Derzeit haben immer noch etwa 25-30 Prozent der Krankenhäuser keine KHZG-Projekte ausgeschrieben. Die Gründe dafür sind vielfältig: Viele setzen andere Prioritäte, haben andere grundlegende Themen auf dem Tisch oder haben sich bewusst dazu entschieden, es nicht zu tun. Sie nehmen dafür sogar Strafzahlungen in Kauf. Wieder andere rechnen damit, dass der Gesetzgeber in letzter Minute die Frist verlängert oder auf Strafen verzichtet. Entsprechend besteht aktuell noch erhebliches Potenzial, von den bisherigen Erfahrungen anderer Kliniken zu lernen und diese als Leitfaden zu nutzen. Wie selbst auf der Zielgeraden des KHZG noch neue Projekte erfolgreich umgesetzt werden können, erläutert Michael Ritter, Head of Tender & Commercial Operations bei Doctolib. 

Erfolg hängt von Partnerwahl ab

Ganz entscheidend im Vorfeld ist die Auswahl verlässlicher Partner und die sorgfältige Prüfung der Umsetzungskompetenz der Anbieter. Wie heikel diese Frage ist, zeigt die Rückabwicklung von Vergaben. Aktuell sind davon zehn Krankenhäuser betroffen. Um das zu verhindern und KHZG-Projekte auch noch zu diesem späten Zeitpunkt umsetzen zu können, hier sieben Tipps für Einrichtungen im Vergabeprozess: 

Prüfung von Referenzen: Es ist entscheidend, die Referenzen der Anbieter zu prüfen und sicherzustellen, dass sie über die notwendige Umsetzungskompetenz verfügen. Viele Unternehmen können „auf dem Papier“ ein Patientenportal anbieten, aber die tatsächliche Umsetzung ist oft eine andere Herausforderung. Konkret sollten Häuser auf ein ausreichend groß und erfahren aufgestelltes Team für die Projektumsetzung achten, sich Nachweise für erfolgreiche Anbindungen an die Krankenhausinformationssysteme (KIS) erbringen lassen und nachvollziehbare Erfahrungswerte und -berichte in der Implementierung bei unterschiedlichen spezifischen Kundentypen (z.B. Uniklinikum, Allgemeinversorger, etc.) anfordern.

Interne Ressourcen vorbereiten: Krankenhäuser sollten bereits während der Ausschreibungsphase interne Ressourcen aus den Bereichen Projektleitung, IT, Marketing, Projektleitungen aus der Klinik und den Ambulanzen zu einer Projektgruppe zusammenführen, um gemeinsam mit Key Usern und der Kommunikationsabteilung unter der Leitung der Haus-IT vor und während der Umsetzung Klarheit über den Zielzustand zu erreichen.

IT-Integration: Die Weichen für eine erfolgreiche IT-Integration müssen frühzeitig gestellt werden. Da die Kapazitäten in allen Bereichen stark ausgelastet sind, ist es ratsam, seinen KIS-Hersteller so früh wie möglich mit der Beauftragung der Arbeiten an der Schnittstelle zu beauftragen, da sich sonst möglicherweise das Projekt verzögert. Selbst wenn der KIS-Hersteller Kapazitätsengpässe signalisiert, muss das keine komplette Stagnation bedeuten. Krankenhaus-intern kann z.B. bereits mit dem Kick-Off sowie der Analyse der Ist-Prozesse begonnen werden.

Sonderlösungen kosten Geld, verringern das Feld der Anbieter und verkomplizieren die Umsetzung.

Reale Nutzung mitdenken: Für den Erfolg nach der Ausschreibung ist die reale Nutzung der digitalen Tools von zentraler Bedeutung. Es bringt niemandem etwas, wenn z.B. ein Patientenportal in voller Schönheit ausgeschrieben wurde, aber so speziell auf das Krankenhaus zugeschnitten ist, dass kaum Interesse von extern bzw. intern daran besteht. Die Anwenderinnen und Anwender in den Häusern (medizinisches Personal, Verwaltung, usw.) profitieren nur dann von einer administrativen Entlastung, wenn das Portal auch genutzt wird. Erst dann werden vormals analoge Prozesse digitalisiert und es kommt letztlich zu Zeiteinsparungen. Reichweitenstarke Plattformen bieten hier klare Vorteile gegenüber Portalen, die bisher auf der Patientenseite wenige Nutzerinnen und Nutzer haben.

Pragmatische Lösungen: Auf den letzten Metern gilt es, nicht bis in die letzte Schraube zu überspezifizieren, sondern auf verfügbare und erprobte Lösungen zu setzen. Sonderlösungen kosten Geld, verringern das Feld der Anbieter und verkomplizieren die Umsetzung. Es ist sinnvoller, mit einer Lösung zu starten, die die häufigsten 80 Prozent der Anforderungen abdeckt, anstatt Monate zu verlieren und letztlich nichts anbieten zu können, weil die Lösung zu komplex ist. Wenn das vorhandene KIS-Sonderlösungen verwendet, dann sollten diese den Portalanbietern frühzeitig kommuniziert werden, damit diese bereits vor Projektstart antizipiert werden können. Die wichtigsten Sonderlösungen sollten am besten schon im Rahmen der Ausschreibung kommuniziert werden, da dies ein wesentlicher Komplexitätstreiber ist und frühzeitige Berücksichtigung hilft, das Projekt trotzdem so schnell und schlank wie möglich umzusetzen.

Es ist wichtig, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben und nicht stur an den Ausschreibungskriterien festzuhalten.

Dialog mit anderen Einrichtungen suchen: Krankenhäuser, die bereits KHZG-Projekte umgesetzt haben, können wertvolle Erfahrungen und Best Practices teilen. Diese Erfahrungen können anderen Krankenhäusern helfen, ihre eigenen Projekte erfolgreicher zu gestalten.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Es ist wichtig, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben und nicht stur an den Ausschreibungskriterien festzuhalten, wenn sich in der Praxis, also der Umsetzung zeigt, dass diese gar nicht benötigt werden. So kann es sich als sinnvoll erweisen, z.B. die Reihenfolge der Implementierung zu verändern oder auf bestimmte Funktionen zu verzichten, wenn sich andere Funktionen für den Gesamtumfang des Projektes als nützlicher herausstellen. Die Anforderungen und Bedürfnisse können sich im Laufe der Zeit ändern, und es ist wichtig, darauf reagieren zu können.

Auf den letzten Metern des KHZG-Prozesses ist Pragmatismus gefragt. Unserer Erfahrung nach macht es jetzt Sinn, auf die tatsächliche Umsetzung praktikabler Lösungen zu setzen, die schnell reale Erleichterungen im Klinikalltag bringen. Patientenportale, aber auch alle anderen KHZG-Projekte zur Digitalisierung, lassen sich in dem kleinen verfügbare Zeitfenster beispielsweise noch sehr realistisch umsetzen. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Projekte sorgfältig zu planen und profitieren Sie von den Erfahrungen anderer.