Kliniken sind im Krisen- und Verteidigungsfall Teil der gesamtstaatlichen Durchhaltefähigkeit. Die Materialversorgung der Häuser ist entsprechend eine Führungsaufgabe, denn: Ohne definierte Notfallartikel, transparente Reichweiten und verlässliche Substitutionsregeln entscheidet nicht die medizinische Priorität – sondern der Zufall der Lieferkette über die Behandlung.
Das Universitätsklinikum Halle (Saale) hat daher im Austausch mit anderen Kliniken, Einkaufsgemeinschaften, der Bundeswehr und anderen Beteiligten ein Resilienzkonzept entwickelt, welches politische Zielsetzungen in konkret betreibbare Strukturen übersetzt.
Warum jetzt?
Die Sicherheitslage in Europa hat sich grundlegend verändert. Der „Operationsplan Deutschland“ bindet die zivile Gesundheitsversorgung erstmals systematisch in Krisen- und Verteidigungsfälle ein. Kliniken müssen mit einer sehr hohen Zahl an Verletzten rechnen – ihre Behandlungsfähigkeit hängt direkt an der gesicherten Versorgung mit Arzneimitteln und Medizinprodukten. Im Spannungs- und Verteidigungsfall kommen zusätzliche Aufgaben hinzu, insbesondere die Amtshilfe für militärische und weitere zivile Organisationen. Ein ziviles Äquivalent zum militärischen Operationsplan Deutschland fehlt noch. Entscheidend ist, dass Versorgungssicherheit kein Projekt ist, das man irgendwann startet. Die Strukturen müssen stehen, bevor die Krise eintritt.
Spätestens COVID-19 hat uns die Verwundbarkeit heutiger Lieferketten offengelegt. Ohne Transparenz über Bestände und Lieferfähigkeiten kam es zu Fehlallokationen, Preisspekulationen und regionalen Versorgungslücken. Was damals eine Pandemie auslöste, können heute geopolitische Konflikte, Naturkatastrophen oder hybride Bedrohungen bewirken.
Die Antwort darauf ist weniger eine Frage der Quadratmeter Lagerfläche als eine Frage von Daten, Standards und Governance. In der öffentlichen Debatte um Krisenvorsorge dominiert ein Reflex: mehr lagern. Doch bevor über Lagerflächen und Mindestreichweiten gesprochen wird, muss die grundlegende Frage beantwortet werden: Was genau soll bevorratet werden?
Die Substitutionslücke
Für Arzneimittel existiert eine etablierte Logik. Artikel sind hier eindeutig beschrieben und über die Pharmazentralnummer (PZN) identifizierbar und substituierbar. Für medizinische Verbrauchsmaterialien fehlt eine vergleichbare, flächendeckende Stammdatenbasis – obwohl deren Volumen das der Apothekenartikel um Faktor 10 bis 20 im kritischen Artikelbereich übersteigt. Die Folgen sind uneinheitliche und nicht vergleichbare Artikelinformationen, manuelle Substitutionssuche unter Zeitdruck und unscharfe Bevorratung.
Geht man die Praxis am Beispiel von Perfusorspritzen durch, ergeben sich bei einem kurzfristigen Ausfall eines Lieferanten folgende Fragen:
- Welche Alternativen sind verfügbar und zugelassen?
- Sind diese mit dem vorhandenen Gerätepark kompatibel?
- Passen diese in etablierte Behandlungsstandards und Verbrauchslogiken?
- Wie werden diese vergaberechtlich und vertraglich abgedeckt?
Ohne standardisierte Stammdaten und hinterlegte Substitutionspfade wird daraus ein manueller Prüfprozess – fehleranfällig, nicht skalierbar und zwischen Einrichtungen kaum bis gar nicht übertragbar. So wird die gleiche Arbeit bisher dutzendfach in verschiedenen Häusern immer wieder aufs Neue verrichtet.
Nutzen für alle Beteiligten
- Für Kliniken: Gesicherte Behandlungsfähigkeit durch definierte Sortimente, Mindestreichweiten und Rotationsmodelle. Reduzierte Führungs-, Haftungs- und Reputationsrisiken durch klare Rollen und Entscheidungslogiken.
- Für Einkaufsleitungen: Standards und hinterlegte Substitutionspfade ersetzen die manuelle Suche unter Zeitdruck. Koordinierte Rotation senkt Verfall und Kosten. Die Einkaufsfunktion wird zur steuernden Governance-Rolle aufgewertet.
