Die Beantwortung der Frage welche Key Performance Indicators (KPI) die richtigen sind, gehört zur Königsdisziplin des Krankenhausmanagements. Die neuen Möglichkeiten intelligenter Analytics Dashboards legen nahe, differenzierte Dashboards für unterschiedliche Wertschöpfungsbereiche zu definieren. Zu differenzieren sind strategische von operativen Dashboards, da sich sowohl die Adressaten als auch die Ziele, die damit verfolgt werden, stark unterscheiden.

Benchmarking hat sich im Bereich der Key Performance Indicators insbesondere im Krankenhaus als feste Größe etablieren können. Aufmerksamkeit sollte das Management deshalb darauflegen, eine valide und repräsentative Benchmarkingdatenbank im Zugriff zu haben, die sowohl qualitative als auch wirtschaftliche Benchmarkings ermöglicht.

Wichtige Kriterien für die Etablierung von KPIs sind:

• Standardisierbarkeit und einfache Erhebung (bestenfalls aus Routinedaten)
• Unabhängigkeit von bestimmten Zeiträumen, sodass Zeitreihen gebildet und verglichen werden können.
• Turnusmäßige Messung im Rahmen eines standardisierten Berichtswesens. Die KPIs werden diskutiert und von allen Beteiligten akzeptiert.
• Eignung für das Benchmarking

KPIs der Qualität

Die Qualität rückt von Patientenseite und auch im Rahmen der neuen Krankenhausplanungsoffensiven immer stärker in den Fokus. Schwerpunktbildung, Mindestmengen, Komplikationsraten und nosokomiale Infektionen sind ein wichtiges Kriterium bei der Krankenhausauswahl geworden. Sie sind nicht nur für Patienten relevant, sondern auch ökonomisch äußerst wichtig.

Komplikationsraten und nosokomiale Infektionen zählen zu den größten Kostentreibern im Krankenhaus.  Benchmarks zeigen, dass die aus Verweildauerverlängerungen resultierenden Nettokosten von nosokomialen Infektionen in Krankenhäusern zwischen 200-500 Betten im Median über 800.000 Euro pro Jahr liegen (Abbildung 1). Der Faktor der Patientenwanderung kommt hier noch on top.

Beide KPIs können durch intelligente Softwaretools mittlerweile in ein Standardberichtswesen integriert werden und je nach Leistungsspektrum der Fachabteilungen spezifiziert werden. Auch hier ist der Benchmarkingfaktor essenziell, da eine Bewertung dieser Kennzahlen und eine Zieldefinition für die eigene Klinik/Fachabteilung häufig nur unter diesem Gesichtspunkt möglich wird. Die SSI-Rate für homogene Leistungsgruppen oder auch die Rate an nosokomialen Infektionen, die wiederum nach unterschiedlichen Infektionsarten differenziert werden kann, sind passende KPIs für die Qualität. Daneben sollte ein Mindestmengendashboard in jedem Qualitätsdashboard Standard sein.

KPIs der Ressourcenbasis

Die zentrale Ressourcenbasis im Krankenhaus ist das Personal. Daraus resultiert bereits, dass Personalkennzahlen zu den wichtigsten KPIs in der Krankenhaussteuerung zählen. Der ärztliche Dienst ist innerhalb der Personalressourcen die kostenintensivste und kann die qualitative und wirtschaftliche Performance von Krankenhäusern maßgeblich beeinflussen. Sowohl für das Management als auch für die ärztlichen Abteilungsleiter ist es deshalb von großer Bedeutung, die klinische und wirtschaftliche Produktivität im Blick zu behalten.

Als KPI bietet sich hier die Kennzahl Casemixpunkte je Vollkraft im ärztlichen Dienst (CMP je VK äD) an. Durch die Berücksichtigung der Fallschwere eignet sich die Kennzahl auch für das Benchmarking. Darüber hinaus ist die Kennzahl in den meisten Einrichtungen von allen Personen anerkannt.  Wie hoch die Hebelwirkung einer Produktivitätssteigerung, die beispielsweise aus einer Prozessoptimierungen resultiert, sein kann, zeigt Abbildung 2. Eine Wertschöpfungssteigerung von fünf Casemixpunkten je ärztlicher Vollkraft, kann zu einer Erlössteigerung von bis 3,5 Millionen Euro in einem Krankenhaus mit ca. 200 ärztlichen Vollkräften führen.

