Eine Frau mit vielen Ambitionen: Als Chief Digital Officer (CDO) steuert Daniela Aufermann seit über drei Jahren die digitale Transformation an der Vestischen Kinder- und Jugendklinik in Datteln (Nordrhein- Westfalen). Als Lehrbeauftragte für Digital Health betreut sie parallel Studierende an der Apollon Hochschule der Gesundheitswirtschaft in Bremen und – als wäre dies nicht genug – leitet die zweifache Mutter auch die AG „Prozessentwicklung und Digitalisierung im Krankenhaus“ bei Purpose Health, einem interprofessionellen Netzwerk für ein werteorientiertes Gesundheitswesen der Zukunft.
Zweifach ausgezeichnet
Für ihr Engagement und ihren Erfolg wurde die 43-Jährige unlängst erneut beim „Females in IT“-Kongress in Königswinter ausgezeichnet. So belegte Aufermann 2023 unter drei Nominierten in der Kategorie „Digital Transformation“ den ersten Platz beim Publikums-Award. Letztes Jahr folgte dann die Nominierung für ihre CDO-Führungsrolle: „2024 wurde ich unter neun Bewerberinnen mit dem zweiten Platz dafür ausgezeichnet, wie ich als Führungskraft agiere und welche Ziele ich setze“, erzählt sie stolz.
Im Fokus ihrer ersten Auszeichnung: ihre Strategie und ihr Konzept zur digitalen Transformation der Vestischen Kinderklinik. „Als ich dort 2021 anfing, waren die KHZG-Anträge schon gestellt“, blickt sie zurück. Gesucht wurde jemand, der die digitale Transformation der Kinderklinik und der zwei weiteren Krankenhäuser der VCK GmbH steuern und strategisch weiterverfolgen sollte.
Digitale Transformation der Kinderklinik
Zu einem Zeitpunkt, zu dem es nur eine klassische IT-Abteilung in dem Klinikum gab, entschied sich Aufermann, zunächst in allen Bereichen des Krankenhauses in Datteln zu hospitieren. „Ich habe mit vielen Mitarbeitenden, Chefärzten, der Verwaltung und Geschäftsführung sowie der Pflege- und Klinikleitung gesprochen“, erinnert sie sich. Dabei fragte sie den jeweiligen Status quo ab, um herauszuhören, wohin sich die Klinik entwickeln wollte. „So konnte ich eine Strategie für die digitale Transformation entwickeln“, stellt Aufermann klar: „Natürlich gehörten auch die Pflichtstrategien dazu, d.h. alles, was im KHZG verankert ist und von der Klinik vollumfänglich erfüllt werden muss.“
Gerade in der Pädiatrie findet vieles noch rudimentär auf dem Papier statt.
Als CDO der Vestischen Kinderund Jugendklinik Datteln bereitete Aufermann in den kommenden Jahren alles dafür vor, um komplett digital arbeiten zu können: „Gerade in der Pädiatrie findet vieles noch rudimentär auf dem Papier statt“, weiß sie aus Erfahrung und stellte zunächst eine Personalstrategie auf. Die Aufbauorganisation besteht aus drei Projektleitungen, die rein für die digitalen Transformationsprojekte verantwortlich sind. Hinzu kommt eine Projektassistenz.
Nicht von oben herab
Mit ihrer Steuerungsgruppe tauscht sich die Digitalchefin regelmäßig über die Projektstände aus. IT und Qualitätsmanagement sind ebenfalls mit an Bord. „Wir koordinieren den gesamten Prozess gemeinsam“, sagt Aufermann, die in jedem klinischen Bereich auf mindestens einen Digitalisierungsbeauftragten zurückgreifen kann. Warum? „Mir war wichtig, dass die Digitalisierung nicht von oben herab geschieht, wie früher klassisch der Fall durch die Vorgaben der IT“, erklärt sie. Die Digitalisierungsbeauftragten fungieren als Sprachrohr für ihren jeweiligen Bereich. Ob Medizintechnik, Ärzte, Verwaltung oder Pflege, sie bringen die Digitalisierung als Multiplikatoren in ihre Bereiche und sind deshalb für Aufermann ein wichtiger Teil.
Zur Person
Daniela Aufermann ist seit Oktober 2021 Chief Digital Officer der Vestischen Kinder- und Jugendklinik Datteln. Die 43-jährige Dortmunderin lehrt zudem Digital Health an der Apollon Hochschule der Gesundheitswirtschaft.
