Im medizinischen Kerngeschäft ist es pure Selbstverständlichkeit, dass Kosten und Erlöse einem Fall präzise zugeordnet werden und man mit spitzer Feder kalkuliert. Ganz anders im Bereich der Sekundärprozesse: Während in den DRGs ein bestimmter Anteil als Vergütung für die nicht-medizinische, aber für den Medizinbetrieb unerlässliche Infrastruktur eingepreist ist, scheinen die Kosten dafür eine nebulöse Größe zu sein. So unglaublich es klingt: "Die Kosten für das Facility Management sind in Krankenhäusern vielfach nicht bekannt", sagt Kunibert Lennerts, Professor an der Uni Karlsruhe mit Scfhwerpunkt FM im Gesundheitswesen. "Die Medizincontroller gleichen genau ab: Bei den Primärprozessen — machen wir da Gewinn oder Verlust? Aber "Sekundärcontroller" gibt es keine. Und damit ist unklar, wie viel ein Krankenhaus pro Fall an Kosten für´s FM ausgibt."

"Es fehlt sehr viel Know-how"
Als Hauptgrund dafür nennt Lennerts, dass Krankenhäusern aus verschiedenen Gründen häufig der Überblick über die FM-Kosten fehle. "Krankenhäuser sind gut darin, Primärprozesse zu optimieren", sagt der Wissenschaftler, "aber mit diesem Sekundärbereich, der immerhin rund 30 Prozent der Gesamtkosten ausmacht, haben sie große Probleme. In diesem Bereich fehlt sehr viel Know-how. Es gibt kein Flächeninformationssystem, keine Flächendaten, kein Flächenmanagement." Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT), an dem Lennerts forscht und lehrt, hat 30 Sekundärgeschäftssparten definiert, von der Speisenversorgung über die Instandhaltung von Medizintechnik und Gebäuden bis zur Schädlingsbekämpfung. Diese Ausdifferenzierung nach Gruppen wie nach Kosten fehle in vielen Krankenhäusern, so Lennerts. Beispiel Grünanlagen: "Zu diesem Produkt müssen aus der Krankenhaus-Buchführungsverordnung einige Konten dem FM Produkt zugeordnet werden. Diese FM-Produkte müssen dem Quadratmeter zugeordnet werden. Da dies nicht geschieht, gibt es auch keine Verrechnung über den Quadratmeter."

Was Lennerts auch vermisst: eine Ausbildung "Facility Management im Krankenhausbereich", wie sie etwa in Holland üblich ist. Und: eine ganzheitliche Verantwortlichkeit für die Sekundärprozesse an einer einzigen, zentralen Stelle. Kunibert Lennerts: "Bei uns ist diese Verantwortung sogar regelrecht zersplittert. Und in den Führungsetagen sitzen Ärzte oder Betriebswirte. Das Facility Management ist dort nicht repräsentiert." Der Arbeitskreis "FM im Krankenhaus" der Deutschen Gesellschaft für Facility Management (Gefma) legt den Finger in dieselbe Wunde. "Die FM-Kosten als solche sind zwar bekannt, aber man hat nicht die Verbindung zwischen Kerngeschäft und dem FM-Geschäft", sagt Andreas Göcke, Krankenhausbetriebstechniker und operativer Leiter des Arbeitskreises. Diese Kalkulationsherausforderung sei noch nicht gemeistert: "Der zu deckende Anteil je Fallpauschale ist nicht bekannt. Wir sprechen deshalb bei den Kosten für die nicht-medizinische Infrastruktur von einer ?Black Box?." Göcke rät deshalb Krankenhäusern zu einem Vollkostenansatz, der die medizinischen und die Raumkosten zusammenführt und damit eine verursachungsgerechte und kalkulierbare Größe schafft.

Instrument für die Businessplanung
Um Krankenhäusern diese Herausforderung zu erleichtern, hat der Gefma-Arbeitskreis für sie seine "Richtlinie 812" entwickelt. Sie ermöglicht Kliniken eine allgemeingültige Planung und Erfassung der laufenden Bewirtschaftungskosten von Gebäuden und bei Interesse die Teilnahme an einem Benchmarking mit anderen Einrichtungen. "Schlussendlich sind diese Kosten der Krankenhaus-Infrastruktur oder des Facility Managements nicht absolut hoch oder niedrig, gut oder schlecht", urteilt Sigrid Odin, Sprecherin des Arbeitskreises.