- Für Einkaufsgemeinschaften: Bündelung von Nachfrage und Reduktion von Marktfragmentierung ermöglichen schnellere, koordinierte Marktreaktionen. Aufwertung der steuernden Rolle.
- Für Lieferanten: Abgestimmte Bedarfsmengen und ein gemeinsames Lagebild erhöhen Planungs- und Investitionssicherheit.
- Für die Bundeswehr: Planbare Anknüpfungspunkte zur zivilen Versorgung, einheitliche Standards und reduzierte Reibungsverluste sowie eine transparente medizinischlogistische Lagebilddarstellung.
- Für die Politik: Eine entscheidungsreife Blaupause für rechtliche, finanzielle und organisatorische Maßnahmen.
Wie gegensteuern?
Alles beginnt mit einer strukturierten Definition des Basissortiments. In der Praxis hat sich ein dreistufiges Vorgehen bewährt: Erstens eine Kernliste (150 bis 200 Positionen) mit 80/20-basiertem Einstieg für Notfallartikel der Akutversorgung. Zweitens geprüfte Alternativen je Kernartikel, validiert durch medizinische Fachkräfte. Drittens Fachmodule für spezialisierte Bereiche (z. B. Unfallchirurgie, Intensivmedizin, Pädiatrie). Vorhandene Listen und Erfahrungen sind wertvoll und sollten in jedem Fall berücksichtigt werden.
Die Stammdatenbasis liefert das Health Care Data Portal (HCDP), eine herstellerunabhängige Datenbank für medizinische Verbrauchsmaterialien. Als verbindendes Element dient die NATO Stock Number (NSN) für den zivil-militärischen und internationalen Artikelabgleich. Das erweiterte HCDP stellt das funktionale Äquivalent zu diversen Arzneimitteldatenbanken dar – NATO-anschlussfähig und potenziell für Verbündete nutzbar.
Die zentrale These: Ohne systematische Artikelbestimmung ist Bevorratung teures Horten mit unklarem Nutzen. Die Artikelbestimmung ist die intellektuelle Vorleistung, ohne die Bevorratung, Rotation und Steuerung ins Leere laufen.
Zentrale Daten- und Steuerungsplattform
Das Resilienzkonzept beschreibt keine Parallellösung zu bestehenden Systemen. Im Kern steht eine Plattform, die vorhandene Warenwirtschaftssysteme, Einkaufsplattformen und Branchenportale integriert und um drei Funktionsebenen erweitert: Stammdaten, Bestandsmonitoring und Steuerungslogik. Entscheidend ist: Es geht um eine technische und methodische Lösung, die sukzessive ausgerollt wird – keine Vielzahl isolierter regionaler Einzellösungen.
Ebene 1: Stammdatenbasis
Das HCDP als herstellerunabhängige Stammdatenquelle, diverse Datenbanken für Arzneimittel als etablierte Referenz, die NATO Stock Number als Brücke für den zivil-militärischen Abgleich sowie zentral hinterlegte Substitutionspfade mit Anwendungsrestriktionen und Freigabestatus bilden das gemeinsame Vokabular.
Perspektivisch sollte auch die europäische Datenbank für Medizinprodukte (EUDAMED) an die Plattform angebunden werden. EUDAMED enthält künftig EU-weit harmonisierte Registrierungsdaten, UDI-Nummern (Unique Device Identification) und Sicherheitsinformationen zu Medizinprodukten. Eine Anbindung würde die Stammdatenqualität erhöhen, die Identifikation zugelassener Substitute beschleunigen und die regulatorische Konformität sicherstellen – insbesondere bei grenzüberschreitender Beschaffung im Bündnisfall. Darüber hinaus würde die Stammdatenqualität im Klinikalltag deutlich gesteigert werden.
Ebene 2: Bestandsmonitoring und Lageübersicht
Auf der Betriebsebene werden Bewegungsdaten zusammengeführt: Angebot (Lieferfähigkeit, Produktionsprognosen) und Nachfrage (Bestände, Bedarfe). Entscheidend ist nicht „Bestände in Stück“, sondern Reichweite in Tagen – bezogen auf definierte Szenarien und prognostizierten Bedarfe. Kernfunktionen umfassen die elektronische Erfassung von Beständen und Haltbarkeiten, risikobasierte Reichweitenberechnung, sichtbare Substitutionspfade am Artikel sowie spätere Schnittstellenfähigkeit zu bestehenden Warenwirtschafts- und ERP-Systemen.