Nach einer Ausbildung zur Informatikkauffrau und einem Medizininformatik-Studium startete sie ihre berufliche Laufbahn als Consultant bei dem KIS-Hersteller iSOFT. 2016 wechselte Daniela Aufermann an das Uniklinikum Münster, wo sie fünf Jahre lang tätig war – unter anderem als IT-Projektleiterin.
2023 wurde sie mit dem WIN-Award Platin (erster Platz) in der Kategorie „Digital Transformation“ ausgezeichnet. Vergangenes Jahr erlangte sie in der Kategorie „CxO“ die Gold-Auszeichnung (zweiter Platz).
Einmal pro Monat trifft man sich zum lockeren Austausch. „Das klappt gut“, findet Aufermann, die auf diese Weise ein Forum für interdisziplinären Austausch geschaffen hat – nicht nur zwischen den Fachbereichen, sondern auch zwischen den Professionen. Die Projekte, die sich aus den abgefragten Anforderungen ergeben, bringt die CDO schließlich in einen zeitlichen Fahrplan, den man in Datteln nach und nach abarbeitet. Damit alle transparent nachvollziehen können, was gerade passiert, legt sie viel Wert auf die Berichterstattung, z.B. über das Intranet. Nur so sei allen Mitarbeitenden bewusst, woran sie mitwirken. Und das sei von immenser Bedeutung, betont sie: „Nur Mitarbeitende, die ihre Ängste und Wünsche offen mitteilen können, tragen die digitale Transformation am Ende auch mit.“
Viele Herausforderungen
Überhaupt ist Change-Management für Daniela Aufermann ein großes Thema. Herausforderungen sieht sie nicht nur in der schnelllebigen, digitalen Welt, sondern auch im Fachkräftemangel, einem Übermaß an Patienten und sich verschärfenden Rahmenbedingungen: „Da müssen wir natürlich gut aufeinander achten, einander zuhören und uns gegenseitig wertschätzen“, stellt sie klar. Einen wesentlichen Erfolgsfaktor sieht die Digitalexpertin darin, dass Klinikmitarbeitende gehört werden und in die Entwicklungen einbezogen werden. Doch wie ist sie selbst dahin gekommen, wo sie heute steht? Schließlich war Daniela Aufermann anfangs nur ausgebildete Informatikkauffrau: „Schon damals hat mich IT stark interessiert, allerdings habe ich nach der Ausbildung 2005 erstmal keinen Job gefunden“, blickt sie zurück und lacht: „Das muss man sich mal vorstellen: Vor 20 Jahren gab es nur sehr wenig Jobs für IT-Fachkräfte.“
Ich war die Erste in der Familie, die studiert hat.
Kurzerhand studierte die Dortmunderin Medizininformatik und war damit auch die Erste, die in ihrer Familie studierte. Für sie ist bis heute klar, dass man im Leben alles erreichen kann, was man möchte, wenn man sich anstrengt und das Ziel stets vor Augen hat. Nach dem Studium startete Aufermann ganz klassisch als Consultant: Für den RIS- und KIS-Hersteller iSOFT reiste sie in der DACHRegion und in den Niederlanden umher. Sie betreute Kunden und Projekte zur Einführung von RIS- und PACS-Systemen sowie sämtliche Themen rund um deren Schnittstellen.
Seitenwechsel
Es folgte die Phase der Familiengründung und mit dem zweiten Kind auch der Umzug weg vom Unternehmen. „Homeoffice war 2014 allerdings noch gar nicht denkbar“, erinnert sich Aufermann, die sich daraufhin umorientierte und ein Masterstudium anfing. 2016 wechselte sie schließlich auf die Klinikseite. Als Anwendungsbetreuerin im PACS-Bereich hat sie fünf Jahre am Universitätsklinikum Münster (UKM) verbracht. Schon bald durfte sie dort ihre ersten Projekte leiten und führte u.a. in der Kardiologie ein PACS-System ein. Mit der Umfirmierung der IT landete Aufermann in der Abteilungsleitung für das IT-Projektmanagement und wollte nach fünf Jahren schließlich ihren Doktor machen. Die Stelle an der Kinderklinik hat ihr diese Möglichkeit parallel zur Tätigkeit als CDO geboten. Ihre Promotion will sie in ein bis z wei Jahren abgeschlossen haben.
