Königer: Nicht zu unterschätzen sind auch weiche Faktoren. Mit den Strukturen wachsen auch subjektive Überzeugungen und Bedenken. Diese stehen Standardisierungsplänen oft im Weg und müssen erst beseitigt werden. Das ist ein Vorteil, den wir als externer Partner mitbringen. Wir kennen die individuellen Bedenken nicht und können so unbeschwerter an den Prozess herangehen. Wenn wir dem Anwender die Frage stellen, warum Standort A mit einem bestimmten Produkt arbeiten kann, er aber nicht, wird diese Frage oft weniger emotional beantwortet, als wenn sie vom internen Einkauf gestellt wird. Wir erhalten meist sachliche Gründe für die Ablehnung und können so schneller auf einer fachlichen Ebene in die Diskussion und die Konsensfindung einsteigen.

Die nächste Frage knüpft genau hier an: In welchen Punkten ist die Zusammenarbeit mit einem externen Partner bei der Vereinheitlichung des klinikweiten Artikelkatalogs besonders hilfreich?

Klauser: Hilfreich ist ganz sicher, dass Bredehorst CMM zu allen Themen über Experten verfügt, die mit den jeweiligen internen Experten auf Augenhöhe und im Detail diskutieren können, egal ob es sich um Endoprothetik, Labor, Medikalprodukte, Pharma, Betriebstechnik, IT etc. handelt.

Hilfreich ist zudem der externe Benchmark, über den Bredehorst CMM verfügt. Damit können Einwendungen aus Qualitätsgründen oftmals widerlegt werden. Ein ganz wichtiger Aspekt ist der zeitliche Aufwand. Während der Einkauf oftmals zu 90 Prozent im Tagesgeschäft eingebunden ist, kann sich ein Externer über mehrere Monate hinweg ausschließlich mit dem Thema der Sachkostenoptimierung beschäftigen und die Umsetzungen sehr zeitnah vorantreiben, so dass Einsparungen auch kurzfristig realisiert werden können.

Welche Bedenken hatten Sie vor der Zusammenarbeit mit einem externen Partner?

Klauser: Der Einkauf hatte das Thema Sachkostenoptimierung bei der Geschäftsführung aktiv angesprochen und auch die Gründe, weshalb eine externe Begleitung sehr sinnvoll ist, detailliert darlegen können. Wir hatten also von Beginn an keine Bedenken – ganz im Gegenteil. Bedenken gab es teilweise von den Anwendern, da befürchtet wurde, dass Artikel ohne Rücksprache mit ihnen aufgrund eines günstigeren Preises einfach ausgetauscht werden.

Diese konnten aber, durch die sehr frühzeitige Einbeziehung der Fachabteilungen, schnell zerstreut werden. Wichtig war uns in der Zusammenarbeit, dass die Leitung des Einkaufs selbstverständlich in alle Entscheidungen eingebunden war und den Prozess der Umstellungen mit begleitet hat.

Was hat das Sachkostenoptimierungsprojekt bezogen auf die Artikelauswahl verändert?

Klauser: Im Rahmen des Projektes wurden vom A- bis zum C-Artikel alle Artikel untersucht, kritisch hinterfragt und mit alternativen Produkten gebenchmarkt. Gesucht wurde immer nach einer Lösung, die qualitativ gut, preislich aber attraktiver ist als der bisher eingesetzte Artikel. Interessant war, dass es in den gebildeten Artikelkommissionen sehr oft möglich war, auch über Qualitätsansprüche zu diskutieren und ggf. auf Artikel umzusteigen, die qualitativ etwas unter dem vorigen Artikel lagen, preislich dann aber auch deutlich attraktiver waren. Auch in Zukunft werden die vorzuhaltenden Qualitäten in diesen Gremien diskutiert werden und somit Einfluss auf die Artikelauswahl haben.