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Digitale RechnungAlb Fils Kliniken gewinnen Best-Practice-Award 2017

Für ihre innovative Idee, Rechnungen im Krankenhaus zu digitalisieren, wurden die Göppinger Alb Fils Kliniken auf dem Prospitalia Jahreskongress mit dem 1. Preis des Best-Practice-Award 2017 ausgezeichnet.

Prospitalia Best-Practice-Award 2017
Foto: Prospitalia

Prof. Andreas J.W. Goldschmidt, Vorsitzender der Jury des Best-Practice-Awards, überreicht Ralf Bannwarth (re.) von den Alb Fils Kliniken die Siegerurkunde für den 1. Preis.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein Trend in allen Teilen der Wirtschaft. Dennoch ist der Weg zur Digitalisierung in den meisten Unternehmen noch recht weit. So zeigt eine Studie des eBusiness-Lotsen Ostbayern von Mai 2015, dass 69 % der in der Studie befragten Unternehmen ihre Rechnungen noch auf Papier ausdrucken. In einem Krankenhaus gehen täglich ebenfalls zahlreiche Rechnungen ein. Und auch diese werden im sog. digitalen Zeitalter meist in Papierform übermittelt. Schon im Jahr 2013 dachte sich Ralf Bannwarth, Gesamtleiter des Einkaufs und der Medizintechnik der Alb Fils Kliniken GmbH aus Göppingen, dies müsse auch einfacher gehen – und rief das Projekt „Rechnungsdigitalisierung“ ins Leben.

„Früher war es bei uns in der Klinik so, dass Mitarbeiter jede Rechnung manuell Position für Position abgetippt haben“, erinnert sich Bannwarth. Insgesamt umfasste der Vorgang der Rechnungsbearbeitung 17 Prozessschritte und dauerte vom Rechnungseingang bis zur Archivierung der Rechnung 12 Tage. Gemeinsam mit der aequitixx GmbH aus Rheda-Wiedenbrück konnte Bannwarth diese Prozessschritte auf sieben reduzieren.

Heute werden die Rechnungen, die die Alb Fils Kliniken in Papierform erhalten, eingescannt und direkt an die aequitixx GmbH weitergeleitet. Dort prüft eine Software die Daten der Rechnung und sendet die Rechnung im Anschluss zurück an die Alb Fils Kliniken im elektronisch verarbeitbaren Format. Dort wird über die Software AMOR3® die Rechnung validiert. „Wenn der Kreditor, die Menge, der Wert und der Preis stimmen, können wir mit wenigen Klicks alle passenden Rechnungen buchen“, erklärt Bannwarth. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, sind enorm. So wird der Prozess der Rechnungsbearbeitung deutlich vereinfacht und die Prozesszeit verringert. Der automatisierte und standardisierte Prozess ist weniger fehleranfällig und reduziert die Skontoverluste.

 

 

Digitale Archivierung
Doch dies war für Ralf Bannwarth nicht genug. So startete er im Jahr 2016 die zertifizierte revisionssichere digitale Archivierung der Rechnungen. „Als nächsten Schritt haben wir mit vielen Lieferanten vereinbart, dass sie uns die Rechnungen per E-Mail im pdf-Format schicken“, erklärt Bannwarth. Dank einer automatischen Weiterleitung zur Prüfung an aequitixx befassen sich die Gewinner des Best-Practice-Awards erst mit der Rechnung, wenn diese nach der Prüfung zurück an die Klinik geleitet wird.

Einen weiteren positiven Effekt bietet das neue Auswertungsprogramm von aequitixx. Hier kann nun jede Materialbestellung einfach verfolgt werden. „Das schafft eine nie dagewesene Transparenz“, erklärt Bannwarth. So konnte zum Beispiel mithilfe des Programms die Beschaffungen des Zentrallabors der Alb Fils Kliniken optimiert werden. Der komplett digitalisierte Prozess der Rechnungsbearbeitung dauert inklusive der Archivierung nur 2 Tage.

 

Closed-Loop-Gedanke überzeugt
Die vollständige Digitalisierung war ein Meilenstein, der die Jury des Best-Practice-Awards überzeugt hat. „Das Wesentliche an dem Projekt ist der sog. Closed-Loop-Gedanke. Ein Prozess wird immer wieder von vorne bis zum Ende durchgeführt. Dabei ist es sehr wichtig, dass es keine Lücken gibt. Und diese letzten Lücken zu schließen, war im Endeffekt das Besondere an dem Projekt von Alb Fils. Das heißt, die Kliniken haben eine durchgängige digitale Begleitung des Bestell-, Einkaufs- und Belieferungsprozesses durchgeführt“, erklärt Prof. Dr. Andreas J.W. Goldschmidt, Leiter des Internationalen Health Care Management Instituts (IHCI) der Universität Trier und Jury-Vorsitzender des Best-Practice-Awards. Die Hauptkriterien der Jury waren Innovationsgrad, Nachhaltigkeit, Übertragbarkeit des Projekts sowie messbare Effekte.

Der gesamte Jahreskongress der Prospitalia GmbH widmete sich in diesem Jahr dem Thema Digitalisierung. Mit dem Motto „Optimiertes Prozessmanagement durch fortschreitende Digitalisierung – Herausforderungen, Chancen und Lösungen aus Sicht des Einkaufs“ hatte der Ulmer Einkaufsdienstleister ein spannendes Thema ausgewählt. Das Eröffnungsplenum mit dem Titel „Notwendige Effizienzsteigerung als Folge des Krankenhausstrukturgesetzes (KHSG) – ist Digitalisierung eine Lösung?“ leitete Kevin Downs, Director of Finance & Performance am Derby Teaching Hospital NHS Fundation Trust, mit seinem Keynote-Vortrag mit einem Beispiel ein, wie man innovativ die Prozesse in der Klinik verbessern kann. Mithilfe des im Derby Teaching Hospitals eingesetzten hTrak-Barcode-System können alle Vorgänge in der Klinik genau erfasst werde. Durch die Digitalisierung wird sowohl die Patientensicherheit erhöht als auch die Kosten der Klinik, zum Beispiel durch bessere Kontrolle der Lagerhaltung von Verbrauchsmaterialien, reduziert.

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