„Der Dokumentationsaufwand der Pflege ist in den vergangenen Jahren stark angestiegen. Hierfür mussten wir eine nachhaltige Lösung finden, um die Patienten trotzdem weiterhin bestmöglich betreuen zu können“, weiß Marcus Sieber. In einem langwierigen Evaluierungsverfahren fiel die Entscheidung auf RECOMGRIPS. „Den Ausschlag haben letztlich der hohe pflegewissenschaftliche Anspruch in Form des Pflegeklassifikationssystems ENP und die problemlose Integration in unser vorhandenes KIS gegeben“, erinnert sich Sieber. Klar war von Anfang an, dass die elektronische Dokumentation mit GRIPS auf allen Stationen eingeführt werden sollte – und zwar möglichst schnell.
Gut geplant und bestens vorbereitet
Vor dem Startschuss zur Implementierung Anfang 2019 gab es eine intensive Planungsphase, bei der IT-Abteilung, Pflegedienstleitung und ärztlicher Dienst intensiv zusammengearbeitet haben. „Dass alle Berufsgruppen bereits in der Planungs- und Projektierungsphase eingebunden waren und von den Projektverantwortlichen seitens RECOM beraten wurden, war für den erfolgreichen Roll-Out ganz entscheidend“, ist Sven Kittel überzeugt. Der Pflegedienstleiter hat gemeinsam mit Marcus Sieber die Einführung von GRIPS gesteuert.
Eine bis zwei Wochen je Station – dieses ambitionierte Ziel gab man am Klinikum Christophsbad für den Roll-Out von RECOM-GRIPS vor. Die Gründe hierfür sind einleuchtend: Zum einen sollten die Mitarbeiter auf den Stationen nicht länger als nötig den doppelten Dokumentationsaufwand haben, zum anderen verhindert ein klarer Schnitt, dass sich alte Gewohnheiten wieder einschleifen. „Wir wollten auf jeden Fall vermeiden, dass weiterhin handschriftlich dokumentiert wird“, sagt Marcus Sieber. „Der Schritt hin zur digitalen Dokumentation ist nur sinnvoll, wenn er ganz und gar vollzogen wird.“
Im Vorfeld der Implementierung der digitalen Dokumentationslösung wurden für die einzelnen Stationen mobile Arbeitsplätze in Form von Visitenwägen mit Thin Clients bereitgestellt. Intensive Schulungen mit dem interprofessionellen Team aus pflegerischem, ärztlichem und therapeutischen Personal gingen dem Roll-out voran. Zum Start für die Implementierung von RECOM-GRIPS hat man bewusst Stationen mit hohen Anforderungen an die Dokumentation gewählt. Nach dem Motto „Wenn es hier klappt, klappt es überall“ ging es mit gerontopsychiatrischen Stationen los. Bereits auf diesen Pilotstationen konnte der selbstgesetzte Zeitrahmen von einer Woche Testbetrieb eingehalten werden.
Erfahrungen aus dem Realbetrieb
Anfang März 2020 arbeiteten bereits 20 von 29 Stationen mit der elektronischen Dokumentation. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben positives Feedback. „Die Kollegen entwickeln schon jetzt höhere Ansprüche an das System und tragen mit ihren Anregungen zur dynamischen Weiterentwicklung bei“, freut sich Sven Kittel.
Die Stimmen aus der Ärzteschaft fallen auch weitestgehend positiv aus. Sie profitiert ebenfalls von den Vereinfachungen, die GRIPS mit sich bringt. Insgesamt führe die elektronische Dokumentation zu berufsgruppenübergreifenden Synergien, indem die Arbeit aller Kollegen und Berufsgruppen strukturierter und einheitlicher dokumentiert werde. Die dadurch eingesparte Zeit komme letztendlich den Patienten zugute.