Im Jahr 2021 wurden laut Statistischem Bundesamt knapp 81 000 Kinder und Jugendliche im Alter von 10 bis 17 Jahren wegen psychischer Erkrankungen oder Verhaltensstörungen stationär in einem Krankenhaus behandelt. Damit stieg der Anteil psychischer Erkrankungen an allen Krankenhausaufenthalten in dieser Altersgruppe von 13 Prozent im Jahr 2011 auf 19 Prozent im Jahr 2021. Die häufigsten Gründe für eine stationäre Behandlung waren Depressionen, alkoholbedingte psychische Erkrankungen und Verhaltensstörungen.
Wir verzeichnen etwa 600 Patienten pro Jahr im stationären und teilstationären Bereich sowie bis zu 2500 Patientenkontakte in unserer Ambulanz.
Den zunehmenden Bedarf an Unterstützung spürt auch die Klinik für Psychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters am Klinikum Chemnitz, wo Kinder im Alter von 5 bis 18 Jahren mit immer komplexeren Störungsbildern behandelt werden. „Wir verzeichnen etwa 600 Patienten pro Jahr im stationären und teilstationären Bereich sowie bis zu 2500 Patientenkontakte in unserer Ambulanz“, sagt Elisabeth Händel, Fachärztin für Kinder und Jugendpsychiatrie/-psychotherapie sowie Oberärztin in der Psychiatrischen Institutsambulanz (PIA).
Einen hohen Stellenwert nimmt die fach- und sektorübergreifende Behandlung der Patienten ein. „Manche Patienten durchlaufen mehrere Stationen, angefangen auf der Kinderstation kommen einige Zeit später zu krisenhaften Vorstellungen oder erneut zur Aufnahme auf die Jugendstation. Deshalb ist eine gute Vernetzung mit den Kollegen der Pädiatrie und der Neurologie so wichtig. Und auch mit den niedergelassenen Kollegen treffen wir uns regelmäßig, um die fachlichen Schnittstellen zu optimieren und noch effizienter zusammenzuarbeiten“, beschreibt Händel die Einbettung ihrer PIA.
Effizientere Terminvergabe
Um die Kommunikation zu den Patienten und Einweisern zu verbessern, hat die Klinik vor gut einem Jahr das Patientenportal von Polavis eingeführt. Das war im Klinikum Chemnitz auch schon vorher im Einsatz: Sowohl das Porphyrie- als auch das Wundzentrum wickeln die Terminvergabe und den Einbestellprozess bereits darüber ab. „Wir haben uns das Portal angesehen und waren sofort begeistert, weil es immenses Potenzial bietet, unsere Administration zu entlasten“, nennt Händel die Gründe, warum sich auch die PIA dem Patientenportal gerne angeschlossen hat. Vorher waren drei Mitarbeiterinnen in die telefonische Terminvergabe der etwa 40 wöchentlichen Neuanmeldungen eingebunden, was einen hohen zeitlichen Aufwand bedeutete.
Händel und ihr Team haben das Patientenportal an ihre spezifischen Anforderungen angepasst. Eine Herausforderung in der Kinder- und Jugendpsychiatrie ist, dass sich in den seltensten Fällen die Patienten selbst anmelden; das machen in der Regel Eltern, Sorgeberechtigte, Vormunde oder auch WG-Erzieher. „Denen müssen wir natürlich ganz andere Fragen stellen, als wir es bei den Patienten tun würden“, betont Händel.
Ziel ist es, mithilfe des Patientenportals im Vorwege so viele Informationen zu bekommen wie möglich. In der Terminbuchung wird beispielsweise abgefragt, welches Jugendamt involviert ist, welche Vor-Behandler es gibt und was deren Empfehlungen sind. Daraus können die Psychiater dann ableiten, wie akut das Anliegen ist, ob der Patient tatsächlich ein Fall für die Chemnitzer Kinder- und Jugendpsychiatrie (KJP) oder doch bei einem anderen Arzt passend aufgehoben ist. Zudem stehen den Patienten im Portal verschiedene Dokumente zum Download bereit, beispielsweise ein Anamnesebogen und die Einverständniserklärung des sorgeberechtigten Elternteils sowie die Möglichkeit, Vorbefunde hochzuladen.
Mit diesen Informationen schauen Händel und ihre Kollegen sich in der Dienstberatung die Patientenliste an und entscheiden konkret, wer einen Termin bekommt. Der wird dann über das Portal automatisiert versandt. Bleibt die Terminbestätigung aus, können die Mitarbeiter je nach Vorstellungsanliegen Kontakt aufnehmen und nachfragen.
