160 000 Schichten von 16 500 Mitarbeitenden in 700 Dienstplänen – das muss der Berliner Gesundheitskonzern Vivantes jeden Monat koordinieren, um seine Kliniken zu besetzen. Um dabei nicht nur alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Anforderungen zu erfüllen, sondern sich stärker an den Bedürfnissen des Personals zu orientieren, entwickelt Vivantes jetzt seine Dienstplanungssoftware weiter.

Gemeinsam mit Software-Anbieter Plano Solutions soll eine Applikation innerhalb der derzeit genutzten Dienstplansoftware entstehen, die den Beschäftigten mehr Autonomie und Selbstbestimmung ermöglicht. Konkret bedeutet das: Mitarbeitende sollen ihre Verfügbarkeiten hinterlegen, Wunschdienste wählen und direkt Schichten miteinander tauschen können, wenn alle rechtlichen und betrieblichen Erfordernisse erfüllt sind.

Die Vivantes-Geschäftsführerin für Personalmanagement, Dorothea Schmidt, sieht in dem Tool einen wichtigen Hebel die Arbeitgeberattraktivität durch das gestärkte Mitspracherecht der Beschäftigten deutlich zu steigern.

Schichtwünsche am eigenen Handy vormerken

Möglich sein soll die Dienstplanung dann auch von privaten Endgeräten, wie dem eigenen Smartphone. Ebenfalls sollen Führungskräfte so schneller Ersatz finden, wenn Beschäftigte kurzfristig ausfallen. Für die Dienstplanverantwortlichen gibt es ebenfalls Unterstützung. Die neue Software soll gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben künftig bereits Algorithmengestützt vorplanen. Auch fehleranfällige und arbeitsaufwändige Doppelerfassungen könnten künftig durch das neue System entfallen, ergänzt Christian Fernekohl, Leiter HR Transformation und Digitalisierung.

Unsere Beschäftigten direkt in den Entwicklungsprozess zu integrieren, gibt uns die Chance, eine Lösung zu schaffen, die sich tatsächlich an den Bedürfnissen ausrichtet.

Erstmals in der Praxis zum Einsatz kommen, sollen die neuen Funktionen dann Ende 2024. Zum Start des Projektes hatte der Klinikkonzern Mitarbeitende aus allen Berufsgruppen zu einem Workshop eingeladen. Die dabei aufgenommenen Anforderungen an die App sollen jetzt in die Entwicklung mit einfließen.

Für diesen Prozessschritt spricht sich vor allem Fernekohl aus: „Der zeitgemäße Ansatz, unsere Beschäftigten direkt in den Entwicklungsprozess zu integrieren, gepaart mit dem unmittelbaren Einfluss auf die Weiterentwicklung des Standards der Dienstplanungssoftware, gibt uns die einmalige Chance, eine ganzheitliche Lösung zu schaffen, die sich tatsächlich an den Anforderungen und Bedürfnissen der Beschäftigten ausrichtet.“