Bereits seit 2004 wird aber der überwiegende Anteil der Beschaffungen über die zentrale Abteilung ‚Einkauf und Logistik‘ mit Sitz am Standort Offenburg gemanagt.Königer: Die Zusammenschlüsse von Klinikstandorten finden sich oft noch Jahre später in den Einkaufsdaten wieder. Der Warenkorb ist voll von historischen Beschlüssen und Vorlieben der bisherigen Entscheider. Das Konkurrenzdenken, das vor dem Zusammenschluss herrschte, überdauert den Zusammenschluss oft noch Jahre und erschwert zusätzlich die Definition standortübergreifender Standards.

Produktlistungen und Lieferantenwechsel werden nicht selten durch die Anwender beeinflusst oder gar initiiert. Wie ist Ihre Einschätzung hierzu?

Klauser: Diese meistens gut gemeinten dezentralen Beschaffungen halte ich für kontraproduktiv. Die Kosten einer Ware setzen sich nicht nur aus dem Preis, sondern noch aus vielen anderen Kriterien zusammen. Dies hängt damit zusammen, dass z. B. der Aufwand, den gewünschten Artikel herauszusuchen, die Preisrecherche durchzuführen und am Ende dann evtl. den Artikel selbst im stationären Handel einzukaufen, um ein Vielfaches höher ist, als der eigentliche Preis des Artikels. Auch der Zahlvorgang für den Einkauf / die Finanzbuchhaltung ist am Ende sehr viel aufwändiger, als wenn es sich um einen Artikel aus dem Standardsortiment handelt, der über den zentralen Einkauf beschafft wird. Denn hier ist die überwiegende Anzahl der Stammdaten inkl. Preise im Materialwirtschaftssystem hinterlegt. Alle Bearbeitungsschritte können somit direkt aus dem System vorgenommen werden.

Königer: Ich kann Herrn Klauser nur zustimmen. Das Etablieren und Leben eines Standardsortiments reduziert die Gesamtkosten jedes Artikels. Ideen der Anwender bringen oft wertvolle Impulse in den Einkauf. Hieraus darf aber keine Spontanlistung von Artikeln resultieren.

Worin liegen die größten Herausforderungen, einen klinikweiten Warenkorb zu etablieren?

Klauser: Beim nicht medizinischen Material muss man differenzieren. Wir haben für das Ortenau Klinikum beispielsweise schon vor vielen Jahren alle Artikel aus dem Büromaterial- und Lebensmittelbereich überarbeitet und einheitliche Warenkörbe etabliert, sodass alle Klinikstandorte standardisierte Produkte zu einheitlichen Preisen einsetzen.

Schwierig war es zu Beginn, die Menschen vor Ort von den Vorteilen einer zentralen Beschaffung zu überzeugen, da ad-hoc-Beschaffungen, wie sonst üblich, nicht mehr möglich und erwünscht waren. Auch für den IT-Bereich gilt inzwischen, dass an allen Standorten die identische Hardware verwendet wird. Auch Software wird, wenn möglich, zentral gesteuert und beschafft.

Im Betriebs- und medizintechnischen Bereich ist eine standardisierte Beschaffung, aufgrund unterschiedlicher Anlagen an den Standorten, etwas schwieriger. Durch die Schaffung zentraler Strukturen in der Technik sind wir aber auch hier auf einem guten Wege, um einen Großteil der notwendigen Beschaffungen über Rahmenverträge, die für alle Klinikstandorte gelten, abzuwickeln.