Das Entlassmanagement koordiniert die Überleitung von Patienten aus der stationären Behandlung in eine Anschlussversorgung. Grundsätzlich gliedert sich der patientenseitige Ablauf in vier Schritte: Einverständnis des Patienten, Begutachtung der Situation, Entlassplan und Entlassung. Nach der Zustimmung des Patienten zur Übernahme des Entlassmanagements durch das Krankenhaus werden bei der Begutachtung die Rahmenbedingungen und Bedürfnisse des Patienten ermittelt. Auch die Notwendigkeit von verschreibungspflichtigen Nachsorgeleistungen wird analysiert. Der daraus resultierende Entlassungsplan enthält den erwarteten Versorgungsbedarf sowie erforderliche Maßnahmen. Zudem definiert er die beteiligten Leistungserbringer. Die Verständigung zwischen Arzt, Patient und Angehörigen, Leistungserbringer und Krankenkasse ist in diesem Prozess jedoch meist hoch komplex. Papierverkehr, verschiedene IT-Systeme und fehlende Schnittstellen kennzeichnen den Kommunikationsprozess und führen nicht selten zu Problemen und Verzögerungen.

Zentrale Herausforderungen in der Umsetzung

Das Krankenhausentlassmanagement wurde bereits 2015 gesetzlich geregelt und 2017 durch einen Rahmenvertrag konkretisiert. Seitdem gab es im Dezember 2018 eine weitere Änderungsvereinbarung. Insbesondere aus §39 Abs. 1a SGB V und dem geschlossenen Rahmenvertrag ergeben sich für die Beteiligten im Entlassmanagement unterschiedliche Verpflichtungen und Ansprüche. Oftmals ergibt sich ein komplexes Netz an Interessensgruppen mit Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Akteuren, die jeweils im Prozess des Entlassungsmanagements eigene Belange vertreten. Zu diesen Akteuren zählen zum Beispiel eine Vielzahl beteiligter Berufsgruppen innerhalb der Kliniken, niedergelassene Ärzte, stationäre und ambulante Leistungserbringer der Anschlussversorgung sowie die einzelnen Krankenkassen.

Für den Klinikarzt ist die Entlassung ein zentraler Bestandteil beim Abschluss eines erfolgreichen Behandlungsprozesses. Der bürokratische Aufwand und somit der Arbeitsfaktor für den behandelnden Arzt und andere involvierte Klinikmitarbeiter ist jedoch hoch und oftmals umständlich. Sie müssen die Erstellung des Entlassplanes verantworten, die Erstellung des Entlassschreibens und des Medikamentenplanes durchführen, eine geeignete Nachsorgeeinrichtung oder den Hausarzt benachrichtigen, die jeweiligen Leistungsansprüche bei der Krankenkasse einreichen und zuletzt die Terminkoordination steuern. Da dieser Arbeitszuwachs oft nicht alleine durch den behandelnden Mediziner erfüllt werden kann, werden Klinikärzte typischerweise umfassend von durch Sozialdienste oder Case Manager unterstützt.

Hinzu kommt, dass vielen Kliniken entsprechende Plattformen bzw. digitale Möglichkeiten fehlen und sie somit Prozesse weder vereinfachen noch beschleunigen können. Beispielsweise können sie ihren Patienten häufig am Tag der Entlassung den Entlassungsbrief für ihren weiterbehandelnden Arzt nicht mitgeben, weil etwa bestimmte klinische Informationen noch nicht final verfügbar oder aus nachgelagerten Krankenhaus-IT-Systemen noch nicht in das zentrale Krankenhaus-Informations-System (KIS) übertragen worden sind. Teilweise dauern Untersuchungen und Befundungen auch über den Krankenhausaufenthalt des Patienten hin an oder entsprechende Freigaben fehlen. Medienbrüche infolge fehlender Schnittstellen führen ebenfalls zu Verzögerungen, beispielweise wenn ein externer Leistungserbringer seine Befunde per Fax an die Klinik sendet oder diese dort gescannt werden müssen. Nicht selten sind darüber hinaus Mehrfach-Dokumentationen an der Tagesordnung.