zum einen ist diese Formulierung nicht eindeutig, zum anderen kann diese Regelung dazu führen, die Verhandlungsposition der Krankenhäuser in der eigentlich Budgetverhandlung weiter zu schwächen, wenn Themen, die in der Vergangenheit Verhandlungstatbestände waren, nun bereits im Vorfeld geklärt werden sollen. Dieser Punkt wird zwar nicht als Voraussetzung für die Vereinbarung eines Abschlags erwähnt, doch falls die Unterlagen zu spät eingereicht oder Rückfragen nicht beantwortet werden, könnte es sein, dass eine Vereinbarung verzögert werden könnte.  Daraus könnte sich dann letzten Endes doch ein Abschlag ergeben.

Fazit

Letztlich mag das Einhalten der Fristen für die Einreichung der Unterlagen bei manchen Krankenhäusern zwar viel zusätzlichen Aufwand verursachen, doch zumindest existieren hier klare Stichtage. Nicht eindeutig gesetzlich festgelegte Themen wie beispielsweise die Lieferung zusätzlicher Dokumente stellen hingegen ein unnötiges Risiko für die Kliniken dar. Bei der Interpretation, ob sie ihren Pflichten nachgekommen ist, ist eine Klinik dem guten Willen der anderen Vertragsparteien ausgeliefert. Insbesondere in Zeiten, in denen die finanzielle Lage vieler Krankenhäuser bereits angespannt ist, könnte ein solch hoher Abschlag, dessen Grundlage nicht eindeutig geklärt ist, ein existenzielles Risiko darstellen.