Die Krise zwingt Kongressplaner derzeit zur Improvisation. Das gilt auch für den Jahreskongress der Prospitalia GmbH, der in diesem Jahr eigentlich bereits Ende März in den Räumlichkeiten des Maritim Hotels in Berlin stattfinden sollte. Die Veranstalter haben aus der Not eine Tugend gemacht und den zweitägigen Kongress stattdessen am 31. August und 1. September in die digitale Welt verlegt. Das rundum gelungene virtuelle Ausweichprogramm, das auch in diesem Jahr über 40 Aussteller, informative Fachforen und eine Apothekertagung zu bieten hatte, machte sogar den Eindruck, als wären die routinierten Onlineauftritte der Referenten und Moderatoren eine Selbstverständlichkeit. Bereits die dazu eigens erstellte Plattform ließ den Zuschauer durch ihre realitätsnahe grafische Gestaltung eines weitläufigen Eingangsfoyers inklusive Gästen fast vergessen, nur aus dem Homeoffice dabei zu sein.

Lösungswege und innovative Konzepte

Dementsprechend rege war das Interesse an der zweitägigen Veranstaltung. Allein zur Vorstellung der in die engere Auswahl gelangten Projekte für den Best Practice Award waren laut Professor Dr. Andreas J. W. Goldschmidt, Sprecher Gesundheit und Soziales der FOM Hochschule für Ökonomie & Management Essen/Frankfurt und Vorsitzender der Jury des Prospitalia Best Practice Awards 2020 rund 200 Onlineteilnehmer anwesend. Das im Grußwort zum Kongress formulierte Anliegen der Prospitalia Geschäftsführung, nicht nur Probleme benennen zu wollen, sondern vor allem Lösungswege und innovative Konzepte aufzuzeigen und zu teilen, dürfte damit bereits voll aufgegangen sein.

Über den mit 5 000 Euro dotierten ersten Platz des Prospitalia Best Practice Awards 2020 durfte sich das IT-Konversionsprojekt „SRH Process Excellence“ der SRH-Kliniken freuen. Es widmet sich der digitalen Rechnungsbearbeitung und der Frage, wie sich bisher analoge Prozesse optimal digitalisieren lassen – und zwar so, dass digitale Tools jenen Abläufen nicht nur übergestülpt, sondern derart in die digitale Welt übertragen und abgebildet werden, dass sie von den Mitarbeitern auch umgesetzt und einen tatsächlichen Mehrwert für ein Krankenhaus bieten. „Viele Workflowlösungen funktionieren nicht, weil bereits vorher etwas nicht passt. Einen manuellen Prozess über ein digitales Workflowsystem abbilden zu wollen klappt nur dann, wenn jene Abläufe auch optimal in die digitale Welt übersetzt werden. Alles, was im manuellen Arbeiten bisher über den Faktor Mensch wettgemacht werden konnte, muss im Digitalen abgebildet sein, damit das funktioniert“, führt Nils Koch, der Verantwortliche für den Zentraleinkauf der SRH-Kliniken und Initiator des Projekts, aus.

Digitalisierungskapazitäten freisetzen

Statt sich hier auf bestehende „Process-Mining“ Systeme zu verlassen, hat sich der Einkaufsleiter und sein Team dazu entschlossen, eine eigenständige Lösung aufzubauen: „Wir müssen unsere Kapazitäten mit Hilfe der Digitalisierung freisetzen und dann auch wieder sinnvoll einsetzen können. Was war unser Ziel: Wir wollten das Thema Prozessmanagement angehen, Prozesse in unseren Kliniken vereinheitlichen und sie optimieren – und zwar möglichst kostengünstig und flexibel.“ Um die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren und gleichzeitig zu vereinfachen, sind zunächst alle Prozessbeteiligten in den Umsetzungsprozess eingebunden worden. Anhand von Befragungen und Interviews wurden so gemeinsam Probleme identifiziert, Verbesserungswünsche gesammelt und Zielgrößen definiert. Um daraus Gründe, Grundlagen und Optimierungsmaßnahmen für die Erstellung von digitalen Workflows zu erfassen, wurden die Ergebnisse der Befragungen mit allen zur Verfügung stehenden Daten aus SAP und anderen Systemen in Verbindung gesetzt. „Um die derart gesammelten Daten mit den Informationen aus der Befragung zu koppeln, haben wir sie in strukturierter Form in eine Datenbank gebracht – das war nichts anderes als eine Excel-Tabelle. So haben wir die Möglichkeit, Probleme und Optimierungspotenziale im Prozess zu identifizieren, die durch belastbare Zahlen transparent belegt sind und an denen sich auch permanent die Erfolge und Fortschritte ableiten lassen“, ergänzt Nils Koch.

„Einen manuellen Prozess über ein digitales Workflowsystem abbilden zu wollen klappt nur dann, wenn jene Abläufe auch optimal in die digitale Welt übersetzt werden.“

Nils Koch, Leiter Zentraleinkauf der SRH Kliniken

Das Ergebnis des Projektes kann sich sehen lassen: Am SRH Klinikum Standort Karlsbad-Langensteinbach hat sich die Zahl der eingehenden, unklaren Rechnungen um bis zu 40 Prozent zu verringert. Gleichzeitig konnte man damit rund sechs Arbeitsstunden pro Woche reduzieren. Das überzeugte auch den Juryvorsitzenden: „Die Informationen aus qualitativen Aussagen und Interviews zu erfassen und diese mit sämtlichen vorhandenen Daten zu hinterlegen war ein großer Aufwand und ist auch insofern spannend, da Sie kein teures Management-Informationssystem dafür verwendet haben, sondern schlichte Excel-Tabellen“, so Andreas J. W. Goldschmidt in seiner Laudatio. Da sich das zugrunde liegende Prinzip des Systems individuell anpassen und damit auf andere Prozesse übertragen lässt, soll dessen Methode in Zukunft auch in anderen SRH-Standorten und Prozessen zur Anwendung kommen.

Den mit 3 000 Euro dotierten zweiten Platz des Awards gewann das RKH Klinkum Ludwigsburg-Bietigheim für das Projekt zur Einführung eines humanoiden Roboters namens „Pepper“ in den Regelbetrieb der RKH Kliniken. Er ist darauf programmiert ist, Menschen und deren Mimik und Gestik zu analysieren und auf diese Emotionszustände entsprechend zu reagieren. An den Standorten der RKH Kliniken dient das vermenschlichte Medium primär zur Unterhaltung der Patienten. Der dritte Platz des Prospitalia Awards ging an das Projekt „Herausforderungen im Alltag mit Arzneimittelversorgung meistern“ des Akutkrankenhauses Sophien und Havellandklinikum Weimar.

Die Bewertungskriterien des „Best Practice Award“ waren der Innovationsgrad, die Effektivität, die Übertragbarkeit und die Nachhaltigkeit des jeweiligen Krankenhausprojektes. Der nächste Jahreskongress ist für den 15. und 16. März 2021 angesetzt.