Für den standardisierten Austausch von Bewegungsdaten zwischen Kliniken, Einkaufsgemeinschaften und Lieferanten bietet sich der EPCIS-Standard (Electronic Product Code Information Services) der GS1 an. EPCIS beschreibt ereignisbasiert, was, wann, wo und warum mit einem Produkt geschehen ist – von der Wareneingangserfassung über Lagerbewegungen bis zur Ausgabe an die Station. Da viele Kliniken und Lieferanten bereits GS1-Barcodes nutzen, kann EPCIS auf vorhandenen Identifikationsstrukturen aufsetzen und den Datenaustausch ohne proprietäre Schnittstellen ermöglichen.
Ebene 3: Auswertung und Lagebild
Die Plattform stellt aufwachsend aus den regionalen Clustern, der Bundeslandebene und der Kleeblattregion die medizinisch-logistische Lage dar. Steuerungsmechanismen umfassen maschinell generierte Vorschläge für Tausch, Rotation oder Beschaffung (menschlich freigegeben), koordinierte Rotation vor Verfall sowie eine Eskalationslogik mit definierten Auslösern für den Übergang in den Krisenmodus. Gesteuert wird nach dem „Human-in-the-Loop“-Ansatz – die Technik empfiehlt, der Mensch entscheidet. Im Falle von Arzneimitteln bedarf es hierfür einer gesonderten rechtlichen Regelung im Rahmen der Krisenvorsorge.
So regional wie möglich, so zentral wie nötig
Es wird nicht eine Vielzahl regionaler technischer Einzellösungen geschaffen, sondern eine einheitliche Lösung, die sukzessive ausgerollt und gemeinsam weiterentwickelt wird.
- Regionale Cluster: Kliniken einer Region arbeiten verbindlich zusammen. Großkliniken übernehmen eine Koordinationsfunktion und entwickeln Methoden und Werkzeuge, die auch kleineren Häusern zur Verfügung stehen. Die regionalen Partner sollen sich kennen und vertrauen.
- Kernteam statt Wasserkopf: Ein schlagkräftiges Team aus Vertretern interessierter Kliniken oder Klinikverbünde treibt die Umsetzung voran. Dieses Team erweitert das Resilienzkonzept zu einem Materialsteuerungskonzept und steht der Politik als fachkundiger Ansprechpartner zur Verfügung, um gesetzliche Vorgaben so mitzugestalten, dass sie der Resilienz wirklich helfen.
- Einkaufsgemeinschaften als Partner: Deren Know-how bei vergabe- und vertragsrechtlichen Themen sowie bei der Bewertung der Lieferkette ist von Vorteil. Sie unterstützen bei Artikeldefinition, Mehrlieferantenstrategien, Stammdatenpflege und Ausschreibungen.
- Zivil-militärische Schnittstelle: Der Sanitätsdienst der Bundeswehr ist strategischer Mitgestalter. Die Zusammenarbeit zielt auf fortlaufenden Austausch, ein gemeinsames Lagebild, strukturierte Amtshilfe und Materialrotation in Bundeswehrlagern.
Eine überregionale Abstimmung mit dem Bundesgesundheitsministerium, dem Bundesinnenministerium, dem Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) und den verantwortlichen Landesministerien stellt sicher, dass die Klinikcluster bundesweit anschlussfähig bleiben.
Erste Schritte und Ausblick
Der Einstieg ist pragmatisch: Kernteam mandatieren, Startumfang der Kernliste nach der 80/20-Regel beschließen, einfache Meldestrecke über Web freigeben. Innerhalb von 18 Monaten sind belastbare Ergebnisse in Form von eingeübten regionalen Netzwerken, freigegebenen Notfallartikellisten mit geprüften Alternativen und schnellem Artikelabgleich über NATO-anschlussfähige Artikelnummern erreichbar. Das Konzept ist modular und skalierbar angelegt. Es beginnt mit einem Kernteam aus Kliniken und ist bundesweit anschlussfähig. Die erarbeiteten Werkzeuge, Prozesse und Ergebnisse sind auf weitere Kliniken übertragbar.
Analog zu privatwirtschaftlichen Best Practices – etwa Supply-Chain-Control-Towers und digitalen Zwillingen – kann die Plattform perspektivisch um Simulationsfähigkeiten erweitert werden: „Was-wäre-wenn“-Analysen für den Ausfall einzelner Lieferanten oder Transportwege ermöglichen es, Engpässe vorab zu identifizieren und vorbereitete Alternativoptionen zu aktivieren.
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