Die Anforderungen an die Anwender von Medizingeräten werden immer komplexer. Für viele stellt sich die Frage, wie sie in Zeiten immer umfangreicherer Digitalisierung und Geräte-Vernetzung noch „den Überblick behalten“.

Die bisher analoge Gerätetechnik war durch die Hardware definiert und meist über den gesamten Lebenszyklus der Geräte gleich. Wurden Geräte umgerüstet, ging das über einen manuellen Prozess. In der digitalen Gerätewelt sind die Funktionen zunehmend durch Software-Features geprägt, die auf individuellen Geräten unterschiedlich sein können. Daher kann es sein, dass äußerlich baugleiche Geräte mit unterschiedlichen Funktionen im Einsatz sind. Geräteanwender sind deshalb mit geräteindividuellen Unterschieden konfrontiert. Außerdem gibt es verschiedene Sicherheitsrisiken – je nach Gerät, Update, Upgrade-Status.

Die Verwaltung medizinischer Geräte vom EKG über das Sonographie- hin bis zum Röntgengerät bedeutet bisher einen erheblichen Arbeitsaufwand im Alltag von Gesundheitseinrichtungen. Gerade OP-Zentren und Kliniken, müssen oft auf selbst entwickelte Lösungen zurückgreifen, um Gerätebestandslisten aktuell zu halten, Geräteeinweisungen zu dokumentieren, Sicherheitsmeldungen zu verfolgen oder Prüf- und Reparaturintervalle zu organisieren. Bisher zählen zu diesen Lösungen überwiegend Papierlisten, Hängeregister, Excel-Tabellen oder Datenbanken, auf die nur eine begrenzte Anzahl von Personen Zugriff haben.

Neben den Gerätestammdaten- und dem Instandhaltungsmanagement ist es heute zunehmend wichtig, die Betriebs- und Prozessdaten im Blick zu haben und diese mit neuen Lösungen in der Medizintechnik abzugleichen. Nutzbringende Technologien werden von den Patienten schnell erkannt und das Vertrauen in die medizinische Kompetenz wird auch zunehmend von digitalisierten Serviceangeboten geprägt sein.

Doch die bisher etablierten Lösungen (z.B. IT-Datenbanken) sind oft zu teuer und zu mächtig. Geschlossene Datenbanksysteme in der Medizintechnik müssen sich erst einmal wandeln, damit die Daten mit anderen Systemen ausgetauscht werden können. Die standardisierte Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen wird zum Schlüssel.

Hier setzt das neue System von Samedis.care, einem Spin-Off-Unternehmen der Sana Kliniken AG an. Anwender, Hersteller und Techniker in der Medizintechnik werden in einem Portal umfangreich vernetzt. Das beschleunigt und vereinfacht die Prozesse im ambulanten und stationären Alltag. Seit 2006 wurden die Grundfunktionen anhand der Erfahrungen des Sana-Konzerns weiterentwickelt. Inzwischen wird die Plattform nicht mehr nur von den Sana-Kliniken selbst, sondern auch von Kliniken und OP-Zentren außerhalb des Konzerns genutzt. Dabei wird in Zusammenarbeit mit den Nutzern die Plattform ständig angepasst und nach deren Bedürfnissen weiterentwickelt.

Ob stationär oder mobil: Zugriff jederzeit möglich

„Bei Samedis.care wird die Inventarisierung der Geräte durch eine App (Android und IOS) und einen Gerätekatalog unterstützt, in dem bereits die Katalogdaten der Geräte hinterlegt sind. Zudem sind auch Bilder und Gebrauchsanweisungen in digitaler Form vorhanden. Diese Daten werden künftig direkt von der Industrie bereitgestellt und stets aktualisiert“, erklärt Thomas Merz, Geschäftsführer und Gründer der Samedis.care GmbH.

