Die im Digitale-Versorgung-Gesetz enthaltene Fristsetzung für Krankenhäuser, sich bis zum Jahresende 2020 an die Telematikinfrastruktur (TI) anzuschließen und die Vorbereitungen für die Einführung der elektronischen Patientenakte zu treffen, stellt eine neue Herausforderung für Klinikmanager in ganz Deutschland dar.
Um die Dimension des Handlungsdrucks zu verstehen, muss man sich von der technischen Sicht auf die Telematikinfrastruktur lösen. Denn die technische Anbindung – so komplex sie im Einzelfall sein mag – ist nur ein Teil der TI-Einführung.
Ein anderer Planungsteil ist mindestens genauso zeitraubend, umfangreich und komplex wie das Technik-Thema. Er ist zwangsweise vorgelagert oder zumindest parallel zu bearbeiten und beschäftigt sich mit der Neuorganisation von Prozessen und Abläufen im Krankenhaus, die sich durch die Einführung der TI-Anwendungen wie dem Notfalldatenmanagement (NFDM), dem elektronischen Medikationsplan (eMP) oder der elektronischen Patientenakte (ePA) verändern werden. Der Anpassungsbedarf ergibt sich im Wesentlichen aus der Tatsache, dass künftig nicht mehr nur von Versichertenkarten gelesen, sondern von Ärzten auch darauf geschrieben werden muss.
Wer tut das? Wann? Und wo? Wie wird der Lauf der Versichertenkarte unter den neuen Voraussetzungen innerhalb der Klinik organisiert? Wie lässt sich der vorgeschriebene Prozess umsetzen, nach dem die elektronische Gesundheitskarte eines Patienten und der Heilberufsausweis eines Arztes gleichzeitig in einem der neuen E-Health-Terminals stecken müssen, während dann bestimmte Lese- oder Schreibvorgänge per PIN initiiert werden können? Werden neue Kartenterminals an Plätzen benötigt, an denen es bisher keine gab? Und wenn ja: Sind an diesen Stellen die gesetzlich vorgeschriebenen baulichen und IT-technischen Voraussetzungen erfüllt? Muss umgebaut werden?...
Diese und weitere Fragen müssen für jede Station, jede Organisationseinheit beantwortet werden. Eine große Herausforderung besteht darin, dass in diesem Prozess Führungskräfte nahezu aller Funktionsbereiche der Klinik mitwirken müssen. Denn die Antworten auf diese Fragen betreffen viele Abteilungen. Und erst, wenn es diese Antworten gibt, ist eine fundierte Bestellung der technischen Komponenten möglich.
Vor diesem Hintergrund und angesichts der Fristsetzung zum Jahresende 2020 empfiehlt sich für die TI-Einführung an Kliniken ein Prozess, der sich in vier Schritten umsetzen lässt:
1. Sinnvoll ist eine vorgeschaltete Rahmenplanung. Idealerweise noch im ersten Quartal sollten die Handlungsfelder in der jeweiligen Einrichtung und der Bedarf an Informationen identifiziert werden, die intern und extern noch zusammengetragen werden müssen. Ressourcenbedarf, Verantwortlichkeiten, Schulungsbedarf und grober Fahrplan werden definiert.
2. Anschließend beginnt die ausführliche interne Informationserhebung, die als Grundlage für die detaillierte technische und organisatorische Anbindungs- und Umstellungsplanung dient. Diese Aufgabe nimmt erfahrungsgemäß Wochen, eventuell sogar Monate in Anspruch.
3. In den Phasen 1 und 2 entsteht die notwendige Infobasis für die Bestellung der technischen Komponenten und die anschließende Umsetzung der technischen Anbindung.
4. Spätestens mit der Umsetzung, idealerweise bereits davor, beginnen die Qualifizierungsmaßnahmen durch Präsenz- und/oder Blended-Learning-Formate.
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