Mit einem Patientenportal öffnen sich Versorger nach außen und bieten einen zeit- und ortsunabhängigen digitalen Kontaktweg. Patientenwünsche und Klinikressourcen aufeinander abzustimmen, ist jedoch aufwendig, wenn es über einfache Ambulanztermine hinausgeht. Gerade für einen stationären Krankenhausaufenthalt braucht es in der Regel deutlich mehr: Anamnese und administrative Daten sowie Dokumente und Vorbefunde, um klinische Aufträge und Behandlungsvorgänge zu planen, zu initiieren, zu bestätigen, durchzuführen oder zu prüfen. Das lässt sich im Portal erstmalig in einer für Patienten angenehmen und für Mitarbeitende ressourcenschonenden Weise abbilden. Das Patientenportal kann somit sogar die im Gesundheitswesen gewünschte Lotsenfunktion ausüben.
Patientenströme aktiv leiten
„Fachbereiche, Ambulanzen und Einrichtungen arbeiten mit ihren Patientenportalen. Dieses Erleben der Möglichkeiten unterstreicht den Stellenwert des Portals für die eigene Organisation. Über die Interaktion mit den Patienten hinaus lässt sich der gesamte Patientenstrom im Sinne vorteilhafter Ressourcenplanung in und über Einrichtungen hinweg leiten.
Ein Beispiel: Ein Patient mit künstlicher Hüfte klagt über Schmerzen. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen möchte er bei seinem behandelnden Arzt bleiben. Das Patientenportal kann ihn hier zuverlässig führen. War er bereits in der Klinik? Für welchen Eingriff? Wie lange liegt das zurück? Das Patientenportal sorgt für Transparenz und schlägt passende Terminarten zur Buchung oder Anfrage vor. Die neuen Termine können mit bestehenden Patientenvorgängen verknüpft werden, vorliegende Daten sind verfügbar.
„Beim Blick in die Klinik hinein zeichnet sich darüber hinaus weiteres organisatorisches Potenzial ab: Wann und wo sind Ressourcen und Räumlichkeiten für die Leistungserbringung vorhanden? Muss der Patient in ein angegliedertes Medizinisches Versorgungszentrum geleitet werden, weil er dort seine behandelnde Ärztin trifft? Große Effekte sehen wir bei der aktiven Priorisierung und Einbestellung der Patienten. Auslastungsspitzen werden verteilt, durch die Glättung bedarf es je Schicht weniger Mitarbeitender in der Aufnahme oder in Summe weniger Schichten. Das sorgt für Entlastung auf der Kostenseite ohne Reduktion des Leistungsgeschehens“, so Dr. Manuel Iserloh, Geschäftsführer POLAVIS.
Verbindung von Bedarf und Verfügbarkeit
Die vermeintlich einfache Verbindung von Bedarf und Verfügbarkeit ist jedoch eine durchaus komplexe Aufgabe, da der Krankenhausbetrieb von Notfallsituationen und andauernden Prioritätenänderungen geprägt ist. Erfolgt die Planung im Patientenportal, werden entsprechende Prozesse automatisiert. Ändern sich beispielsweise Uhrzeiten, informiert das System den Patienten, dieser kann bestätigen oder neu buchen.
Informationen gezielt abfragen, anschließend leicht filtern und für die Dokumentation auswählen zu können, macht das Patientenportal überlegen. Dafür gilt es, zu verstehen, an welcher Stelle welche Informationen gebraucht werden. Unter Einhaltung der Vorgaben lassen sich Daten auch in erweiterten Kontexten verwenden, beispielsweise für Studien oder um KI-Modelle damit zu trainieren.
Die Expertise spezialisierter Portalanbieter
Die Mehrheit der Kliniken setzt auf die Expertise eines spezialisierten Patientenportal-Anbieters. Diese Einschätzung – in Abgrenzung zu den Portalangeboten der KIS-Hersteller, die meist rein auf die Verpflichtung zurückgehen – war jüngst sowohl im Krankenhaus IT-Monitor der Strategieberatung Roland Berger als auch im Krankenhaus Barometer des Deutschen Krankenhaus Instituts nachzulesen.
Vornehmlich liegt das Vertrauen wohl an der Intensität, mit der an den Lösungen gearbeitet wird, an Energie, Sachverstand und Hartnäckigkeit, die in die Weiterentwicklung des jeweiligen Patientenportals fließen. An den frischen Ideen und dem klaren Blick: „Ohne den Ballast alter Datenmodelle und ohne den Anspruch einer Systemhoheit lassen sich Kommunikationswege, wie sie im Portal notwendig sind, sehr viel freier denken. Spezialisten können technisch mögliche Schritte mit voller Aufmerksamkeit und der notwendigen Expertise angehen, ohne dazu ein Legacy-System mühsam ertüchtigen oder umbauen zu müssen“, spricht sich Dr. Iserloh allgemein für Detaillösungen aus. „Um aus dem Patientenportal ein wirkmächtiges Werkzeug werden zu lassen, bedarf es der Fokussierung. Ansonsten bleibt die Effizienz auf der Strecke. KIS und Patientenportal vom selben Hersteller – das wird immer ein unternehmerischer Kompromiss bleiben, schon aufgrund des Wettstreits um Wartungs- und Entwicklungsressourcen im Verhältnis zu den jeweiligen Einnahmen.“
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