Niederschwellige Kontaktmöglichkeit
Das Patientenportal muss, der Klientel in der Kinder- und Jugendpsychiatrie geschuldet, hohe Anforderungen erfüllen. Zentral ist bereits die Frage, wer einen Termin vereinbart und in welcher Beziehung diese Person zu den angemeldeten Patienten steht. Tun das etwa Sozialpädagogen, die an Schulen tätig sind, Familienhelfer oder Kinderärzte, müssen die Eltern informiert werden und ihr Einverständnis geben. „Deshalb gibt es zwei verschiedene Fragebögen, je nachdem, ob sich der Patient selbst anmeldet oder jemand anderes das für ihn übernimmt – samt Informationen zu den Sorgeberechtigten“, erläutert Händel eine spezifische Anforderung an das Patientenportal.
Heute gehen etwa 90 Prozent der neu angemeldeten Patienten den Weg über das Portal und die Mitarbeiter der KJP in Chemnitz verzeichnen insgesamt eine höhere Fallzahl. Das spricht für eine hohe Akzeptanz. Die hat sich nach anfänglicher Zurückhaltung auch bei den Mitarbeitern schnell eingestellt. Ein Grund liegt in der hohen Automatisierung der Prozesse, die übergreifend zu einer deutlichen Arbeitsentlastung führt. Ein anderer Vorteil liegt in der gewonnenen Flexibilität, Terminanfragen dann zu bearbeiten, wenn es passt – ohne dass das Telefon ständig klingelt. Die Mitarbeiter haben das Patientenportal immer geöffnet: So sehen sie akute Anfragen zeitnah und können entsprechend schnell reagieren.
Ein weiterer positiver Effekt ist die seit Einführung des Patientenportals deutlich zurückgegangene Zahl der Patienten, die ihren vereinbarten Termin nicht wahrnehmen. Versendete Terminangebote müssen inzwischen durch den Anmelder zunächst innerhalb von 48 Stunden bestätigt werden, anschließend versendet das System automatisch Terminerinnerungen per Mail oder SMS.
Wir merken immer wieder, dass viele Patienten hauptsächlich aufgrund des Portals zu uns kommen.
„Mit dem Patientenportal ermöglichen wir den Hilfesuchenden einen sehr niederschwelligen Weg der Kontaktaufnahme“, sagt Händel, „ohne Wartezeiten und ohne Öffnungszeiten.“ Häufig werden Termine sogar spätabends angefragt, wenn die Institutsambulanz längst geschlossen ist. „Wir merken immer wieder, dass viele Patienten hauptsächlich aufgrund des Portals zu uns kommen – denn ein Erstkontakt am Telefon kann für die Betroffenen eine große Hürde sein“, weiß die Oberärztin. Sie kann von Beispielen junger Patienten berichten, die sich ohne Zutun der Eltern selbstständig einen Termin in der PIA gebucht haben. „Das wäre anders gewesen, wenn sie hätten anrufen müssen und womöglich in der Warteschleife gelandet wären.“
Patientenversorgung verbessert
Auch für ihre eigene Arbeit sieht Händel nur Vorteile. Zuerst nennt sie die umfangreichen Informationen, die sie im Vorfeld des ersten Kontakts bereits hat. So kann sie sich ein Bild vom Patienten und dessen Verfassung machen und gut vorbereitet ins Gespräch gehen. Besonders Vorbefunde und Einschätzungen anderer Behandler, die ihr über das Portal von den Patienten zur Verfügung gestellt werden, helfen dabei. Zudem spart dieser Weg später Zeit, weil Informationen von Anfang an vorliegen.
Auf dem Weg aus dem niedergelassenen Bereich in die Klinik, der mit dem Patientenportal digitalisiert wurde, zeigen sich ebenfalls Synergieeffekte. „Für Einweiser haben wir im Patientenportal einen eigenen optimierten Zugangsbereich zur gleichzeitigen Administration ihrer Patienten mit einem verkürzten Fragebogen eingerichtet. Die Kollegen können ihren Einweisungsschein hochladen, direkt eine Station für ihren Patienten auswählen und in einem Freitextfeld individuell zusätzliche Informationen mitgeben, die sicher und verschlüsselt übertragen werden. Das wird von den Einweisern sehr gut angenommen – das erspart allen Beteiligten sehr viel Zeit und verbessert die Behandlung der Patienten“, lobt Elisabeth Händel.
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