Hat sie den Wechsel von der Industrie- auf die Klinikseite jemals bereut? „Nein“, sagt Aufermann: In der Industrie sei es ihr damals nicht möglich gewesen, familienfreundlich zu arbeiten – obwohl sie sich die Haushalts- und Erziehungsarbeit mit ihrem Mann gleichberechtigt teilt. Dieses Thema griff sie auch am UKM auf: „Ich erzählte meine Geschichte als Mitarbeiterin und wurde so zu einem Gesicht“, sagt Aufermann, für welche die fehlende Familienfreundlichkeit beim Arbeitgeber ein ausschlaggebender Grund für den Wechsel war. Ein Missstand, der sich allmählich ändert, wie sie beobachtet: „Heute haben Unternehmen auf Grund des Fachkräftemangels keine anderen Möglichkeiten mehr. Videokonferenzen sind auch in vielen Kliniken inzwischen Standard. Es tut sich also was“, lobt sie.
Digitalkompetenz und Papierlosigkeit
Als CDO der Kinder- und Jugendklinik Datteln verfolgt Daniela Aufermann zwei Kernziele: Einerseits will sie die Digitalkompetenz der Mitarbeitenden erhöhen. Darunter versteht sie nicht nur Souveränität im Umgang mit dem KIS und weiteren Systemen, sondern ein umfassendes Verständnis für sämtliche, auch digitale Prozesse und die notwendige Methodenkompetenz, die Abläufe in Einklang zu bringen. Ihre zweite Vision: das papierlose Krankenhaus. Der effiziente und zielgerichtete Ressourceneinsatz ermögliche es, bei der Arbeit den Fokus wieder mehr auf die Patienten zu richten, anstatt auf Dokumentation, Bürokratie und Verwaltung. Das nütze am Ende nicht nur den Patienten, sondern entlaste auch die Mitarbeitenden.
Den Terminkalender in nahezu allen Ambulanzen bilden wir jetzt digital ab. Es erleichtert Terminfindung und -änderungen ungemein.
Um diese Ziele zu erreichen, setzt sie neben den KHZGProjekten strategisch auf weitere Digitalisierungsprojekte wie die Einführung einer Interoperabilitätsplattform. Doch nicht alles läuft immer rund. In der Pflege macht die digitale Dokumentation weiterhin Probleme. Und auch bei den KHZG-Projekten gibt es noch Baustellen: „Wir stoßen mit den KHZG-Projekten die Änderung alteingesessener Prozesse an, was verständlicherweise oft erstmal zu Widerstand führt“, gibt Aufermann zu. Ihre ersten Maßnahmen zur Verbesserung tragen allerdings bereits Früchte: Rechnungsempfang und -bearbeitung wurden digitalisiert – mit dem Vorteil einer extremen Prozessverkürzung. Auch die Einführung eines digitalen Terminkalenders in nahezu allen Ambulanzen scheint sich zu bewähren. Er erleichtert Terminfindung und -änderungen, was gerade bei viel Telefonkontakt zu Terminabsprachen ungemein unterstützt.
Vertrauen und Feedback
Von traditionellen Führungsprinzipien hält Daniela Aufermann wenig. Umso wichtiger ist ihr das Thema Vertrauen als Führungskraft: „Ich bin eindeutig nicht die klassische Chefin, die sagt, was getan werden soll.“ Sie betont, dass ihre Projektleitungen alle eigene Verantwortungsbereiche haben. „Ich vertraue ihnen voll und ganz. Wir stimmen uns ab und ich gebe Feedback.“ Feedback von ihren Mitarbeitenden empfängt sie auch gerne selbst. Für sie ist klar: „Jeder Mensch macht Fehler. Auch Führungskräfte, auch ich.“ Fehler, die sie selbst erkennt, spricht sie offen an.
Ich bin eindeutig nicht die klassische Chefin, die sagt, was getan werden soll.
Daniela Aufermann ist aber auch für Kritik von außen offen. Sie betont, dass Führen auf Augenhöhe bedeutet, auch Fehler anzuerkennen. Erst kürzlich hat sie eine Studentin eingestellt, die unbedingt in ihr Team aufgenommen werden wollte: „Sie hat ihren langjährigen Vertrag aufgegeben, weil ihr mein visionäres Leadership und das Teamgefüge so gut gefallen haben“, erzählt Aufermann geschmeichelt. Natürlich muss sie als Führungskraft auch mal den Kopf hinhalten, wenn jemand im Team Fehler macht. Damit hat sie aber kein Problem, denn Fehler bedeuten für die Digitalexpertin daraus zu lernen und daran zu wachsen.
