Das GKV-Versorgungsstärkungsgesetz verpflichtet Kliniken gesetzlich Versicherten ein Entlassmanagement anzubieten. Der Rahmenvertrag Entlassmanagement, der 2017 zwischen dem GKV-Spitzenverband, der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) geschlossen wurde, regelt verbindlich den Rahmen, wie sich Kliniken um die Nachversorgung ihrer Patienten kümmern müssen.
Mit dem 2020 beschlossenen Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) hat die Thematik noch einmal einen deutlichen Schub bekommen: Das digitale Entlassmanagement wurde für Krankenhäuser verpflichtend. Kliniken, die es nicht einführen, müssen künftig mit finanziellen Sanktionen rechnen.
Sana setzt mit Recare auf digitale Lösungen
In einer Zeit, in der das Gesundheitswesen unter ständigem Druck steht und die Anforderungen an eine reibungslose Patientenversorgung steigen, setzen immer mehr Krankenhäuser auf digitale Lösungen. So auch Sana und Recare, die durch ihre Zusammenarbeit die Prozesse zur Nachversorgung von Patienten standardisieren und damit effizienter gestalten wollen. „Ziel ist es, mit der Nutzung einer gemeinsamen Entlassmanagement-Plattform in allen Häusern die Nachversorgung – und damit die Zufriedenheit – der Patienten zu verbessern und gleichzeitig den Kolleginnen und Kollegen die Arbeit zu erleichtern“, erklärt Stefanie Kemp, Vorstandsmitglied und Chief Transformation Officer (CTO) bei der Sana Kliniken AG.
Einige Sana-Kliniken haben auch bisher beim Thema Entlassmanagement schon mit Recare gearbeitet, andere mit anderen Plattformen bzw. auf ganz anderen Wegen. Im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie hatte der Gesundheitskonzern das digitale Entlass- und Überleitungsmanagement im letzten Jahr ausgeschrieben. Die Wahl fiel schließlich auf Recare.
Alle Sana Kliniken sollen auf einen einheitlichen digitalen Prozess zugreifen können.
Einige Monate lang wurde daher auf beiden Seiten daran gearbeitet, alle Häuser auf die Plattform des Technologieunternehmens Recare umzustellen, so dass alle Sana Kliniken auf einen einheitlichen digitalen Prozess zugreifen können. CTO Kemp ist sich sicher, dass „wir so unseren Patientinnen und Patienten helfen, nach ihrem Krankenhausaufenthalt schnell und gut eine anschließende Weiterbehandlung zu erhalten“. Mit Recare haben die Häuser die Möglichkeit, ein großes Netz entsprechender Anbieter zu kontaktieren, welches sich stetig weiterentwickelt.
Der Roll-out der Entlassmanagement-Plattform Recare ist mittlerweile bei drei Viertel aller 46 Sana Klinik-Standorte erfolgt – zum Großteil mit aktiver KIS-Schnittstelle. kma hat daher mit zwei Sana-Kliniken über ihre Implementierungserfahrungen gesprochen.
Sana und seine KIS-Schnittstellen
Um die Recare-Plattform optimal nutzen zu können, ist eine Schnittstelle zum vom Krankenhaus genutzten Krankenhausinformationssystem (KIS) sinnvoll. „Wir nutzen bei Sana ja alle gängigen KIS und jedes Haus passt sein System auf seine individuellen Bedürfnisse an. Diese Unterschiede müssen auch bei der Schnittstellenkonfiguration mit Recare berücksichtigt werden. Bei uns in Pinneberg und Elmshorn ist diese KIS-Schnittstelle schon implementiert und mir erleichtert sie an vielen Stellen die tägliche Arbeit. Diese hatten wir vor der konzernweiten Kooperation nicht. Mit der Schnittstelle ist das Handling der Plattform jedoch noch einmal deutlich komfortabler geworden“, erklärt Sandra Griese vom Regio Klinikverbund mit Standorten Elmshorn und Pinneberg.
Routinedaten wie Name und Versicherung der behandelten Person – aber eben auch individuell festgelegte medizinische Daten, Diagnosen oder Indizes – können per Knopfdruck für die Umsetzung des Entlassmanagement-Prozesses aus dem KIS gezogen werden. „Hier kann jedes Haus mit Recare zusammen definieren, welche Daten relevant für sie sind“, führt Vorständin Kemp aus. Zudem werde derzeit eine weitere Schnittstelle final definiert, mit der für das Entlassmanagement relevante Dokumente aus dem KIS auf Recare hochgeladen und somit für Dokumentenübermittlung vereinfacht werde.
