Ab dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für den inländischen Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber kein lesbares PDF-Dokument, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Format, das den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht und vollständig maschinell verarbeitet werden kann.

Am 27. März 2024 stimmte der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz und damit einer Änderung des Umsatzsteuergesetzes zu, die den Weg für die E-Rechnung frei gemacht hat. Allerdings hat sich die Einführung der E-Rechnung noch nicht bei allen Unternehmen herumgesprochen. „Große Unternehmen, die zehntausend oder hunderttausend Belege im Monat verarbeiten müssen, haben schon vor Jahren auf die elektronische Rechnung umgestellt, weil das Verfahren deutlich effizienter ist“, sagt Richard Luthardt, stellvertretender Vorsitzender beim Verband elektronische Rechnung (VeR). „Der Rest der Wirtschaft ist zum Teil noch nicht so weit“, ergänzt er.

Viele Krankenhäuser nutzen die Übergangsfristen

Auch im Krankenhausumfeld gibt es große Unterschiede. Während manche Einrichtungen bereits sehr weit bei der Implementierung der E-Rechnung sind, gehen andere die E-Rechnung erst jetzt an. „Neben zahlreichen Digitalisierungsprojekten haben wir im November mit dem Projekt E-Rechnung gestartet und beginnen im Januar 2025 mit der Umsetzung“, berichtet Kai Edling, Stabsstelle Projekte, Prozesse und Qualität bei den Kliniken des Landkreises Lörrach. Das Haus ist kein kein Einzelfall. Viele Kliniken gehen die E-Rechnung erst jetzt an.

Das ist möglich, weil der Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt hat. Zum 1. Januar 2025 müssen Unternehmen lediglich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Laut dem Bundesfinanzministerium genügt dazu ein E-Mail-Postfach. Zum Versand können vorerst noch PDF-Dateien verwendet werden, sofern der Empfänger dem zustimmt. In Deutschland gibt es zwei Formate für die E-Rechnung: Die „X-Rechnung“ ist ausschließlich maschinell lesbar. Das Format wurde für den Rechnungsaustausch zwischen Behörden entwickelt und berücksichtigt die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN). Das zweite Format, „Zugpferd 2.0“ entspricht ebenfalls der Norm, enthält aber neben einem maschinenlesbaren XML-Anteil, der die strukturierten Rechnungsdaten beinhaltet, noch einen lesbaren PDF-Anteil.

Lieber jetzt anfangen und ein einziges Mal alles richtig aufsetzen.

Verband elektronische Rechnung (VeR)

„Wir erwarten, dass im Frühjahr vor allem von kleineren und mittleren Unternehmen zunächst verstärkt Rechnungen im Zugpferd-Format genutzt werden“, so Luthardt. „Das kann die IT-Abteilung aber oft nicht mit Bordmitteln allein umsetzen“, erklärt er. Unternehmen sollten daher am besten mit einem Anbieter zusammenarbeiten und genügend Vorlaufzeit einplanen, damit sie die E-Rechnung innerhalb der vorgegebenen Fristen implementieren können. „Lieber jetzt anfangen und ein einziges Mal alles richtig aufsetzen“, führt Luthardt weiter aus, „dann ist das Thema erledigt.“

Die Übergangsfristen sind großzügig bemessen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch Rechnungen wie bisher ausstellen. Danach ist der Versand von E-Rechnungen im B2B-Geschäft obligatorisch, sofern ihr Jahresumsatz 800 000 Euro übersteigt. Unternehmen, deren Umsatz unter 800 000 Euro liegt, dürfen noch bis Ende 2027 Rechnungen im herkömmlichen Format versenden – wenn der Empfänger dem zustimmt.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen in Deutschland für den B2B-Bereich die E-Rechnung verwenden. Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro sowie Fahrausweise für die Personenbeförderung dürfen als „sonstige Rechnung“ weiterhin in Papierform oder elektronisch als PDF- oder Bilddatei verwendet werden. Mit Zustimmung des Empfängers können aber auch diese als E-Rechnung ausgestellt und versendet werden.

Ziel ist die Dunkelbuchung

Die E-Rechnung soll eine sogenannte Dunkelbuchung ermöglichen. Darunter versteht man einen automatisierten Rechnungsprozess: Alle Schritte vom Rechnungseingang über die Erfassung, Prüfung, Genehmigung und Klärung einer Rechnung sowie deren Archivierung erfolgen ohne einen menschlichen Eingriff. Der Prozess beginnt bei der automatischen Prüfung, ob die eingegangene Rechnung die formalen Kriterien einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erfüllt.

Für die Rechnungsprüfung muss das Eingangsrechnungssystem mit dem Bestell- oder ERP-System zusammenarbeiten. Enthält die E-Rechnung eine Bestellnummer, kann das Eingangsrechnungssystem feststellen, ob eine genehmigte Bestellung vorliegt. Im weiteren Verlauf werden Rechnungsdetails wie Positionen, Mengen oder Summen geprüft. Die Archivierung der E-Rechnung muss revisionssicher erfolgen.

Unterschiedliche Herausforderungen

„Eine Umsetzung zur Erzeugung von E-Rechnungen in Geschäftsbeziehungen von Unternehmen ist gemäß der Darstellung von Anbietern softwaregestützter Portallösungen grundsätzlich aufwandsarm möglich“, sagt ein Sprecher der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG). Dennoch sollten Krankenhäuser das Projekt E-Rechnung nicht unterschätzen. „Der Aufwand gerade beim Versand ist nicht zu ignorieren“, so Lars Forchheim, CIO eines kommunalen Krankenhausunternehmens im Raum Ansbach und stellvertretender Vorsitzender des Bundesverbands der Krankenhaus-IT-Leiterinnen/Leiter. „Der Eingang ist einfacher umzusetzen.“

Der Aufwand gerade beim Versand ist nicht zu ignorieren.

Im Zuge einer ERP-Einführung hat sein Unternehmen bereits 2019 den Rechnungseingang mit zentraler Poststelle, Scannen mit optischer Zeichenerkennung, einem Workflow mit sachlicher und fachlicher Freigabe bis zur Zahlungsfreigabe innerhalb von vier Monaten realisiert. Der Rechnungsausgang gestaltete sich deutlich komplexer. Abrechnungen werden nicht nur im ERP-System erzeugt, sondern auch in einigen Abteilungssystemen, die wiederum im Mahnwesen durch das ERP verfolgt werden müssen.

Wegen fehlender Schnittstellen konnten die Abteilungssysteme nicht einfach angepasst, sondern mussten transformiert werden. Da die Systeme im Rahmen der ERP-Einführung konsolidiert wurden, mussten für die Einführung der E-Rechnung nur kleinere Dinge beim Eingang und Ausgang angepasst werden. „Da wir die Voraussetzungen geschaffen hatten, war der Schritt zur E-Rechnung bei uns nur ein kleines Projekt“, stellt Forchheim fest.

Jede Klinik hat andere Voraussetzungen und entsprechend andere Herausforderungen bei der Implementierung der E-Rechnung. Mal ist der Aufwand größer, mal kleiner. Eine Herausforderung, vor der offenbar viele Krankenhäuser stehen, betreffen nicht die E-Rechnung, sondern die sonstigen Rechnungen. Papierbelege von kleinen Geschäften wie Blumenläden, Handwerkern oder Bäckereien lassen sich nicht ohne Weiteres dem automatisierten Prozess zuführen.