Digitale Dienstplanung ist im Krankenhaus längst kein neues Thema. Die Frage ist daher nicht mehr, ob ein System eingeführt wird, sondern welche Wirkung es im Alltag entfaltet. Die Kliniken Südostbayern (KSOB) liefern dafür ein belastbares Beispiel. Der Verbund mit über 4500 Mitarbeitenden und jährlich mehr als 160.000 stationären und ambulanten Patienten hat zwischen 2022 und 2024 die Atoss Staff Efficiency Suite eingeführt. Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Workforce Management-Lösung, die nicht nur Prozesse modernisiert, sondern auch die Arbeitskultur verändert hat.
Die Ausgangslage war typisch für viele Häuser: hohe Komplexität, steigende Anforderungen und der Wunsch nach mehr Transparenz. „Sie können sich vorstellen, dass die Einsatzplanung und Ressourcenplanung, wann welcher Mitarbeiter an welchem Standort, in welchem Schichtmodell entsprechend arbeitet, eine große Herausforderung ist“, sagt Philipp Hämmerle, Vorstand der KSOB.
Das Leitbild des Klinikverbunds ist auf die kontinuierliche Weiterentwicklung von Struktur, Organisation und Prozessen ausgerichtet. Ein zentrales Element sind gut ausgebildete, motivierte und zufriedene Mitarbeitende. Die neue Lösung sollte daher nicht nur effizienter planen, sondern auch die Arbeitszeitgestaltung fairer und nachvollziehbarer machen. Steffen Köhler, Bereichsleiter Personal & Bildung, beschreibt den Anspruch so: „Dienstplanung ist für uns weit mehr als ein administrativer Vorgang. Sie berührt Fairness, Verlässlichkeit, Führung und letztlich auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Deshalb war unser Ziel eine Lösung, die nicht nur Regeln abbildet, sondern im Alltag spürbar hilft – durch Transparenz, bessere Planbarkeit und mehr Zeit für das, was Führung eigentlich ausmacht: die Arbeit mit Menschen.“
Rollout und Implementierung
Der Rollout begann Anfang 2022 mit einer intensiven Initiierungs- und Konzeptphase, in der Pilotbereiche und der Betriebsrat eng eingebunden waren. Gemeinsam mit Atoss wurden Prozessstandards definiert und die Grundlagen für die spätere Einführung gelegt. Es folgten Pilotierungen in ärztlichen und pflegerischen Bereichen, bevor 2023 der Gesamt-Rollout startete. Dieser wurde durch Roadshows, Anwendercafés und Trainings begleitet. Parallel wurde die berufsgruppenübergreifende Echtzeit-Zeiterfassung eingeführt. 2024 wurde das Projekt abgeschlossen. Abgelöst wurde eine heterogene Landschaft aus SP Expert, Excel-Plänen und papierbasierten Dienstplänen. Das Change-Jahr 2023 mündete in ein grundsolides Fundament.
Am Ende geht es darum, der Belegschaft zu vermitteln, wie das Vorhaben die kulturelle Entwicklung der Organisation bereichert.
Dr. Josef Jäger-Gammel, Senior Projektleiter bei Atoss Consulting, beschreibt die Einführung so: „Die Digitalisierung von Zeiterfassung und Dienstplanung birgt immer auch psychologische Herausforderungen: Verhalten wird transparenter, psychologische Verträge werden in den Köpfen geprüft, Führungsaufgaben ändern sich. Am Ende geht es darum, der Belegschaft zu vermitteln, wie das Vorhaben die kulturelle Entwicklung der Organisation bereichert.“ Hierfür benennt Jäger-Gammel bei den KSOB den aktiven und pragmatischen Einsatz der Geschäftsbereichsleitung gemeinsam mit dem Betriebsrat als klaren Erfolgsfaktor.
Wirkung im Arbeitsalltag
Die Effekte zeigen sich besonders deutlich in der Planungsqualität. In manchen Bereichen müssen bis zu 180 Mitarbeitende geplant werden, in anderen Bereichen, wie zum Beispiel der Notaufnahme Bad Reichenhall, circa 14 Assistenzärzte pro Monat. Früher mussten die Pläne manuell geprüft werden, was eine hohe Fehleranfälligkeit mit sich brachte. Auch Stationsleitungen berichten von spürbaren Effekten. Christian Hummelberger, verantwortlich für fünf Abteilungen mit bis zu 180 Mitarbeitenden, beschreibt die Veränderung so: „Ich brauche nicht mehr darauf hoffen, dass die Stationsleitung alle tariflichen, gesetzlichen und Betriebsvereinbarungen einhält, weil das Planungstool die Freigabe blockiert, wenn diese Regeln nicht eingehalten wurden.“ Die Anzeige von Qualifikationen, Arbeitszeitmodellen und Bedarfsvorgaben erleichtert die Planung zusätzlich. Die Zahl der Korrekturschleifen ist gesunken, Rückfragen zu Zeitkonten treten seltener auf, und die Planungsprozesse sind insgesamt verlässlicher geworden.
