Ein Blick auf die demografische Entwicklung zeigt, dass sich der Fachkräftemangel in den nächsten zehn Jahren nahezu verdreifachen wird. In den weniger attraktiven Branchen wie dem Gesundheitswesen wird das Problem noch stärker durchschlagen. Jedes Krankenhaus sollte deshalb das Thema Personal auf seiner Prioritätenliste ganz nach oben setzen. Doch während Industrie und Mittelstand, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, immer häufiger ihrem Personalbereich zur notwendigen Professionalität und Effizienz verhelfen, ist dies in der Krankenhausbranche noch eine Seltenheit.

Das Thema Geschwindigkeit hat auch bei der Mitarbeitergewinnung eine enorme Bedeutung erlangt. Vor allem junge Bewerber stellen an einen potenziellen Arbeitgeber ähnliche Anforderungen wie an einen E-Commerce-Händler. So erwarten Kandidaten im Bewerbungsprozess beispielsweise, mehrmals (automatisch) über den nächsten Schritt informiert zu werden. Die Mehrheit der Krankenhäuser erfüllt diese Anforderung nicht: Weniger als zehn Prozent versenden eine automatische Eingangsbestätigung zu einer Bewerbung, und mehr als die Hälfte schafft es nicht, dem Bewerber innerhalb von drei Tagen zu antworten.

Wichtigste Einflugschneise ins Unternehmen

Karriere-Webseiten sind auch im Zeitalter von Social Media noch nicht tot. Ganz im Gegenteil: Dieser Bereich ist nach wie vor die zentrale Einflugschneise ins Unternehmen. Sobald über andere Medienkanäle oder persönliche Empfehlungen erstes Interesse geweckt ist, landet fast jeder Bewerber auf der Karriere-Webseite. Dort informiert er sich weiter, um dann im besten Fall seine Bewerbung einzureichen oder per E-Mail oder telefonisch Kontakt aufzunehmen.

Eine aktuelle Studie der Hochschule Rhein-Main bestätigt dies. Dabei schnitten übrigens die Branchenriesen Helios Gesundheit sowie Asklepios besonders gut ab – auch gegenüber anderen Branchen. Eine gute Karriere-Webseite zeichnet sich heutzutage dadurch aus, dass sie auf verschiedene Zielgruppen eingeht, eine gute Benutzerführung bietet, viel Bild- und Videomaterial enthält – Achtung: Authentizität ist wichtiger als perfekte Ausleuchtung – und schließlich auch mit einer modernen E-Recruiting-Software verbunden ist.

Schnellere Prozesse und Zeitersparnis

In Mittelstand und Industrie setzen sich moderne E-Recruiting-Systeme momentan rasant durch. Viele Krankenhäuser verzichten noch darauf, nicht wenige veröffentlichen ihre Stellenausschreibungen gar im PDF-Format. Damit verschenken sie unnötig Reichweite – denn solche Stellenanzeigen sind für die beiden derzeit größten Stellenportale Google for Jobs sowie Indeed nicht lesbar.

Die Bewerbungsmöglichkeit per OnlineFormular, das dann per E-Mail in der Personalabteilung eingeht, ist übrigens noch kein E-Recruiting. Dafür stehen mittlerweile verschiedene Software-Lösungen zur Verfügung, die alle ähnlich funktionieren und die internen Abläufe beschleunigen.

Geht eine neue Bewerbung ein, versenden sie automatisch eine Eingangsbestätigung an den Bewerber, informieren die intern beteiligten Personen automatisch per E-Mail und erinnern sie später nochmals daran. So müssen die Bewerbungen nicht intern hin- und her gesendet werden. Auch das manuelle Nachhalten von Bewerbern und das Einholen von Kollegen-Feedback in umständlichen und fehleranfälligen Excel-Tabellen entfällt damit.

Onboarding und Automation

Stattdessen gibt es ein zentrales BewerberCockpit, das auf einen Blick alle aktuellen Bewerber aufzeigt und nach Stellen oder Bereichen gefiltert werden kann. Allerdings lassen die meisten in Deutschland verwendeten Software-Lösungen noch zwei entscheidende Merkmale vermissen: Unterstützung des Onboardings und mehrstufige Automation. Diese bedeuten nicht nur eine echte Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für die Personalabteilung, sondern steigern auch die Arbeitgeberattraktivität.

Dank Automation fällt es dem Personalteam leichter, möglichst niedrige Hürden für Bewerber zu errichten. Beispielsweise müssen in Online-Bewerbungsformularen nur vier statt zwölf Pflichtfeldern ausgefüllt werden. 75 Prozent der Bewerber suchen heute mobil nach einem Job und können über ihr Smartphone nicht auf alle Dokumente zugreifen. Es gilt also, lieber ein paar ungeeignete Bewerbungen in Kauf zu nehmen als nur eine einzige gute Bewerbung zu verpassen. Denn gute Bewerber kennen ihren Wert und ziehen bei hohen Hürden schnell weiter.

Studien belegen, dass Onboarding ein fester Pflichtbestandteil der Rekrutierung sein sollte. Gerade in den ersten 14 Tagen nach dem Jobstart entscheidet sich, wie lange ein Bewerber beim neuen Arbeitgeber bleibt. Der Onboarding- Prozess beginnt (automatisiert) am besten schon lange vor dem ersten Arbeitstag. Mit einer passenden E-Recruiting-Software ist das sehr einfach. Den Prozess kann man dort exakt definieren und mit einem Klick starten.

Wie und wo man potenzielle Bewerber erreicht

Um ausreichend Bewerber zu erreichen, ist heutzutage die Nutzung mehrerer Kanäle unumgänglich. Klassische Stellenbörsen im Internet werden zunehmend unwirksam. Ihr Geschäftsmodell „Post and Pray“ (sinngemäß übersetzt: „Ausschreiben und beten, dass sich jemand bewirbt“) funktioniert immer seltener. An ihre Stelle treten immer häufiger Dienste und Kanäle, die sich erfolgsabhängig vergüten lassen und nicht mehr auf einem klassischen zeitabhängigen Anzeigenmodell basieren. Einige Anbieter setzen dabei auch auf künstliche Intelligenz (KI) und können dazu auf den Datenschatz von zum Teil mehr als 100 000 Anzeigenkampagnen zurückgreifen. Fortlaufend angepasste
Algorithmen sorgen dafür, dass ProfilZwillinge passender Kandidaten gefunden werden. Die Kosten sind dabei fast immer wesentlich niedriger als bei klassischen Online-Stellenanzeigen. Ergänzend ist es sinnvoll, auch Social-Media-Plattformen zu bespielen.

Mitarbeiterbindung ist wichtiger als -gewinnung

Bei allen Optimierungen, die im Bereich der Rekrutierung noch anstehen, darf nicht vergessen werden, dass die Bindung vorhandener Mitarbeiter wichtiger ist als die Gewinnung neuer Mitarbeiter. Bei hoher Fluktuationsquote sollte daher auch über die Mitarbeiterzufriedenheit nachgedacht werden. Zufriedene Mitarbeiter sind nicht nur leistungsfähiger und seltener krank, sondern fungieren auch als glaubwürdige Botschafter des Arbeitgebers nach außen. Deshalb sollte das Thema Mitarbeiterbindung geklärt sein, bevor eine Agentur mit einer teuren Employer-Branding-Kampagne beauftragt wird. Funktioniert die Mitarbeiterbindung nicht, kann eine Arbeitgeber-Marke nach außen nicht wirken, und eine solche Kampagne wird schnell verpuffen.