Regiokliniken Pinneberg und Elmshorn: Partner der ersten Stunde
„Entlassmanagement findet auf verschiedenen Ebenen statt – nicht nur durch den Sozialdienst, sondern auch auf Station, durch die Ärzte, die Therapeuten etc.“, weiß Griese, die seit 2011 Teamleitung Versorgungsmanagement am Regio Klinikverbund ist. Der Verbund selbst hat sich bereits seit 2005, also weit vor dem KHZG, mit dem Thema befasst, die Wichtigkeit einer strukturierten Entlassplanung erkannt und das Versorgungsmanagement implementiert.
Der Klinikverbund arbeitet bereits seit 2018 mit der Recare-Plattform – also schon seit der Anfangsphase des Unternehmens. Griese beschreibt die Implementierung als schlank und unkompliziert. Auch die technische Umsetzung sei problemlos gelaufen, die webbasierte Lösung brauche für die Nutzung im Alltag lediglich eine Internetverbindung. Die Mitarbeitenden bekamen Nutzerkonten sowie Schulungen und konnten dann unmittelbar die pflegerische Überleitung starten. Griese schildert ihre Erfahrungen aus den letzten Jahren: „Recare entlastet mich bei meiner täglichen Arbeit. Wenn ich ein Profil eingestellt habe, weiß ich, dass die Technik im Hintergrund für mich arbeitet und hunderte von Nachversorgern abgleicht. Ich kann dann andere wichtige Dinge tun. Wenn ich Luft habe, schaue ich mir in Ruhe an, wer in Frage kommt, und telefoniere dann eventuell auch mit der Einrichtung. Die Suche nach ambulanten Pflegediensten läuft besonders gut.“
Die Suche und Annahme von Gesuchen ist mit der digitalen Lösung nicht mehr auf bestimmte Zeitfenster beschränkt. Jede Seite – sowohl das Krankenhaus als auch der Nachversorger – kann die Anfrage bearbeiten, wenn sie Zeit hat; dies kann auch außerhalb der typischen Bürozeiten geschehen. Das entlastet auch die häufig in Teilzeit arbeitenden Sozialdienst-Teams. Aber auch für die Nachversorger bietet das digitale Entlassmanagement große Flexibilität, denn die Anfragenbearbeitung kann im eigenen Rhythmus erfolgen, ohne z.B. von Telefonanrufen unterbrochen zu werden. Griese hebt daneben noch einen weiteren klaren Vorteil hervor: „Mit der Anfrage über die Plattform habe ich automatisch die Dokumentation für den Medizinischen Dienst“, sagt die Teamleitung.
Es kann nur gut laufen, wenn die Nachversorger mitspielen.
Das Fazit der Verantwortlichen aus dem Regio Klinikverbund in der Nähe von Hamburg lautet: „Bei Pflegediensten läuft die Suche nach Nachversorgern super, da kriegen wir teilweise innerhalb von zwei Minuten Rückmeldungen und müssen dann nur noch schauen, ob die Matches zu den Patientinnen und Patienten passen. Bei den Modulen, die wir erst seit Kurzem nutzen, gibt es naturgemäß noch etwas Luft nach oben. Man muss aber ehrlicherweise sagen, dass es eben nur gut laufen kann, wenn die Nachversorger mitspielen.“
Problem: Digitalisierungsgrad der Nachversorger
Hier wird ein Problem sichtbar, auf das weder Kliniken noch Betreiber von Entlass-Plattformen Einfluss haben: die Rückmeldequote der Nachversorger. Gerade bei Pflege- und Altenheimen dominiert häufig noch eine analoge Arbeitsweise den Prozess. Und da diese Nachversorger keine Pflicht zur Digitalisierung haben, treiben sie diese häufig nicht mit Hochdruck voran.
Dieses Problem kennt und beklagt auch Griese: „Diese Hybridsituation von Fax und digitaler Plattform ist mitunter sehr anstrengend. Aber da müssen wir uns auch als Kliniken umorientieren und gegenüber den Alten- und Pflegeheimen beispielsweise klarstellen, dass nach Jahresende keine Faxe mehr geschickt werden“, erklärt sie und reflektiert dabei auch die Stellung der Kliniken in diesem Prozess kritisch.
