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UnternehmensentwicklungWelche Rolle spielt Digitalisierung in Veränderungsprozessen im Krankenhaus?

Im Gespräch mit Andreas Walter, Senior Manager der 4C Group und Experte für Unternehmensentwicklung & -steuerung, über Unternehmensentwicklung im Krankenhaus und welche Rolle die Digitalisierung hier einnimmt.

Andreas Walter
Polavis

Andreas Walter, Senior Manager der 4C Group und Experte für Unternehmensentwicklung & -steuerung.

Welche Rolle hat Digitalisierung in Veränderungsprozessen im Krankenhaus?

In Krankenhäusern laufen eigentlich permanent Veränderungsprozesse, weil sich jedes Haus auf die entsprechenden Rahmenbedingungen, Gesetzgebungen und Initiativen einstellen muss. Zudem müssen Krankenhäuser mit dem Fachkräftemangel fertig werden. Das heißt, Veränderungen richtig zu managen ist eigentlich die Kernfrage und nicht, ob man einen Veränderungsprozess einleitet. Die Digitalisierung ist hier fast immer ein Bestandteil von Veränderungsprozessen.

Es gibt keine Veränderungsprozesse mehr, wo man nicht auch im weitesten Sinne über IT und die Systemunterstützung nachdenkt. Eine Frage ist: Wie weit denkt man? Und kann die Digitalisierung tatsächlich auch durch Transformation, wie sie klassisch gemeint ist, , mit der Veränderung neue Anwendungsfelder schaffen, die Prozesskette der Krankenhäuser verlängern, verändern und neue Aufgabenbereiche unterstützen?

Hier gibt es großes Potenzial, durch Digitalisierung weitere Prozessschritte neu auszurichten, sodass sie für die Mitarbeiter, aber auch für Patienten besser ablaufen und eine Erleichterung darstellen – sei es in Qualität, sei es in Service oder einfach durch mehr Zufriedenheit. Aber auch beim Datenaustausch mit Partnern der Krankenhäuser, wie niedergelassenen Ärzten oder Pflegeeinrichtungen, können Prozessoptimierungen durch die Digitalisierung unterstützt werden.

Kann das auch in schwierigen Unternehmenssituationen helfen?

Wir helfen Krankenhäusern häufig, wenn es finanziell schwierig wird und auch in komplexen und intransparenten Situationen, die am Ende dazu führen, dass Krankenhäuser in einer Defizitlage sind. Dann muss man in der Regel mit den Grundthemen anfangen, mit den Hausaufgaben. Nicht nur im medizinischen, sondern auch im administrativen Bereich: Viele Dinge unter die Lupe nehmen und schauen, ob sie richtig aufgestellt sind, ob sie effizient laufen und ob es Alternativen für die Abwicklung und Umsetzung gibt. Da kann die Digitalisierung in einem Teil der Bereiche sicherlich helfen. Vor allem wenn es um das Thema Prozesseffizienz oder Transparenz geht.

Das heißt, über Steuerungsinformationen den Menschen im Arbeitsalltag die Informationen geben, die sie für eine bessere Entscheidung brauchen. Zum Beispiel, wo ist das nächste Bett, das ich mit einem Patienten aus der Notaufnahme belegen kann? Welche Logistikaufträge im Krankenhaus müssen ausgelöst werden? Und im Sinne des Verweildauermanagements, sodass die Ärzte und die Pflegenden optimal über den Zustand des Patienten und über die notwendigen weiteren Schritte informiert sind. In anderen Bereichen, wo es tatsächlich um die Grundaufstellung des Krankenhauses geht, würden sich alle natürlich eine bessere Unterstützung durch die IT wünschen.

Das betrifft dann auch die Patientenakte und den klinischen Arbeitsplatz. Da ist noch viel Luft, sodass die Digitalisierung dort eigentlich zunächst nur in den Ein- und Ausgangspunkten die bestehenden Kernprozesse unterstützen kann.

Was macht Change Management erfolgreich?

Bei all diesen Veränderungsprozessen, und das gilt insbesondere auch für die Digitalisierung, ist es wichtig, die Menschen mitzunehmen und sie zu informieren. Wo möchte man eigentlich hin? Wieso macht man das und was kann es für das Unternehmen und den einzelnen Mitarbeiter bedeuten? Die Digitalisierung ist hier für viele noch neu. Alle hören zwar davon, aber nicht alle haben die damit zusammenhängenden Veränderungen schon greifbar vor sich gehabt. Hier müssen Hürden durch gute Kommunikation überwunden werden. Change Management braucht hier eine enge Begleitung und man muss den Menschen ein klares Ziel mitgeben, das sie verstehen und mittragen, und auf das sie sich fokussieren können.

Die Wichtigkeit von Zielvorgaben sehen wir auch in Beratungsprojekten, wenn es um die Neuorganisation und um die Weiterentwicklung von Unternehmen geht. Die Kommunikation sollte kontinuierlich geführt werden, auch wenn es einmal nicht so viel Neues zu berichten gibt. Auf jeden Fall sollte man regelmäßig dafür sorgen, dass die Menschen wissen, wo sie in diesem Prozess stehen, wo das Ganze hinführen soll und was es für sie selbst bedeutet.

