Georg Thieme Verlag KG

ErfolgsfaktorMehr Übersichtlichkeit dank Pflege-Dashboard

Ausfallzeiten, Bettenbelegung, Personalsteuerung – Führungskräfte in der Pflege müssen sich zunehmend mit Managementthemen beschäftigen. Um ihnen die dafür notwendigen Daten übersichtlich aufbereitet zur Verfügung zu stellen, haben die RoMed Kliniken ihr eigenes Pflege-Dashboard entwickelt. Das Tool wird konstant ausgebaut und ist schon jetzt eine Erfolgsgeschichte.

Prozessoptimierung
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Symbolfoto

Mit dem Pflegepersonalstärkungsgesetz und der damit verbundenen Einführung des Pflegebudgets erhält die Pflege mehr Sichtbarkeit und Eigenverantwortung. Vom „Sparschwein“ hat sie sich zu einer der Säulen des Erfolges und der Wirtschaftlichkeit der Kliniken entwickelt. Diese neue Rolle bringt natürlich auch neue Anforderungen an die Führungskräfte in der Pflege mit sich. Sie müssen sich verstärkt mit Themen wie beispielsweise Steuerung von Personal, Ausfallzeiten, Bettenbelegung und Pflegeaufwänden beschäftigen. Das gilt neben den Pflegedienstleitungen auch für die Bereichs-, Funktions- und Stationsleitungen. Das Pflege-Dashboard ist ein neues Tool zur Steuerung in den RoMed Kliniken – übersichtlich visualisiert können die Führungskräfte alle wichtigen Daten auf einen Blick erfassen.

In der Vergangenheit gab es lediglich einzelne Auswertungen verschiedenster Abteilungen, die von den Führungs­kräften nach eigener Logik nachbearbeitet wurden. Erschwerend kam hinzu, dass nicht alle Daten für alle gleich verfügbar waren. Beispiele dafür sind die Vollkräfte­statistik der Personalabteilung, die Leistungszahlen des Controllings und die Verbrauchszahlen des Einkaufs. Die RoMed Kliniken entschieden sich deshalb bereits vor mehr als zwei Jahren, sich dieses Themas anzunehmen und neue Ansätze zur Lösung der Problematik zu entwickeln. Die vier kommunalen Kliniken der Stadt und des Landkreises Rosenheim – in Bad Aibling, Prien am Chiemsee, Rosenheim und Wasserburg am Inn – mit zusammen gut 1000 Betten beschäftigen rund 3000 Mitarbeiter.

Welche Kennzahlen sind relevant?

In einem ersten Schritt veranlasste die Pflegedirektorin der RoMed Kliniken, Judith Hantl-Merget, die Beauftragten für den Pflegekomplexmaßnahmen-Score (PKMS) in den Bereichen Pflegecontrolling und Kodierung weiterzuqualifizieren. Zudem war klar, „dass mit der Ausgliederung der Pflege aus den DRGs ein verändertes Kennzahlensystem notwendig wird, um sowohl Führungskräften als auch einzelnen Leistungsbereichen ein Arbeitstool zur Verfügung zu stellen, mit dem Entscheidungen getroffen werden können“, erklärt Hantl-Merget. Wichtig war ihr dabei, dass die Daten in einem Tool als Zahlen und als Grafiken gegenübergestellt werden.

Eine der größten Herausforderungen bei der Datenerhebung waren und sind das entsprechende Schnittstellenmanagement sowie die Definition von relevanten pflegerischen Kennzahlen. Diese Kennzahlen werden monatlich für die Bereiche und Stationen aktualisiert. Das Pflegecontrolling filtert aus den genannten unterschiedlichen Auswertungen die definierten Zahlen, um diese in einer einheitlichen Darstellung aufzuzeigen. Die Führungskräfte werden dazu regelmäßig geschult, um Sicherheit im Umgang mit diesen Kennzahlen zu entwickeln.

Durch die übersichtliche Darstellung, die sich grafischer Elemente bedient, können Abweichungen, Veränderungen und Kausalitäten erkannt werden. Die Leistungskennzahlen und Pflegeaufwände, die dargestellt werden, haben einen Einfluss auf die jeweiligen Personalkennzahlen. Durch diese Darstellungen ergeben sich einige sinnvolle Fragestellungen. Dazu zählt zum Beispiel, ob man in der nächsten Stellenplanberechnung gegebenenfalls mit einer höheren Ausfallquote kalkulieren muss, weil Mehrarbeitsstunden abgebaut werden sollen oder Pflegekräfte an Fort- und Weiterbildungen teilnehmen.

Pflegequalität wird verbessert

Die Daten werden in vielen Bereichen der Pflege mittlerweile sehr geschätzt. Da die tatsächliche Situation auf den jeweiligen Stationen dargestellt werden kann, fühlen sich die Stations- und Bereichsleitungen in ihrer Aufgabe bestärkt und gesehen. Eine langjährige Leitung hat dies sehr treffend ausgedrückt: „Der Patient steht im Mittelpunkt unseres täglichen Tuns und wir haben den Anspruch, ihm die bestmögliche Versorgung zukommen zu lassen. Durch die Präsentation der Kennzahlen und der Rückschlüsse daraus, dient das Pflege-Dashboard auch einer stetigen Verbesserung der Pflegequalität.“

In regelmäßigen Diskussionen mit Führungskräften und den Stationsteams können Bedarfe gemeinsam ermittelt und entsprechende Maßnahmen generiert werden. Durch diese Kommunikationskultur fühlen sich die Mitarbeiter aktiv an Prozessen und deren Anpassung beteiligt und das Interesse an der eigenen Arbeit sowie die Motivation werden gestärkt. Gerade in der Zeit der Pandemie, in der negative Schlagzeilen die positiven überwiegen, ist jeder Erfolg entsprechend zu präsentieren und lobend hervorzuheben.

Dashboard macht Belastung sichtbar

Einer dieser Erfolge war die Optimierung des Pflegeprozesses im Aufnahme- und Entlassmanagement. Die Zahlen einer Station zeigten, dass Entlassungen überwiegend am Nachmittag stattfinden, also im Spätdienst der Pflege, wenn weniger Personal im Einsatz ist als im Frühdienst. Die Kennzahlen im Pflege-Dashboard haben die gefühlte Wahrnehmung der Arbeitsbelastung tatsächlich sichtbar gemacht. In der inter­disziplinären Betrachtung wurde dem Bedarf entsprechend reagiert und der Spätdienst personell verstärkt. Diese Entscheidung hat das Team sehr positiv aufgenommen.

Zukünftig wird eine detailliertere Darstellung pflegerischer Leistungen angestrebt. Durch die aktuelle Einführung der digitalen Pflegedokumentation können weitere Kennzahlen das Dashboard ergänzen. Diese Minutenwerte und Leistungskataloge ermöglichen Erhebungen bezüglich des Zeitaufwandes und liefern Rückschlüsse für die Planung der Personalstruktur. Diese Daten können und sollen auch im Zusammenhang mit qualitätsrelevanten Indikatoren verwendet werden.

Durch die Implementierung des Pflege-Dashboards wurde eine neue Datentransparenz im Bereich der Pflege in den RoMed Kliniken geschaffen. Dies nehmen die Führungskräfte und Mitarbeiter sehr positiv auf. Durch eine kontinuierliche Verbesserung der Informationslage können zukünftig weitere Daten gewonnen werden, die mitunter weitere Rückschlüsse zur Pflegequalität ermöglichen. Auf diese Weise können wir den Führungskräften Angebote machen, um individuell ihr Team führen zu können und Optimierungspotenzial zu erkennen.

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