Neben leistungsorientierten Personalkennzahlen sind auch kostenorientierte Personalkennzahlen zu empfehlen, insbesondere aufgrund der Tatsache, dass die Preise der Wertschöpfung durch das DRG-System fixiert sind. KPIs wie Kosten je VK in unterschiedlichen Dienstarten bieten sich hierbei an. Durch die Kombination der leistungs- und kostenorientierten Kennzahlen, kann eine aggregierte KPI gebildet werden, die Wertschöpfung und Ressourcenaufwand vereinen.

KPIs der Marktanalytik

Versunken im operativen Tagesgeschäft vergessen viele Klinikmanager ausreichend Zeit in die strategische Ausrichtung ihrer Klinik zu stecken. Diese strategische Ausrichtung ist besonders dann von großer Bedeutung, wenn große Veränderungen in den Marktstruktur oder der Vergütungssystematik bevorstehen. Dieser Punkt ist aktuell erreicht, denn nicht nur die digitale Transformation steht vielen Kliniken noch bevor, sondern auch die neue Krankenhausplanung mit dem absehbaren Fokus der Hebung ambulanter Potenziale.

Wichtige KPIs die Manager in diesem Zug für ihre Klinik auf dem Radar haben müssen sind:

• Top 5 Kernkompetenzen jeder Fachabteilung
• Marktanteile im Kernlandkreis in den Kernkompetenzen
• Ambulant sensitive Leistungen im aktuellen Leistungsspektrum
• Zukünftiges Marktpotenzial in den Kernkompetenzen

Mindestens jährlich müssen diese KPIs zur Planung erhoben, gemessen und mit Zielen versehen werden. Das Wissen um die Wettbewerbsposition und das Marktpotenzial kann eine große Hebelwirkung herbeiführen. Eine Wettbewerbsanalyse kann nicht nur die direkten Wettbewerber für eine Indikation oder einen Indikationsbereich aufzeigen, sondern auch das Potenzial. Wenn es der Klinik 3 im dargestellten Beispiel (Abbildung 3) durch Maßnahmen im Bereich der Patientenakquise gelingt zum direkten Wettbewerber aufzuschließen, kann das Leistungsvolumen bei der Indikation Atherosklerose deutlich gesteigert werden (Potenzial ca. 0,5 Mio. Euro Umsatz). Dieses Wissen ist essenziell für eine Klinik, wenn es darum geht, Investitionen zu tätigen oder die eigene Medizinstrategie zu analysieren.

KPIs der Patientenakquise

Die Key Performance Indikatoren der Patientenakquise beginnen genau an der Stelle, an welcher die Wettbewerbsanalyse endet – nämlich bei der Hebung des ermittelten Marktpotenzials. Aus diesem Grund sollte jedes Standardberichtswesen Kennzahlen der Patientenakquise inkludieren.

Neben der reinen Anzahl von Patienten pro Klinik, pro Fachabteilung oder pro Indikationsgebiet, sollten auch die Zuweiser stärker in den Fokus gerückt werden. Hier ist vor allem die Kennzahl der absoluten Zuweiserzahlen von Bedeutung. Zwei KPIs bieten sich zur Integration in ein Standardberichtswesen an. Die Anzahl der Zuweiser und Nicht-Zuweiser in einem 10 km Radius um den Klinikstandort. Geht die Anzahl der Zuweisungen stetig nach oben, oder hat die Klinik in ihrem unmittelbaren Radius viele niedergelassene Ärzte, die ihre Patienten in Wettbewerbskliniken einweisen? Eine weitere wichtige Kennzahl ist der Anteil der eingewiesenen Patienten vs. dem Anteil an Patienten, der über die Notaufnahme aufgenommen wird. Beide Kennzahlen sollten ein enges Monitoring erfahren.

KPIs Finanz- und Leistungskennzahlen

Führt die Strategie meiner Klinik auch zu finanziellem Erfolg? Die Wirtschaftlichkeit spielt eine wichtige Rolle, denn nur so können Personalressourcen finanziert und Investitionen in moderne Medizintechnik sowie die Krankenhausstruktur getätigt werden. Aus diesem Grund dürfen auch die klassischen Finanz- und Leistungskennzahlen als zentrale KPIs in einem Dashboard nicht fehlen. Hierzu zählen auf der Leistungsseite Kennzahlen rund um die Fallzahlen, die Fallschwere, die Verweildauer und die Auslastung. Auf der Finanzseite gehören die Umsatzerlöse, das -wachstum, und die EBITDA-Marge zum monatlichen Standard. Ergänzend können der ROI, die Fremdkapitalquote, die DRG-Erlösquote, die Personal- und Materialaufwandsquote als wichtige KPIs zur Messung der Wirtschaftlichkeit herangezogen werden. Benchmarks können auch im Leistungs- und Finanzbereich die Grundlage für die Zieldefinition sein.