Das Entlassmanagement koordiniert die Überleitung von Patienten aus der stationären Behandlung in eine Anschlussversorgung. Grundsätzlich gliedert sich der patientenseitige Ablauf in vier Schritte: Einverständnis des Patienten, Begutachtung der Situation, Entlassplan und Entlassung. Nach der Zustimmung des Patienten zur Übernahme des Entlassmanagements durch das Krankenhaus werden bei der Begutachtung die Rahmenbedingungen und Bedürfnisse des Patienten ermittelt. Auch die Notwendigkeit von verschreibungspflichtigen Nachsorgeleistungen wird analysiert. Der daraus resultierende Entlassungsplan enthält den erwarteten Versorgungsbedarf sowie erforderliche Maßnahmen. Zudem definiert er die beteiligten Leistungserbringer. Die Verständigung zwischen Arzt, Patient und Angehörigen, Leistungserbringer und Krankenkasse ist in diesem Prozess jedoch meist hoch komplex. Papierverkehr, verschiedene IT-Systeme und fehlende Schnittstellen kennzeichnen den Kommunikationsprozess und führen nicht selten zu Problemen und Verzögerungen.

Zentrale Herausforderungen in der Umsetzung

Das Krankenhausentlassmanagement wurde bereits 2015 gesetzlich geregelt und 2017 durch einen Rahmenvertrag konkretisiert. Seitdem gab es im Dezember 2018 eine weitere Änderungsvereinbarung. Insbesondere aus §39 Abs. 1a SGB V und dem geschlossenen Rahmenvertrag ergeben sich für die Beteiligten im Entlassmanagement unterschiedliche Verpflichtungen und Ansprüche. Oftmals ergibt sich ein komplexes Netz an Interessensgruppen mit Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Akteuren, die jeweils im Prozess des Entlassungsmanagements eigene Belange vertreten. Zu diesen Akteuren zählen zum Beispiel eine Vielzahl beteiligter Berufsgruppen innerhalb der Kliniken, niedergelassene Ärzte, stationäre und ambulante Leistungserbringer der Anschlussversorgung sowie die einzelnen Krankenkassen.

Für den Klinikarzt ist die Entlassung ein zentraler Bestandteil beim Abschluss eines erfolgreichen Behandlungsprozesses. Der bürokratische Aufwand und somit der Arbeitsfaktor für den behandelnden Arzt und andere involvierte Klinikmitarbeiter ist jedoch hoch und oftmals umständlich. Sie müssen die Erstellung des Entlassplanes verantworten, die Erstellung des Entlassschreibens und des Medikamentenplanes durchführen, eine geeignete Nachsorgeeinrichtung oder den Hausarzt benachrichtigen, die jeweiligen Leistungsansprüche bei der Krankenkasse einreichen und zuletzt die Terminkoordination steuern. Da dieser Arbeitszuwachs oft nicht alleine durch den behandelnden Mediziner erfüllt werden kann, werden Klinikärzte typischerweise umfassend von durch Sozialdienste oder Case Manager unterstützt.

Hinzu kommt, dass vielen Kliniken entsprechende Plattformen bzw. digitale Möglichkeiten fehlen und sie somit Prozesse weder vereinfachen noch beschleunigen können. Beispielsweise können sie ihren Patienten häufig am Tag der Entlassung den Entlassungsbrief für ihren weiterbehandelnden Arzt nicht mitgeben, weil etwa bestimmte klinische Informationen noch nicht final verfügbar oder aus nachgelagerten Krankenhaus-IT-Systemen noch nicht in das zentrale Krankenhaus-Informations-System (KIS) übertragen worden sind. Teilweise dauern Untersuchungen und Befundungen auch über den Krankenhausaufenthalt des Patienten hin an oder entsprechende Freigaben fehlen. Medienbrüche infolge fehlender Schnittstellen führen ebenfalls zu Verzögerungen, beispielweise wenn ein externer Leistungserbringer seine Befunde per Fax an die Klinik sendet oder diese dort gescannt werden müssen. Nicht selten sind darüber hinaus Mehrfach-Dokumentationen an der Tagesordnung.

„Um das Entlassmanagement effizient zu gestalten, ist eine schnelle und einfache Informationsweitergabe sowie ein sicherer Zugang und Transportweg von Daten erforderlich“, erklärt Ibo Teuber, Director im Bereich Health Care bei Deloitte. „Digitale Plattformen bieten hier Lösungen, um Kliniken und Nachsorgeeinrichtungen effizient und konform miteinander zu vernetzen.“

Einbeziehung der Patienten in das Entlassmanagement

Der externe Druck auf das System zwingt Krankenhäuser häufig aufgrund noch fehlender Effizienzgewinne durch digitale Prozesse zunehmend, den Entlassprozess stark zu pauschalisieren, was aufgrund heterogener Bedarfe der Beteiligten nur selten den tatsächlichen Patientenbedürfnissen gerecht wird. Viele Patienten können meist nicht einfach einen standardisierten Prozess durchlaufen, sondern müssen individuell betrachtet werden. Effizienzgewinne können hier durch konsequente Digitalisierung sowie eine Verringerung der Schnittstellenproblematik erreicht werden.

Entlassmanagement schrittweise analysieren und effizienter gestalten

Das Geflecht aus Ärzten, Kliniken, Leistungserbringern und Krankenkassen im Rahmen des Entlassmanagements effizient und sicher zu steuern ist schwierig und noch heute in den meisten Kliniken fehlerbehaftet. Außerdem zeigt sich, dass selbst eine Generalisierung von gleichen Krankheitsbildern für den Entlassungsprozess – beispielsweise aufgrund einer bereits vorhandenen Pflegestufe des Patienten – nur schwer möglich ist. Für die Optimierung des Entlassmanagements ist deshalb in einem ersten Schritt zu empfehlen, ein zentralisiertes Entlassmanagement als interne Servicedienstleistung im Krankenhaus für die Fachkliniken zu etablieren, um das notwendige Know-how an zentraler Stelle zu bündeln, möglichst viele der Abläufe zu standardisieren und die Erreichbarkeit sowie Kommunikationsfähigkeit sicherzustellen.

Weitere Effizienzgewinne können durch zielgerichtete Digitalisierung der Prozesse erreicht werden. Krankenhäuer die hier bereits über eine möglichst gut ausgebaute Digital-Infrastruktur verfügen, haben die Chance interne Medienbrüche und Kommunikationsfehler zu vermeiden. Aufbauend auf einem bereits existierenden KIS kann dann der digitale Entlassungsprozess im Rahmen eines Moduls oder einer Drittanbieter-Lösung stattfinden.

„In unserer aktuellen Studie zum Thema Entlassmanagement analysieren wir verschiedene innovative Lösungen, die bereits auf dem Markt vorhanden sind“, ergänzt Ibo Teuber von Deloitte. „Die vorhandenen digitalen Lösungen können den Entlassmanagement-Prozess aufgrund der Schnittstellen-Komplexität zwar noch nicht immer komplett abbilden, sie bieten jedoch in ihrem jeweiligen Schwerpunktgebiet eine deutliche Prozessunterstützung. Der richtige Einsatz kommt den Belangen aller Interessengruppen zu Gute und fördert nicht zuletzt die Genesung des Patienten bei gleichzeitigen Effizienzgewinnen.“