Schon während der Startphase im Sommer 2015 wurde deutlich, dass alle im Unternehmen vorhandenen Ansätze und Methoden aus Qualitäts-, Prozess- und Projektmanagement einzubinden sind; wobei „Lean“ kein weiteres abgegrenztes Management-Projekt sein, sondern dauerhaft tagtäglich überall im Unternehmen erfolgen sollte.

Teamboard als zentrales Steuerungsinstrument

Zentraler Bestandteil im Rahmen der Umsetzung des Lean Management-Ansatzes war dabei das Teamboard als zentrales Steuerungsinstrument auf jeder Station. Das Board hat in den einzelnen Leistungsbereichen die Funktion eines Steuerrads mit einem hinterlegten Koordinatensystem, damit die Beschäftigten täglich auf gemeinsame Ziele der Patientenversorgung ausgerichtet werden und den Weg bis zur Zielerreichung miteinander abstimmen können (Verbindlichkeit). Die Standardisierung von zyklischen Arbeitsleistungen sollte neben der Sicherstellung von Qualitätsfaktoren und bei gleichzeitiger Minimierung von Risiken auch dazu beitragen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu reduzieren.  

Mittels Teamboard lassen sich unkompliziert Probleme ansprechen. Diese werden auf einer standardisierten Themenkarte am Teamboard dokumentiert und für alle Beschäftigten sichtbar hinterlegt (Transparenz), um hierarchieübergreifend entsprechende Lösungen auf möglichst direktem Weg zu erarbeiten, umzusetzen und zu überprüfen. Als zentraler Ausgangsort für tägliche, etwa zehnminütige berufsübergreifende Besprechungen („Teamboarding“) dient das Teamboard der Planung der Stationsabläufe und dem Patientenmanagement, aber auch der Koordination und Optimierung der interdisziplinären Zusammenarbeit der verschiedenen Berufsgruppen.  

Am Teamboarding nehmen regelhaft der Stationsarzt, die Stationsleitung, der Sozialdienst, der Physiotherapeut und die Medizinische Kodierfachkraft teil. Die Moderation obliegt der Stationsleitung, der Stellvertretung oder dem Stationsarzt. Bei der Umsetzung der Teamboards sind die Stabsstelleninhaber der Unternehmensleitung direkte Ansprechpartner und Unterstützer.