Diese Hybridsituation von Fax und digitaler Plattform ist mitunter sehr anstrengend. Aber da müssen wir uns auch als Kliniken umorientieren.
Dabei kann die Plattform weit mehr als die bloße Suche nach freien Plätzen und Dokumentation und bietet auch für die Nachversorger Vorteile. Ein Szenario ist: Häufig sind die Nachversorger bis auf ein Bett – mit besonderen Anforderungen – belegt. Über die aktive Hinterlegung bestimmter Kriterien und einen spezifischen Suchauftrag auf der Plattform können die Nachversorger die Anfragen steuern. Selbst, wenn sie ihre generellen Verfügbarkeiten für die Kliniken eigentlich ausgeschaltet haben, erhalten sie bei dieser Variante dennoch zu ihrem speziellen Gesuch passende Anfragen. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten.
Persönlicher Kontakt nach wie vor sinnvoll
Dennoch: Ganz auf den Telefonhörer möchten viele Klinik-Mitarbeitende nicht verzichten. Der persönliche Kontakt, gerade für Kliniken, die in ihrer Region eine solitäre Stellung haben, ist nach wie vor wichtig. Das weiß auch Ksenija Gajski aus der Sana Klinik Landkreis Biberach. Sie hat – im Gegensatz zu Griese – vor dem KHZG die Zusammenarbeit mit den Entlassmanagement-Start-ups abgelehnt.
Gajski hat im Übrigen ebenfalls mit dem Problem zu kämpfen, dass die Nachversorger noch sehr analog unterwegs sind. Daher sah die Realität – bis zur konzernweiten Einführung von Recare – am Klinikum in Biberach so aus, dass „wir einen E-Mail Verteiler hatten, mit dem wir einmal die Woche angefragt haben, wer freie Kapazitäten beispielsweise bei Heimplätzen hat“, erinnert sich Gajski. Auch wenn sie die Erfahrung gemacht hat, dass Kliniken – gerade Regelversorger auf dem Land – nur dann Nachversorger für ihre zu entlassenden Patientinnen und Patienten finden, wenn sie den persönlichen Kontakt weiter pflegen, weiß sie um den gesetzlichen Auftrag für Kliniken, den Prozess zu digitalisieren.
Die Abfrage der Nachversorger übernimmt jetzt die Recare-Plattform für das Klinikum. Mittlerweile sieht die gelernte Gesundheits- und Krankenpflegerin auch weitere positive Aspekte an der Nutzung: „Die Zusammenarbeit und die technische Umsetzung mit Recare hat sehr gut funktioniert. Die Plattform erleichtert eine schnellere Abfrage, die zudem mit besseren und strukturierteren Daten einhergeht. Man kann jetzt aus dem Patientenkontext heraus die Plattform öffnen und bekommt automatisch spezifische Patientendaten bereits bei der Anfrage übermittelt. So kann zielgerichteter nach einer weiteren Versorgung gesucht werden.“ Gajski sieht darüber hinaus den Vorteil, dass man sich nun innerhalb des Konzerns austauschen und gegenseitig bei der Einführung bzw. dem Roll-out unterstützen könne. Das stärke auch die Kommunikation untereinander.
Die Nutzung der Plattform ersetzt für mich als kleines Haus auf dem Land nicht komplett den persönlichen Kontakt.
Zudem hebt sie die Akquise von neuen Nachversorgern seitens Recare als besonders positiv hervor, die sehr engagiert war. Auch die Erleichterungen beim Nachweis der Dokumentation der Nachversorgung erkennt Gajski ohne Wenn und Aber an. Sie sieht die Nutzung der Plattform jedoch nicht als Allheilmittel und zieht folgendes Fazit. „Die Nutzung der Plattform ersetzt für mich als kleines Haus auf dem Land nicht komplett den persönlichen Kontakt. Wir sind immer dran, dass unsere Kolleginnen aus dem Sozialdienst die Einrichtungen kennen und dort zu Infoveranstaltungen gehen. Dennoch möchten wir das digitale Entlassmanagement nicht mehr missen. Denn die Plattform spart Zeit, schafft Transparenz und bringt Erleichterung – auch bei der Dokumentation.“
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