Bei der Inventarisierung erhalten die Geräte einen eindeutigen Code und können mit einem QR-Code gekennzeichnet werden, der es dem Anwender ermöglicht, direkte Informationen zum jeweiligen Gerät über ein beliebiges mobiles Endgerät zu beziehen oder zu hinterlegen. So kann voll digital und papierlos dokumentiert und zunehmend auch innerhalb des Portals in Form von Prozessen und Statusmeldungen kommuniziert werden. Die Klinik für Psychiatrie der Evangelischen Stiftung Tannenhof in Remscheid hat das System seit einem Jahr in der Anwendung. Michael Aschauer, Leiter der Informationstechnik: „Wir haben es jetzt über sämtliche Stationen des Hauses ausgerollt. Auf einen Blick kann ich sehen, welche medizinischen Geräte wo im Einsatz sind, wie der Prüfstatus ist und vieles mehr. Gerade heute war die Frage, wo das nächste verfügbare Absauggerät ist – mit einem Klick war es gefunden.“ Derzeit wird die Wirtschaftsabteilung auf das System geschult und übernimmt künftig die laufende Inventarisierung der Geräte.  Die Klinik verspricht sich eine erhöhte Patientensicherheit durch ein transparentes Einweisungsmanagement.

Den Machern der webbasierten Plattform war es wichtig, Information und Wissen zu vernetzen, um einen Mehrwert für die Kunden in Form einer Wissenscloud zu schaffen.

Eine Cloud für alles

Über die Cloud können Nutzer Wartungen, Prüfungen sowie Reparaturen steuern und dokumentieren. Genauso lassen sich Geräteeinweisungen organisieren. Allein dies macht die Nachverfolgbarkeit, welche Mitarbeiter in welches Gerät eingewiesen wurden, über viele Jahre hinweg möglich. Zudem spart es in erheblichem Maße Aufwendungen für Papier und Druck. In einer einzigen Applikation werden die Nutzer von Anfang an begleitet – bei der Anwenderdokumentation, Meldung von Vorkommnissen, Umsetzung von neuen rechtlichen Anforderungen oder Nachweiserbringung bei einer Überprüfung. Viele manuelle Eingaben entfallen dadurch.

Aufgrund der webbasierten Oberfläche benötigen die Kliniken keine eigene Hardware. Eine Cloud reicht für alle Ressourcen zur sicheren Speicherung und Archivierung von Daten. „Der Zugriff auf die Plattform ist mit unterschiedlichen Geräten, egal ob stationär oder mobil, jederzeit möglich“, so Merz. Daten können geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, indem entsprechende Zugriffsrechte für Mitarbeiter oder Servicepartner eingerichtet werden. Rechtlich notwendige Anpassungen werden zentral umgesetzt und stehen für alle Anwender automatisch zur Verfügung.

Praxistauglich und effizient

In der Klinik Josephinum gAG in München wurde mit Samedis.care zunächst eine Geräteinventur gemacht. Rebecca Vorwald, Qualitätsmanagementbeauftragte: „An zwei Tagen hatten wir mit drei eigenen Mitarbeitern und der Hilfe von Samedis 80 Prozent unserer Geräte im System. Jetzt erfolgen auch die Einweisungen, die bisher auf Papier waren, über das Portal.“ Bei Prüfungsergebnissen der Geräte be-komme man keine umständlichen PDF-Dokumente mehr, Defektmeldungen seien nun übersichtlich, der administrative Aufwand sinkt. Mitarbeiter in der Pflege hätten nun wieder mehr Zeit für die Patienten und niemand müsse sich mehr durch Papiere und Excel-Tabellen wühlen.

Der größte Vorteil für die Zukunft ist, dass ein standardisierter Datenaustausch und die Kommunikation mit anderen Plattformen und spezialisierten Lösungen erfolgen kann.

Merz weiß: „Der größte Vorteil für die Zukunft ist, dass ein standardisierter Datenaustausch und die Kommunikation mit anderen Plattformen und spezialisierten Lösungen erfolgen kann“. Dazu werden bereits Daten-Kommunikationsserver eingebunden. So bestehen bereits Kooperationen mit Unternehmen im Bereich Gerätetracking, die keine aufwendigen Schnittstellen mehr in lokale Medizintechnik- oder Instandhaltungs-Datenbanken benötigen.

