Die korrekte, vollständige und zeitnahe Dokumentation von erbrachten Leistungen ist nicht nur entscheidend für die Sicherung der Liquidität eines Krankenhauses, sondern auch eine wichtige Absicherung für den Fall einer nachträglichen Rechnungsprüfung durch die Kostenträger. Die Kodierung erfolgt auf Basis der Patientenakte; um die Ressourcenbindung auf Seiten der Ärzte zu minimieren, ist es sinnvoll, wenn speziell geschulte Kodierfachkräfte oder Case-Manager diese Aufgabe übernehmen.

Optimierung von Strukturen und Prozessen

Bei Dokumentation, Kodierung, Aktenlauf und Abrechnung handelt es sich um komplexe Prozesse, die meist historisch gewachsen sind und an denen zahlreiche Personen aus verschiedenen Berufsgruppen beteiligt sind. Eine Optimierung dieser Prozesse ist keine einmalige Aufgabe, sondern Krankenhäuser tun gut daran, die entsprechenden Abläufe regelmäßig kritisch zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Folgende Maßnahmen können dazu beitragen, die Dokumentation und Kodierung strukturell zu verbessern:

• Zuständigkeiten festlegen: Welche Personen sind für das Führen und den Abschluss der Patientenakte verantwortlich?
• Abläufe definieren: Wer dokumentiert was und wo in der Akte? Soll die Akte digital oder in Papierform geführt werden?
• Fristen setzen: Bis wann müssen welche Dokumente (zum Beispiel der Entlassbrief) und Dokumentationsschritte erfolgt sein?
• Archivierung standardisieren: Nach welchen Vorgaben soll die Archivierung durchgeführt werden?
• Prüfroutinen implementieren: Durch welche Kontrollmechanismen lassen sich Fehler vermeiden?
• Mitarbeiter schulen: Welche Fortbildungen sind für welche Mitarbeiter notwendig, um die Qualität der Dokumentation und Kodierung zu verbessern?

Ähnliches gilt freilich auch für alle, die an Abrechnungs- und Kostenprüfungsprozessen beteiligt sind. Auch hier gilt es, Zuständigkeiten und Aufgaben klar zu verteilen, um die Zusammenarbeit zwischen den vielen verschiedenen beteiligten Personen- und Berufsgruppen (darunter die klinischen Fachabteilungen sowie das Medizincontrolling ebenso wie die Abrechnungsabteilung und Rechtsabteilung) zu vereinfachen und Schnittstellen zu optimieren. Außerdem ist es hilfreich, Prozessschritte zu standardisieren und verwendete Vorlagen zu vereinheitlichen.

Finanzielle Risiken durch Digitalisierung minimieren

Die Digitalisierung eröffnet auch für die Dokumentation im Krankenhaus neue Möglichkeiten, um Prozesse zu vereinfachen. Mit einer vollständig digitalen Patientenakte oder einem digitalen Archivsystem lässt sich nicht nur Papier und Platz sparen, sondern auch Aufwände möglichst gering zu halten. Auch für die Verwaltung von Abrechnungsprüfungsfällen gibt es spezielle Software-Lösungen, mit denen sich die Fälle übersichtlich verwalten lassen und die es zudem ermöglichen, relevante Fristen für Dokumente und Prozesse zu hinterlegen. Kombiniert mit einer Prüfroutine und einer Erinnerungsfunktion können solche IT-basierten Systeme dazu beitragen, dass alle notwendigen Aufgaben zeitgerecht erledigt werden.

Und täglich grüßt das Murmeltier: Dauerstreit um Krankenhausabrechnungen

Dass die Dokumentation von Leistungen nicht einfach nur eine lästige bürokratische Hürde ist, die einem Selbstzweck dient, zeigt bereits die Tatsache, dass die Kostenübernahme regelmäßig zum Streitfall wird. Der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherungen bemängelt seit Jahren, dass zahlreiche Krankenhausabrechnungen fehlerhaft sind. So mussten allein 2018 insgesamt ca. 2,8 Milliarden Euro an Krankenkassen zurückgezahlt werden. Die Deutsche Krankenhausgesellschaft wollte den Vorwurf des Betrugs natürlich nicht auf sich sitzen lassen und kritisierte im Gegenzug die Krankenkassen dafür, die Prüfungen durch den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) zur Generierung von Überschüssen zu missbrauchen. Das am 1. Januar 2020 in Kraft getretene MDK-Reformgesetz soll dazu beitragen, den Dauerstreit zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern beizulegen. Neu sind u.a. die Festlegung einer maximalen Prüfquote und eine stärkere Unabhängigkeit des bisherigen MDK von den Krankenkassen, der nun als MD in eine eigenständige Körperschaft des öffentlichen Rechts überführt wird. Doch auch die Krankenkassen konnten im Reformgesetzt wichtige Punkte durchsetzen, beispielsweise Strafzahlungen („Aufschläge“) für fehlerhafte Krankenhausabrechnungen, die 2020 10 Prozent des Differenzbetrages, mindestens jedoch 300 Euro betragen werden und ab 2021 nach dem Anteil der Prüfungen mit Beanstandungen gestaffelt erfolgen sollen. Diese Strafzahlungen könnten verheerende Folgen für die wirtschaftliche Situation der Krankenhäuser haben – bis zur Insolvenz. Ob das Gesetz so tatsächlich das angespannte Verhältnis zwischen Krankenhäusern und Krankenkassen verbessern kann, erscheint mehr als fraglich.