„Ich möchte nicht einen Tag lang nur dasitzen und Tetris spielen auf meinem Papierdienstplan“, so Dr. Verena Kollmann-Fakler, Chefärztin der Notaufnahme. Heute übernimmt das System die Prüfung tariflicher, gesetzlicher und betrieblicher Vorgaben automatisch, einschließlich PpUGV und PPR 2.0. „Das System prüft sicher, dass ich alle Regeln berücksichtigt habe“, erklärt sie. Die automatisierte Compliance verhindert Fehler bereits vor der Freigabe und sorgt für stabilere Dienstpläne.
Ein weiterer deutlich positiver Effekt ist die gestiegene Transparenz. Die mobile App „MyTime“ ermöglicht Echtzeiterfassung, Einsicht in Zeitkonten, Urlaubsstände und geplante Dienste. Die Mitarbeitenden zeigen sich begeistert von der App, denn mit ihr haben sie ihre Arbeitszeitdaten in der Hosentasche parat. Eine Pflegekraft berichtet: „Ich brauche eigentlich gar nicht mehr den Face-to-Face-Kontakt mit meiner Chefin, weil Anträge digital gestellt und bearbeitet werden können.“ Der schnelle Zugriff auf Planungs- und Arbeitszeitdaten beschleunigt Prozesse und entlastet Führungskräfte.
Auch die neue Tauschbörse zeigt Wirkung. Mitarbeitende können Schichten eigenständig tauschen, ohne dass Führungskräfte jeden Schritt begleiten müssen. „Ich bin als Dienstplaner raus. Gleichzeitig bleibt die Qualität gesichert, da das System prüft, ob Qualifikationen und Vorgaben eingehalten werden“, so Christina Höller, Stationsleitung in der Unfallchirurgie. Für viele Mitarbeitende bedeutet das eine deutliche Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
Kulturelle Veränderungen und strategische Perspektive
Neben diesen organisatorischen Effekten zeigt sich ein kultureller Wandel. Wunschdienste werden heute systematisch erfasst und ausgewertet. Pflegedienstleiter Johannes Schreiber beschreibt, wie dadurch Fairness sichtbar wird: „Wir können mittlerweile sehr gut anschauen, wie weit wir auf die Mitarbeitenden wirklich zugehen.“ Gleichzeitig nutzt er die Daten, um Belastungsspitzen zu erkennen und mit Teams ins Gespräch zu kommen. Die Transparenz über Ausfalltage, Dienstkürzel oder häufig ausfallende Schichten ermöglicht erstmals eine strategische Personalplanung. „Wir schaffen es jetzt, die Daten so zu analysieren, dass wir pro Mitarbeiter oder pro Abteilung runter skalieren können“, erklärt Schreiber.
Ich habe jetzt für alle anderen Dinge mehr Zeit und die Möglichkeit, mich auf persönliche Gespräche zu konzentrieren.
Auch wenn die KSOB bisher keine Messung der Zeitersparnisse durchgeführt haben, berichten Führungskräfte von deutlichen Zeitgewinnen. „Ich habe jetzt für alle anderen Dinge mehr Zeit und die Möglichkeit, mich auf persönliche Gespräche zu konzentrieren“, so Höller. Die Integration mit dem HCM-System Rexx Systems hat weitere Effizienzgewinne ermöglicht, da Stammdaten automatisiert übernommen werden. Die Projektarbeit hatte bereits vor der Einführung Zielprozesse definiert, die auf Zeitersparnis und Nutzerfreundlichkeit ausgelegt waren.
Für die Zukunft haben die KSOB gemeinsam mit Atoss einen gemeinsamen Plan entwickelt, die Nutzung der Lösung weiter zu optimieren und auszubauen. Im Fokus stehen die Optimierung der Schnittstellenlandschaft, funktionale Erweiterungen sowie der Ausbau von Workforce Analytics. Arbeitszeitdaten sollen künftig stärker für operative und strategische Entscheidungen genutzt werden, denn in deren Analyse schlummert der spürbare Mehrwert für Unternehmen.
Der Fall der KSOB zeigt eindrücklich, dass digitale Transformation im Krankenhaus erst dann ihre volle Kraft entfaltet, wenn sie weit über die reine Systemeinführung hinausgeht. Sie wirkt dort, wo Technik, Prozesse und gelebte Arbeitskultur ineinandergreifen, wo Transparenz entsteht, Routinen entlastet werden und Führung neu gedacht wird. Die Digitalisierung der Dienstplanung hat den Klinikverbund nicht nur effizienter gemacht, sondern ihn befähigt, Organisation und Personalstrategie auf ein neues, datenbasiertes Niveau zu heben. Was früher mühsam, fehleranfällig und kleinteilig war, ist heute mobil, verlässlich und jederzeit verfügbar. Die KSOB beweisen damit: Wer Arbeitszeitdaten konsequent nutzt, schafft nicht nur moderne Strukturen, sondern legt das Fundament für eine resilientere, zukunftsfähige Klinikorganisation.
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