Das Samedis-System stellt die Medizintechnik-Prozesse in den Fokus, standardisiert diese und macht sie für alle Anwender funktional. Es ist gleichzeitig skalierbar: „Es ist eine zentrale Plattform, die konnektiert und eben nicht aus 25 Einzelschnittstellen und mehreren Tools besteht“, erklärt Merz. Die größte Herausforderung sei, für alle Entwicklungen offen zu sein und den Nutzern in der Weiterentwicklung zuzuhören. Einer der Grundgedanken des auf offenen Schnittstellen (REST-API‘s) aufgebauten Systems sei es, Know-how für andere zugänglich zu machen. Ähnliche Lösungen in anderen Branchen wie zum Beispiel HubSpot - eine Plattformlösung für Produktvermarktung und Verkaufsprozesse - zeigen, dass Cloud-Plattformen das zeitgemäße Medium sind, ist sich der IT-Experte sicher.

Zielgenaue Sicherheitsmeldungen

In welchem Umfang die Daten, die durch höchste IT-Sicherheitsstandards gesichert sind, in die Cloud eingespeist werden, kann individuell entschieden werden und hängt davon ab, welche Funktionen der Plattform genutzt werden. Alle eingegebenen Daten werden dabei nach neuestem Stand der Technik datenschutzkonform auf deutschem Boden verschlüsselt und in der Cloud gesichert, so dass kein Zugriff durch Dritte möglich ist. Experten sprechen hier vom „Owner“ dem Daten-Besitzen. Das heißt, derjenige, der die Daten in das System einpflegt, ist automatisch auch Besitzer dieser Daten. „Der Nutzer entscheidet, welche Daten er einspielt und für weitere Services freigeben möchte. Es gibt außerdem allgemein zugängliche Daten, die zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit eines Push-Dienstes für Sicherheitsmeldungen, der den Nutzer für seine Geräte erreicht.

Wegen der Vielzahl der im Markt befind-lichen Medizinprodukte liegt auf dem Thema Sicherheitsmeldungen ein großer Fokus. Seit der Einführung des Medizinprodukte-Sicherheitsbeauftragten hat die Industrie zwar einen Ansprechpartner in größeren Gesundheitseinrichtungen, doch es gelingt auch aufgrund der Rotation des Einsatzortes der Geräte oft nicht, die Meldungen zielgenau in den Kliniken zu platzieren. Die Medizinprodukte-Sicherheitsbeauftragten müssen im Falle von Sicherheitsmeldungen recherchieren, inwiefern sie überhaupt von dem Problem betroffen sind. Auch hierfür bietet Samedis.care hier künftig eine Vereinfachung und Sicherheit. So erreicht die Industrie die betroffenen, an die Plattform angeschlossenen Einrichtungen direkt: Sicherheitsmeldungen werden zentral erfasst, geroutet und an die Nutzer versandt – zielgerichtet für jene Geräte, die vor Ort im Einsatz sind, was auch die Patientensicherheit erhöht.

Entscheidet sich eine Einrichtung für die Nutzung, werden nach der Registrierung im Portal die entsprechenden Gerätedaten hinterlegt. Kleinere Anwender können das für sie passende Abo -angepasst an die Geräteanzahl - aus vier verschiedenen Möglichkeiten heraussuchen. Für größere Einrichtungen stehen individuelle Services und Preise (rund ein Euro pro Gerät jährlich) zur Verfügung.

Den Möglichkeiten für weitere Verwendungen sind keine Grenzen gesetzt. So wird bereits an der Verfügbarkeit von Gebrauchsanweisungen, Videos und digitalen Schulungs- und Simulationstrainings gearbeitet, um qualitätsgesicherte Informationen für den Alltag zur Verfügung zu stellen.