Der Alltag in einem Krankenhaus ist wie in anderen Unternehmen auch von bestimmten Prozessen geprägt. Diese sind wichtig, zum einen, um Vorgaben für Qualitätsstandards zu gewährleisten, und zum anderen, um diese Abläufe dokumentieren zu können. Doch weil sich die Rahmenbedingungen des Krankenhausalltags häufig ändern, müssen die Prozesse entsprechend an die neue Situation angepasst werden. Dabei hilft ein effektives und schlankes Prozessmanagement. Und das kann am besten auf einer interdisziplinären Ebene ausgearbeitet werden.

Landkarten verschaffen Orientierung und Akzeptanz

Ganz gleich, ob es um die Prozessoptimierung auf der Station, im Operationssaal oder in der Verwaltung geht: Erfahrene Mitarbeiter aus allen relevanten Disziplinen können Lücken, unnötige Dopplungen in den Abläufen oder ungünstige Strukturen im System besser aufdecken und beleuchten, als ein externer Berater. Um sichtbar zu machen, wie die verschiedenen Bereiche und Prozessebenen eines Krankenhauses miteinander zusammenhängen und auch abhängig voneinander sind, bietet es sich an, eine Prozesslandkarte zu erstellen. Dabei stellen Forschung, Lehre und Krankenversorgung mit Diagnostik und Therapie die Kernprozesse dar. Diese werden unterstützt von Prozessen aus den Bereichen Labor oder Radiologie ebenso wie durch jene aus den Bereichen IT, Einkauf, Logistik oder Personal. So tragen alle Prozessebenen zum Erfolg des Unternehmens bei. Diese so geschaffene Transparenz kann die Mitarbeiter darin unterstützen, Potentiale aufzudecken, welche ihre Arbeit effizienter macht. Gleichzeitig macht sie die täglichen Herausforderungen der anderen Mitarbeiter für alle sichtbar.

Mitarbeit an der Veränderung hebt die Moral

Wenn der Überblick geschaffen ist, geht es darum, die Arbeitsabläufe im Einzelnen unter die Lupe zu nehmen. Dabei ist es wichtig zu identifizieren, wo im Alltag zum Beispiel zu viel gesucht oder doppelt gearbeitet und gelaufen wird. Dieser daraus resultierende Zeit- oder Informationsverslust kann dazu beitragen, die Toleranzgrenze für Stress und Frust bei den Mitarbeitern zu senken. Daher ist es für ein gesundes Prozessmanagement essentiell, wenn Vertreter aus allen Bereichen des Krankenhauses daran mitarbeiten die Arbeitsprozesse zu entschlacken, neu zu überdenken, zu organisieren und verständlicher zu machen. Zudem macht es Sinn, eine vertrauensvolle Feedback-Kultur in Richtung der Verantwortlichen zu pflegen. Denn: Mitarbeiter, die täglich mit den verschiedenen Prozessen zu tun haben, merken am schnellsten wenn etwas „so nicht geht“ und stellen damit wichtige Stellschrauben dar.