"Entweder passen sie zu dem Fall-Mix und der Fallhäufigkeit eines Klinikums und sind durch dessen Fälle bezahlbar oder eben auch nicht." Mit der Richtlinie 812 will die Gefma Kliniken ein Instrument an die Hand geben, das sie bei Fall-Kalkulation und Businessplanung unterstützt und den operativ verantwortlichen Betriebsabteilungen als effizientes Steuerungsinstrument dient. Grundlage für deren Ausarbeitung waren Erfahrungswerte der Technischen Leiter und Controller aus den Kliniken, die im Arbeitskreis aktiv sind. Die Richtlinie strukturiert zunächst die Räume in Raum-Cluster (Operationsräume, Intensivmedizin, Bettenzimmer, Büros). Anschließend erfasst sie für diese Räume die Vollkosten für ihre komplette Funktionsfähigkeit. Hierzu werden Kosten wie Miete, Reinigung, Wärme-, Strom- und Wasserversorgung raumspezifisch erfasst und gewichtet. Ein Beispiel: Im Raum-Cluster "Bettenstation" wird der Aufwand für die Raumreinigung mit dem Faktor 1 gewichtet, im OP mit 2 und in Lagerräumen mit 0,25. Durch die Erfassung der Flächen in Verbindung mit den gewichteten Aufwänden lässt sich der Jahresaufwand pro Raum, aber auch je Aufwandsart errechnen. Kostentreiber lassen sich erkennen und Kostensenkungsmaßnahmen entwickeln. Und die Kostenstellen-Kostenträgerstruktur ermöglicht es Kliniken, einen Raum samt Ausstattung therapeutischen Maßnahmen zuzuordnen.

Eine solche Flächentransparenz herzustellen, ist nach Einschätzung von Experten nicht einfach nur praktisch oder hilfreich, sondern offenbar eine dringende Notwendigkeit. Deutlich formuliert es FM-Professor Lennerts, wenn er sagt: "Viele Kliniken sind nicht zuletzt deshalb defizitär, weil sie ihre Sekundärprozesse nicht in ihrem Fokus haben, und weil sie zu viele unproduktive Quadratmeter vorhalten. Jeder Quadratmeter, den ich nicht brauche und den ich trotzdem habe, kostet jeden Tag Geld, denn ich muss ihn instandhalten und bewirtschaften wie jeden produktiven auch." Lennerts rät Krankenhäusern deshalb dazu, sich an der Industrie ein Beispiel zu nehmen und die Sekundär- mit den Primärprozessen zu koppeln. In den Forschungsprojekten seines Instituts habe sich gezeigt, dass man dies "im Krankenhaus sehr gut machen kann." Das KIT-Institut hat in mehreren Case-Studies den Nachweis erbringen können, dass allein durch eine Flächendatenerfassung und ein Flächenmanagement Kosten deutlich reduziert werden können. In einem Fallbeispiel, bei einem größeren städtischen Klinikum, wurden nach Lennerts? Angaben durch den Abbau überflüssiger Flächen mehr als eine Millionen Euro pro Jahr eingespart. Der Karlsruher FM-Experte spricht von einem generellen Einsparpotenzial von mindestens 15 Prozent der FM-Kosten — bei einem professionellen Flächenmanagement.

Gefma-Experte Göcke nennt eine ganze Reihe von Gründen für die Notwendigkeit und Nützlichkeit von Flächentransparenz: Man hat einen besseren Überblick über die Flächen; weiß, welche ausgelastet sind und wirklich benötigt werden; kann Flächen zusammenlegen oder besser ausnutzen; kann sagen, welcher Raum wie oft und von wem in Anspruch genommen wird; kann verdeckten Leerstand aufspüren und weiß zugleich, was so ein Leerstand kostet; man kann die Miete beziffern, zu der man einen — nicht ausgelasteten — OP externen Belegärzten gewinnbringend überlassen kann und hat schließlich eine objektive Entscheidungsgrundlage für Investitionen, Baumaßnahmen und die Weiterentwicklung eines Krankenhauses.