Sind das Vorgehen und die Entwicklung anders als in anderen Branchen?

Wir unterstützen mit spezialisierten Teams auch Unternehmen in der Industrie. Interessanterweise kann man hier eigentlich sehr viel transportieren und zwischen den Branchen transferieren und anwenden. Das Krankenhaus ist aber dann doch etwas speziell, weil es klassisch aus einer Expertenorganisation kommt. Hier steckt viel Wissen in den Köpfen und es gibt viel Handarbeit. Wie gehen die Leute mit den Themen um, wie schätzen sie Patienten ein, wie schätzen sie den Handlungsbedarf ein? In der Industrie ist häufig bereits viel mehr standardisiert.

Es ist auch allgemein akzeptiert, dass Abläufe standardisierbar sind. Im Krankenhaus hingegen besteht meistens der Anspruch, dass es viel mehr Freiheit geben muss. Allerdings ist dies sicher auch eine Generationenfrage und davon abhängig, welchen Nutzen wiederum die Digitalisierung selbst bietet. Es ist, denke ich, inzwischen schon allgemein anerkannt, dass Assistenzsysteme in der Diagnosefindung, beispielsweise in der Radiologie, sehr gut unterstützen können und sich auch weiter durchsetzen werden. Das sind Themen, die ursprünglich aus der Industrie kommen. Anderes Beispiel aus der Logistik. Die Automobilindustrie ist schon immer das Paradebeispiel für die Logistik.

Da muss ich nicht mehr den einzelnen Auftrag schreiben, prüfen und schauen, ob die Ware richtig angekommen ist. Die Prozesskette steht hier soweit, dass einfach klar ist, dass der Lieferant im Interesse des Unternehmens so liefert, dass es zero defect gibt. Wenn die Bereitschaft da wäre, wäre dies im Krankenhaus auch möglich. Hier wäre noch viel mehr übertragbar. Häufig wollen die Menschen dann aber erst einmal sehen, dass es woanders schon geklappt hat. Das klassische Thema der Innovation steht hier im Vordergrund, nämlich First Mover oder Follower? Hier wäre es schön, wenn es im Gesundheitswesen mehr First Mover gäbe.

Welche Rolle spielt die Kommunikation bei der Anwendung und Einführung von Digitalisierungswerkzeugen?

Wie schon im Thema Change Management ausgeführt, ist auch grundsätzlich das Thema Kommunikation sehr wichtig. Vor allem bei der Einführung neuer Lösungen, beispielsweise in der Patientenaufnahme oder im Entlassmangement, aber auch ganz einfache Dinge, wie eine digitale Kurve, die viele Häuser momentan einführen oder schon haben. Den Mitarbeitern sollte man gute Informationen an die Hand geben und nicht nur ein Flugblatt mit der Info ‚Jetzt gibt’s was Neues, das ihr bitte nutzt.‘ Man sollte sie gründlich auf Veränderungen vorbereiten und es muss ein Dialog zwischen der IT, den Anwendungsbetreuern und den Nutzern geben.

Dies ist oft schwierig, weil sie häufig nicht so zusammengerückt sind, wie sie eigentlich sollten. Das heißt, ein System wird eingeführt, vermeintlich ist alles für den Rollout getan, nichtsdestotrotz sind dann alle Mitarbeiter überrascht, dass jetzt plötzlich eine neue Lösung da ist. Wenn man alles gut kommuniziert, vorbereitet und auch nach der Einführung begleitet, kann man Zweifel deutlich abschwächen. Eine transparente Kommunikation sorgt dafür, dass am Ende neue Lösungen auch als Benefit und als Arbeitsentlastung, auch für den Einzelnen, gesehen werden und nicht als zusätzliche Belastung. 

Was macht ein erfolgreiches Krankenhaus aus?

In Summe wäre dies sicherlich, und da sind viele Häuser inzwischen auf dem Weg, dass entsprechende Stellen geschaffen werden. Zum Beispiel in der Unternehmensentwicklung und im Bereich des zentralen Projektmanagements, so dass eine höhere Kompetenz entwickelt wird, Veränderungsprozesse zu managen und auch zu Ende zu bringen. Das Anfangen geht häufig noch, aber das dranbleiben und die Probleme unterwegs aus dem Weg zu räumen, ist ein notwendiger nächster Schritt. Es bedarf einer gelungenen Umsetzung, die dann auch sichtbar wird. Das heißt: auch Erfolge feiern.

Das ist sicherlich ein Thema, an dem Krankenhäuser weiter arbeiten können. Allerdings sehen wir, dass sich hier in den letzten 10 Jahren viel getan hat. Angefangen bei den Geschäftsführern, die ein höheres Verständnis für die Materie haben. Es gibt auch immer mehr First Mover und Innovatoren, die dann auf Führungsebene diese Themen vorleben und entsprechende Ziele für die Mitarbeiter erzeugen und für die Mitarbeiter in Strategieprozessen nachvollziehbar machen, sie einbinden. Letztendlich heißt es einfach: dranbleiben und die Themen zu Ende bringen und sich unterwegs nicht durch die kleinen Hindernisse, die logischerweise immer kommen, ausbremsen zu lassen.

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