Der Markt für Personalmanagement-Software ist nahezu unüberschaubar. Anschaffung, Lizenzierung, Updates sind oft eine lästige Angelegenheit. Auch die Übernahme von Daten einer Software in eine andere gestaltet sich aufgrund mangelnder Kompatibilität als Herkulesaufgabe. Bei einer Plattformlösung dagegen können Features und Anwendungen zentral über die Plattform angesteuert werden. Der Nutzer hat also nicht mehr verschiedene Programme geöffnet, sondern kann über ein Interface auf alle für das Personalmanagement relevanten Prozesse und Daten sicher zugreifen - und das unabhängig von dem genutzten Endgerät, sei es ein Smartphone, Tablet, Laptop oder PC.

Bei Medwing zum Beispiel haben die Arbeitgeber über die Plattform auch Zugriff auf den qualitativ hochwertigen Kandidatenpool aus Fachkräften, mit denen das Unternehmen bereits persönlich Kontakt hatte und Vorab-Interviews geführt hat. Zusätzlich bestehen auch Schnittstellen zu verschiedenen nationalen und internationalen Personalpools und Online-Stellenbörsen. Kurz: Über eine Personalmanagement-Plattform lassen sich viele Vorteile der Digitalisierung für das Personalmanagement einfach und sicher erschließen.  Ein gutes Beispiel ist das passgenaue Recruiting durch Matching-Algorithmen.

Passgenaues und schnelles Recruiting durch Matching-Algorithmen

Eine immense Erleichterung für das Personalmanagement ist das algorithmen-gestützte Matching von Stelle und Bewerber. Bei der speziell für das Personalmanagement im Gesundheitswesen entwickelten Medwing-Plattform beispielsweise nutzen medizinische und pflegerische Fachkräfte die Möglichkeit, ihr eigenes Profil hochzuladen. Das Profil enthält neben Angaben wie Qualifikation, bevorzugtes Einsatzgebiet und -spektrum, die gewünschte Art der Beschäftigung, von Voll- über Teilzeit bis zu einzelnen Schichten, auch weitere entsprechend gewichtete Präferenzen. Alle Angaben durchlaufen außerdem einen Qualitäts- und Plausibilitäts-Check. Parallel dazu werden über die Plattform Stellenausschreibungen erfasst und automatisch mit den Bewerberprofilen abgeglichen.

Durch die Digitalisierung und hohe Standardisierung von Stellenangeboten, Lebensläufen, Qualifikationsnachweisen und anderen relevanten Informationen können alle Schritte bis hin zum persönlichen Gespräch deutlich schneller und einfacher erfolgen. Im Ergebnis ermöglicht diese Technologie eine Zuordnung von Kandidaten für den Bewerbungsprozess, die eine sehr hohe Passgenauigkeit haben. So bleibt auch ausreichend Zeit für die wichtige persönliche Beratung der Kandidaten. Das Ergebnis dieses smarten Prozesses: eine höhere Zufriedenheit seitens der Arbeitgeber und Arbeitnehmer und eine geringere Personalfluktuation.

Vernetzte Personalpools

Der Netzwerk-Charakter der Plattformtechnologie zielt nicht auf die einzelne Personalvermittlung ab, sondern darauf, ein stabiles, interaktives digitales Ökosystem aufzubauen, indem sich Personalnachfrage und -angebot weitestgehend selbst regulieren. So können die eigenen Personalpools von Krankenhäusern ebenso mit der Plattform vernetzt werden, wie nationale und internationale Stellenbörsen. Auch die Plattformen selbst können eigene Personalpools aufbauen.

Bei Medwing haben sich bisher über 200 000 Fachkräfte aus dem Gesundheitswesen angemeldet. Der Grund: Anders als bei normalen Jobbörsen, die lediglich Inserate auflisten, findet diese Plattform für Arbeitnehmer genau die Stelle, die am besten zu den individuellen Präferenzen und zur eigenen Lebensplanung passt. Außerdem gehört die Beratung und die Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen ebenso zum Service, wie die Erstellung einer automatisierten Übersicht über interessante Stellen, ohne sich auf verschiedenen Stellenbörsen anmelden oder manuell einzelne Stellen ausfindig machen zu müssen. Auch die Anwerbung von Personal aus dem Ausland wird über die Vernetzung mit internationalen Personalpools stark vereinfacht, da sowohl die Kommunikation als auch Visa-Verfahren plattform-gestützt digital, standardisiert und so erheblich einfacher umgesetzt werden können.

Personalengpässe frühzeitig erkennen

Auch Plattformen können keine zusätzlichen Fachkräfte aus dem Nichts herbeizaubern, sie sorgen jedoch dafür, dass das vorhandene Know-how und die zur Verfügung stehenden Personalstunden so effizient wie möglich eingesetzt werden können. Und genau hier gibt es Potenzial. Noch immer entscheiden sich tausende gut qualifizierte Fachkräfte gegen die Arbeit im Gesundheitssektor, da die ausgeschriebenen Stellen, die sie manuell erfassen können, nicht mit der eigenen Lebenssituation zu vereinbaren sind. Gleichzeitig suchen Krankenhäuser nach Personal, ob für eine Festanstellung, ad hoc für einzelne Schichten oder zur Erfüllung des Personal- und Pflegeschlüssels. Technologie sinnvoll eingesetzt bedeutet in diesem Rahmen, die für das Gesamtsystem ideale Besetzung von Stellen ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand von Personalmanagern und Bewerbern. Mehr noch: durch den Einsatz smarter Algorithmen können anhand von Wahrscheinlichkeitsrechnungen Personalengpässe antizipativ mit einer sehr hohen Genauigkeit vorhergesehen und die Personalabteilung frühzeitig informiert werden – auf Wunsch mit entsprechenden Bewerbervorschlägen.

Plattformgestützes Recruiting: Dank hoher Datensicherheit bald Branchenstandard

Es ist davon auszugehen, dass sich plattformgestütztes Recruiting schon bald zum Branchenstandard entwickeln wird – auch für das Personalmanagement im Gesundheitssektor. Dabei werden Plattformen, ob ohne oder mit KI-Technologie, keineswegs den Personalmanager ersetzen können. Vielmehr ermöglicht das Zusammenspiel von Mensch und Maschine eine sehr symbiotische Arbeitsteilung zwischen Vernetzungs-, Matching- und Datenaufbereitungsaufgaben einerseits und der persönlichen Erfahrung, dem Gespür und Letztentscheidung bei der Besetzung von Stellen. Ein wichtiger Punkt im Umgang mit personenbezogenen Daten ist die Datensicherheit und der Datenschutz. Hier sollten Krankenhäuser auf entsprechende Zertifizierungen von Software- oder Plattformanbietern achten. Dazu gehören die ISO 9001 und die ISO 27001 nach den Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.