Die Zukunft im Fokus
Cloud-Technologie und KI sieht Daniela Aufermann aktuell als die zwei wichtigsten Entwicklungen – nicht nur im Gesundheitswesen, sondern überhaupt: „Ein Blick in die Industrie ist aufschlussreich: Was dort in den letzten zehn Jahren passiert ist, beschäftigt uns erfahrungsgemäß die nächsten 20 Jahre im Gesundheitswesen.“
Als jemandem, der von der Industrieauf die Klinikseite gewechselt ist, ist ihr bewusst, dass es an der Regulatorik liegt, warum die Digitalisierung im Gesundheitswesen der Industrie hinterherhinkt. Cloud-Technologie sieht sie als gutes Beispiel, denn in der Wirtschaft sei es längst üblich, dass die Systeme aus der Cloud betrieben werden. Das Gesundheitswesen mache sich hier allerdings gerade erst auf den Weg. Notwendig sei das vor allem, weil Deutschland nicht genügend IT-Personal für die zukünftig geschrumpfte Kliniklandschaft habe. Die Vielzahl an Systemen könne nicht länger aus der eigenen IT-Abteilung heraus betrieben werden – dafür benötige es laut Aufermann mehr Standardisierung.
Das Gleiche spiele sich auch im Bereich der künstlichen Intelligenz ab, beobachtet die Digitalisierungsexpertin: „Beim Thema KI ist auch die Wirtschaft noch nicht so weit, aber man merkt, dass KI-Services bereits im Gesundheitswesen angefragt werden“, stellt Aufermann mit Blick auf das enorm zeitaufwändige Schreiben von Arztbriefen und Dokumentation allgemein fest. In der immer häufiger vorkommenden Dokumentation von Anamnese-Gesprächen durch KI mittels Spracherkennung bieten sich laut Aufermann große strategische und technologische Chancen. Auf Grund verfügbarer Gelder seien die Universitätskliniken oftmals Vorreiter technologischer Trends, so ihre Beobachtung. An den kleinen, nicht-universitären Kliniken kämen diese oft erst Jahre später an. Dass dies ebenfalls ein Ressourcen-Thema ist, weiß sie. „Zukünftig müssen wir einfach überall digital arbeiten – denn wir werden nicht genug IT-Personal haben und zu wenige Menschen, die in der Pflege und Ärzteschaft administrative Aufgaben erledigen.“
Familie, Promotion und Projektmanagement
Es ist und bleibt also noch viel zu tun. Und das nicht nur beruflich. Denn Daniela Aufermann hat als zweifache Mutter und Promovierende auch viel anderes auf ihrer täglichen Agenda. Wie schafft sie das alles? „In meinem aktuellen Job als CDO kann ich alles recht flexibel steuern“, erklärt sie: Virtuelle Remote-Arbeit ermögliche es ihr z.B. an Videokonferenzen teilzunehmen, wenn sie mit krankem Kind zuhause bleiben müsse.
Für mich ist die Arbeit mit sehr viel Leidenschaft verbunden.
Ihren Alltag beschreibt Aufermann als „total divers“ – jeder Tag sei anders. Sie begleitet viele unterschiedliche Themen und Projekte. Mal hat sie strategische Besprechungen mit der Geschäftsführung, mal Team- oder Projektmeetings. Mitunter ist sie auf Station unterwegs oder besucht Veranstaltungen, auf denen sie auch Vorträge hält. Überhaupt muss sie viele Termine wahrnehmen – zum Beispiel mit der Krankenhausgesellschaft Nordrhein- Westfalen, externen Dienstleistern und anderen Institutionen, um Themen wie die „ePA für alle“ voranzutreiben. Nach acht Jahren Projekterfahrung weiß Aufermann sehr genau, wie Projekte in Krankenhäusern funktionieren. Diese Erfahrung gibt sie gern an ihr dankbares Team weiter.
„Für mich ist die Arbeit mit sehr viel Leidenschaft verbunden“, sagt Daniela Aufermann. Alles gehe ineinander über, auch mit ihren Lehrtätigkeiten. Und genau das treibe sie an. Wenn sie abends auf dem Sofa liegt, liest sie oft noch etwas für die Arbeit oder postet etwas auf LinkedIn, was sich in der Summe für sie aber nicht wie Arbeit anfühlt. Was sie dabei am meisten motiviert, ist: es besser zu machen – für das Gesundheitswesen von morgen: „Ich möchte, dass auch die Kinder meiner Kinder noch eine gute Versorgung in Deutschland haben – insbesondere wegen dem demografischen Wandel. Es freut mich, wenn ich aktiv dazu beitragen kann.“
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